Digitalizálás az iratkezelésben

A papíron érkező dokumentumokat digitalizálni kell annak érdekében, hogy az elektronikus munkafolyamatba bekerülhessenek. A vállalati dokumentumok szkennelésével és az iratkezelő szoftverben történő tárolásával központi, egységes nyilvántartás hozható létre, ahol a munkatársak – jogosultságuk függvényében – a feladataik elvégzéséhez éppen aktuálisan szükséges iratokhoz bármikor hozzáférhetnek.

check-icon

Helyfüggetlen elérés

A szervezet különböző telephelyein dolgozó munkatársak is néhány kattintással hozzáférhetnek a központilag rögzített elektronikus dokumentumokhoz.

check-icon

Nagy tömegű bejövő posta

Nagymennyiségű beérkező iratanyaggal operáló szervezetek esetén a tömeges, központi helyen történő digitalizálás nyújthat segítséget vonalkód technológia alkalmazásával.

check-icon

Kevesebb másolat, költségmegtakarítás

A szakértői, véleményezői és jóváhagyói munka elvégzéséhez szükséges másolatokra többé nem lesz szükség, amely jelentős költségmegtakarítást is jelenthet.

Hogyan segíti iratkezelő rendszerünk a digitalizálást?

Felületről indítható szkennelés

A dokumentum iktatása során a digitalizált irat képét csatolhatjuk manuálisan az irathoz. Ha nagymennyiségű iratanyaggal dolgozunk, akkor az iratkezelő rendszer segítségével felületről indítható szkennelést is választhatunk. Az iktatás befejeztével a dokumentumkezelő rendszer felületén szkennelésre kell küldeni az iratot, amely a felhasználó gépre telepített szkennerből automatikusan beolvassa és az iktatott irathoz csatolja a dokumentum képét.

Digitalizálás vonalkód technológiával

Nagy tömegű, papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző szervezetek számára ideális megoldás. Ez esetben az iktatás és a digitalizálási folyamat jól elkülöníthető egymástól, fizikailag külön végezhető. A beérkező papíralapú irat első oldalára vonalkód kerül, majd az érkeztetés, bontás során a vonalkód leolvasásra kerül. A kötegelten szkennelt iratokból az iratkezelő rendszer leválogatja a dokumentumok képét és automatikusan a megfelelő irathoz csatolja.

OCR technológia

Az OCR technológia lényege, hogy az iratkezelő rendszerrel integrált OCR szoftver képek, digitalizált dokumentumok és PDF fájlok szövegeit szerkeszthető és szövegesen kereshető formába alakítja, azaz gyakorlatilag kinyeri a képi fájlból a karaktereket és szöveggé alakítja. Szkenneléskor az OCR szofver kigyűjti a képállományokat, karakterfelismerést végez, az eredmények pedig továbbítódnak a dokumentumkezelő rendszerbe. Így a tárolt iratok tartalmában is tudunk keresni, vagy éppen szöveget kinyerni.

Olvasson további érdekes tartalmakat!

További hasznos információk, cikkek és letölthető tanulmányok a közszférának (www.ugyiratkezeles.hu) és a vállalatoknak (www.docuworld.hu) szóló weboldalainkon. Olvasson tovább, ha még több szakmai információra van szüksége a döntéshez!

Letölthető ebook a közszférának

36 oldalas tanulmány közfeladatot ellátó szervezeteknek a TOP 10 iratkezelési problémával. Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal, valamint hasznos tippek az iratkezelési folyamatok optimalizálásához.

Részletek

Letölthető ebook vállalatoknak

30 oldalas tudásanyag a vállalati dokumentumkezelés átalakításához. 50 lépéses check lista a megfelelő iratkezelő rendszer kiválasztásához és hasznos tippek, megoldások a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához.

Részletek

Esettanulmányok ügyfeleinktől

Mi alapján választották ügyfeleink a DMS One rendszerét? Hogyan zajlott a bevezetés az ügyfél szemüvegén keresztül? Milyen segítséget kaptak a folyamatok átalakításához és hogyan látják pár hónap távlatából a bevezetést?

Részletek

Keresse a DMS One-t a legjobb megoldásért!

Szívesen válaszolunk egy felmerülő kérdésre, összeállítunk egy egyedi árajánlatot vagy tanácsadóink segítségével feltérképezzük Önöknél a jelenlegi iratkezelési szokásokat, hogy aztán a megfelelő rendszert ajánlhassuk szervezete számára!

Kapcsolatfelvétel