ELEKTRONIKUS KÉZBESÍTÉSI IGAZOLÁS ÉS FELADÓJEGYZÉK VAGY CÉGKAPU?
A PIACVEZETŐ DOKUMENTUMKEZELŐ A LEGFRISSEBB POSTAI FEJLESZTÉSEKHEZ IS KAPCSOLÓDIK.
A digitalizáció a legnagyobb hagyományokkal bíró rendszereket is elérte. Az állam kialakította a modern adminisztrációt lehetővé tevő e-ügyintézési szolgáltatásokat (pl.: cégkapu), de a nagy állami szolgáltatóknál, pl. a Postánál is digitálisra cserélték az analóg folyamatokat (elektronikus feladójegyzék, elektronikus kézbesítési igazolás).
A gazdálkodó szervezetek hivatalos kommunikációs csatornája az elektronikus közhivatali ügyintézéshez. Az ingyenes szolgáltatás alapesetben egy webes felületen elérhető tárhely, ahová a szervezet képviselője belép, hogy küldje vagy fogadja az ügyintézéssel kapcsolatos üzeneteket.
A levélküldemények feladásához szükséges összes adatot tartalmazó, kötött formátumú, elektronikus állomány. A Posta megfelelő címére kell eljuttatni, használata bizonyos levéltermékek esetében kötelező.
A papíralapú tértivevény korszerű, elektronikus formája, formátuma PDF, mely magába foglal egy XML adatstruktúrát is, ez tartalmazza a kézbesítési adatokat. Ezekhez a belföldi levélküldeményekhez készülhet: ajánlott, tértivevényes levél; ajánlott, tértivevényes, értéknyilvánított levél; hivatalos irat; “Címzett kezébe” levél; ajánlott és tértivevényes válaszküldemény; ajánlott, tértivevényes és értéknyilvánított válaszküldemény.
A fejlődéshez minden érintettnek fel kell zárkózni, az új megoldásokat be kell építeni a munkafolyamatokba, a felhasználóknak meg kell birkózni a gyakorlati fogások készségszintű elsajátításával. Ez mind sokkal egyszerűbb, ha egyetlen szoftver becsatornázza a digitális transzformáció újdonságait, és nem kell sok mindent kezelni az előrelépéshez. A DMS One rendszereinek pont ez az egyik erősségük. A piac leginkább naprakész fejlesztője az e-ügyintézés operációs rendszerét alkotta meg, amely sosem marad le a vállalati vagy közigazgatási működést segítő megoldásokról.
Időt és pénzt spórol
Mentesül a manuális ügyintézésből eredő hibáktól
Biztosan jogszabálykövető tevékenységi módokat alkalmaz.
Feladásnál:
A kézbesítési igazolásokkal kapcsolatos adminisztrációnál:
Bármely szervezet (legyen az gazdálkodó szervezet: cég, egyesület, alapítvány; vagy akár közfeladatot ellátó intézmény, közigazgatási szerv… stb.) kiaknázhatja az elektronikus irat- és dokumentumkezelés, illetve a postai szolgáltatások összekötésében rejlő előnyöket, ahol a napi működés során elkerülhetetlen az emelt szintű postai szolgáltatások igénybevétele. Heti néhány küldemény esetén is jól jön a megspórolt idő és energia, azon szervezetek esetében viszont, amelyek rendszeresen állítanak elő tömegesen ilyen leveleket, az erőforrás megtakarítás már számottevő, pénzben is kifejezhető.
A fenntartható működésre törekvő szervezetek számára pedig azért célszerű megoldás dokumentumkezelő szoftveren keresztül kapcsolódni a fejlett postai szolgáltatásokhoz, mert ez a mód elősegíti a papírmentes működést. Az elektronikus kézbesítési igazolások dokumentumkezelő szoftveren belüli kezelése egy rendkívül megbízható elektronikus adminisztráció, amihez nem kell papír, még a legfontosabb igazolásokat sem kell kinyomtatni.
Idő- és energiaráfordítás nélküli, automatizált cégkapu használatot eredményez.
A hivatalos üzenetekkel kapcsolatos adminisztrációt 100 %-os, gépi biztonsággal végzi.
A manuális móddal szemben akármekkora adat- és dokumentumforgalom kiszolgálására képes.
Fogadásnál:
A DMS One szoftvere automatikusan letölti a cégkapura érkezett üzenetet, majd az előre meghatározott szabályok szerint annak az ügyintézőnek vagy címzettnek továbbítja azt, akinek dolga van vele. Az üzenet vagy küldemény cégkapuról történő letöltéséről, átvételéről a dokumentumkezelő automatikusan kiállítja és elküldi a visszaigazolást.
Küldésnél:
A DMS One rendszereit nélkülöző, webes cégkapuhasználat esetében a legfőbb problémát az jelenti, hogy ez a mód nem szűri és nem szortírozza az üzeneteket. Káoszhoz vezet, ha ezt a hiányosságot egyszerre több, akár több száz felhasználó próbálja orvosolni ugyanazon a cégkapu kapcsolaton belül. Előállhat, hogy nem lehet nyomon követni, ki és mikor töltött le üzenetet vagy küldeményt.
A DMS One dokumentumkezelőt használó cégeknél ez sohasem fordul elő, ráadásul meg sem kell nyitniuk a webes cégkapu felületet. A szoftver teljesen automatikusan végzi a kapun keresztül haladó üzenetekkel, küldeményekkel, vevényekkel és igazolásokkal kapcsolatos feladatokat.
A DMS One rendszereit nélkülöző, webes cégkapuhasználat esetében a legfőbb problémát az jelenti, hogy ez a mód nem szűri és nem szortírozza az üzeneteket. Káoszhoz vezet, ha ezt a hiányosságot egyszerre több, akár több száz felhasználó próbálja orvosolni ugyanazon a cégkapu kapcsolaton belül. Előállhat, hogy nem lehet nyomon követni, ki és mikor töltött le üzenetet vagy küldeményt.
A DMS One dokumentumkezelőt használó cégeknél ez sohasem fordul elő, ráadásul meg sem kell nyitniuk a webes cégkapu felületet. A szoftver teljesen automatikusan végzi a kapun keresztül haladó üzenetekkel, küldeményekkel, vevényekkel és igazolásokkal kapcsolatos feladatokat.