Integráció irat- és dokumentumkezelő szoftverrel

Amikor dokumentumkezelő szoftvert bevezetése mellett dönt egy szervezet, érdemes a kiválasztásnál döntési szempontként figyelembe venni, hogy milyen más üzleti szoftverekkel, szakrendszerekkel integrálható. A versenyszférában elterjedtek a vállalatirányítási rendszerek, CRM és munkaügyi (HR) szoftverek, míg a közszférában az ügyintézést segítő különféle szakrendszerek (adó, gazdálkodási, ipari és kereskedelmi) a legjellemzőbbek.

check-icon

Összehangolt működés

A szervezet folyamatait támogató rendszerek összekapcsolásával elkerülhető a szigetszerű működés, egységes infrastruktúra alakul ki.

check-icon

Kettős adatrögzítés elkerülése

Egy adatot csak egyszer, az egyik szoftverben kell rögzíteni, az integrációnak köszönhetően pedig megvalósul az adatszinkronizálás.

check-icon

Nincs adatbázis redundancia

Az iratkezelő rendszer és az integrált szakrendszer az adott témában egyazon adatokat mutatja, a szinkronizálás miatt nincs eltérés.

Integráció dokumentumkezelő szoftverünkkel

Integráció vállalatirányítási (ERP) rendszerekkel

A DMS One dokumentumkezelő szoftvere a hazánkban legelterjedtebb ERP rendszerekkel (SAP, Libra, Navision, sERPa) integrálható. Az integrációval egyszerűsödik a szerződés- és számlanyilvántartás, illetve a partnertörzs karbantartás is. Az adatok egy- és kétirányú szinkronizálásával az egyik szoftverbe bevitt adatok lehívhatók a másikból. Bizonyos adatok például fixen az ERP rendszerben keletkeznek. Amikor ehhez kapcsolódóan irat iktatását (pl. számla, szerződés, megrendelő) végezzük az iratkezelő rendszerben, akkor ezeket az adatmezőket az adatszinkronizáció segítségével átadhatjuk az iratkezelő szoftvernek. Partnertörzs szinkronizáció esetén ha a vállalatirányítási szoftverben létrehozunk, módosítunk vagy törlünk egy partnert, az automatikusan létrejön, módosul vagy törlődik a dokumentumkezelő szoftverben is.

Integráció pénzügyi, gazdasági, könyvelési szoftverekkel

Dokumentumkezelő szoftver és pénzügyi szakrendszer (EcoSTAT, Forrás) integrációjával is elkerülhetjük a kettős adatrögzítést. A szakrendszerben dolgozó munkatársaknak gyakran ugyanazokra az adatokra van szükségük, amit egyszer már rögzítettünk az iratkezelő rendszerben. Ha a két rendszer integrálva van, akkor a dokumentumkezelő rendszerben az irathoz rögzített adatmezők és a dokumentum digitalizált képe is elérhetővé válik a szakrendszer számára is. Be sem kell ehhez lépnünk az iratkezelő szoftverbe.

Integráció irodai alkalmazásokkal

Az integrációval az a célunk, hogy egyszerűsítsük a folyamatokat, az ügyintézők munkáját és elkerüljük a kettős adatrögzítést. A MS Office integrációval sok olyan funkciót kapunk, mellyel a munkatársak munkáját ésszerűsíthetjük. A kapcsolat egyrészt lehetővé teszik, hogy az Outlook levelezőrendszer felületéről érkeztethessük, iktathassuk a bejövő és kimenő e-maileket. A létrehozott iktatószám az e-mailen is bejegyzésre kerül. Másrészt MS Word és Excel állományokat iktathatunk és csatolmányként rögzíthetünk közvetlenül a dokumentum felületéről az iratkezelő szoftverbe. Ráadásként, ha az iktató programba már feltöltött Word és Excel állományokat szeretnénk szerkeszteni, módosítani, azt megtehetjük letöltés nélkül is, a szerkesztett dokumentum pedig új verziószámmal jelenik meg a dokumentumkezelő szoftverben.

Integráció dokumentumhitelesítő (e-aláírás) alkalmazásokkal

Az elektronikus ügyintézés térhódításával a közszférában már terjed az elektronikus dokumentumhitelesítés használata, de a vállalatok is egyre szélesebb körben használják. A DMS One dokumentumkezelő rendszere integrálható mind a kormányzati hitelesítés szolgáltatással (Gov CA) és az azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítő szolgáltatással (AVDH DHSZ ), mind pedig a piaci e-aláírás szolgáltatatók (Netlock, Microsec) megoldásaival is. Szoftvereink beérkező elektronikus irat esetén automatikusan elvégzik a dokumentumon az elektronikus aláírás és az időbélyeg meglétét ellenőrzését, valamint kimenő iratok esetén támogatják a tömeges aláírást és kiküldést is.

Integráció kormányzati e-szolgáltatásokkal, SZEÜSZ-ökkel

Az E-ügyintézési törvény 2018. január 1-jei hatályba lépésével az elektronikus ügyintézés biztosítása az arra kötelezett szerveknek már nem lehetőség, hanem kötelezettség. Mivel az iratkezelő rendszerek az elektronikus ügyintézés operációs rendszerévé váltak, ezért olyan iktató rendszert kell választani a közfeladatot ellátó szervezeteknek, amely ezeket az e-szolgáltatásokat mind szélesebb körben támogatja. A DMS One iratkezelő rendszere kapcsolódik a gépi Hivatali Kapuhoz, kezeli az elektronikus űrlapokat (iForm, ePapír), lekérdezi az ügyfelek rendelkezéseit a Rendelkezési Nyilvántartásból, kapcsolatot alakít ki a postai SZEÜSZ szolgáltatással, használja a kormányzati dokumentumhitelesítés alkalmazásait (AVDH DHSZ).

Olvasson további érdekes tartalmakat!

További hasznos információk, cikkek weboldalunkon, valamint letölthető tanulmányok, videós tudásanyagok kifejezetten a közszférának (www.ugyiratkezeles.hu) és a vállalatoknak (www.docuworld.hu) szóló honlapjainkon. Olvasson tovább, ha még több szakmai információra van szüksége a döntéshez!

Elektronikus ügyintézés és a DMS One

Miért fontos, hogy olyan iktató programot válasszon, mely támogatja az e-ügyintézés folyamatait? Milyen funkciókkal segíti a DMS One iratkezelő rendszere az intézmények elektronikus ügyintézését? Olvasson tovább!

Részletek

Letölthető ebook vállalatoknak

30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához. 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához és hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához.

Részletek

Videós tudásanyagok iratkezelési problémákra

Elektronikus ügyintézés, szerződéskezelés, GDPR a közigazgatásban, postai SZEÜSZ. Látogasson el videós tudástárunkba és nézze meg oktató jellegű videóinkat a TOP dokumentumkezelési problémákról.

Részletek

Miben tudunk segíteni szervezetének?

A DMS One Zrt. immár 15 éve az intézmények, vállalatok iratkezelésének elkötelezett szakértője. Hatékonyan működő, kiforrott szoftverbevezetési módszertanunk, komoly migrációs tapasztalatunk, valamint munkatársaink iratkezelési és IT szakmai kompetenciái a záloga annak, hogy Ön egy biztonságos, 100%-ban megvalósuló IT projektnek néz elébe.

Demót kérek!