A papíron érkező dokumentumokat digitalizálni kell annak érdekében, hogy az elektronikus munkafolyamatba bekerülhessenek. A vállalati dokumentumok szkennelésével és az iratkezelő szoftverben történő tárolásával központi, egységes nyilvántartás hozható létre, ahol a munkatársak – jogosultságuk függvényében – a feladataik elvégzéséhez éppen aktuálisan szükséges iratokhoz bármikor hozzáférhetnek.
A szervezet különböző telephelyein dolgozó munkatársak is néhány kattintással hozzáférhetnek a központilag rögzített elektronikus dokumentumokhoz.
Nagymennyiségű beérkező iratanyaggal operáló szervezetek esetén a tömeges, központi helyen történő digitalizálás nyújthat segítséget vonalkód technológia alkalmazásával.
A szakértői, véleményezői és jóváhagyói munka elvégzéséhez szükséges másolatokra többé nem lesz szükség, amely jelentős költségmegtakarítást is jelenthet.
A dokumentum rögzítése/iktatása során a digitalizált irat képét csatolhatjuk manuálisan az irathoz. Ha nagymennyiségű iratanyaggal dolgozunk, akkor az iratkezelő rendszer segítségével felületről indítható szkennelést is választhatunk. Az iktatás befejeztével a dokumentumkezelő rendszer felületén szkennelésre kell küldeni az iratot, amely a felhasználó gépre telepített szkennerből automatikusan beolvassa és az iktatott irathoz csatolja a dokumentum képét.
Nagy tömegű, papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző szervezetek számára ideális megoldás. Ez esetben az iktatás és a digitalizálási folyamat jól elkülöníthető egymástól, fizikailag külön végezhető. A beérkező papíralapú irat első oldalára vonalkód kerül, majd az érkeztetés, bontás során a vonalkód leolvasásra kerül. A kötegelten szkennelt iratokból az iratkezelő rendszer leválogatja a dokumentumok képét és automatikusan a megfelelő irathoz csatolja.
Az OCR technológia lényege, hogy az iratkezelő rendszerrel integrált OCR szoftver képek, digitalizált dokumentumok és PDF fájlok szövegeit szerkeszthető és szövegesen kereshető formába alakítja, azaz gyakorlatilag kinyeri a képi fájlból a karaktereket és szöveggé alakítja. Szkenneléskor az OCR szofver kigyűjti a képállományokat, karakterfelismerést végez, az eredmények pedig továbbítódnak a dokumentumkezelő rendszerbe. Így a tárolt iratok tartalmában is tudunk keresni, vagy éppen szöveget kinyerni.
További hasznos információk, cikkek és letölthető tanulmányok a közszférának (www.ugyiratkezeles.hu) és a vállalatoknak (www.docuworld.hu) szóló weboldalainkon. Olvasson tovább, ha még több szakmai információra van szüksége a döntéshez!
36 oldalas tanulmány közfeladatot ellátó szervezeteknek a TOP 10 iratkezelési problémával. Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal, valamint hasznos tippek az iratkezelési folyamatok optimalizálásához.
30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához. 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához és hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához.
Mi alapján választották ügyfeleink a DMS One rendszerét? Hogyan zajlott a bevezetés az ügyfél szemüvegén keresztül? Milyen segítséget kaptak a folyamatok átalakításához és hogyan látják pár hónap távlatából a bevezetést?
Szívesen válaszolunk bármely felmerülő kérdésre, összeállítunk egyedi árajánlatot vagy tanácsadóink segítségével feltérképezzük Önöknél a jelenlegi dokumentumkezelési, e-ügyintézési és folyamatmenedzselési szokásokat, hogy aztán a megfelelő rendszert ajánlhassuk szervezete számára!