Workflow rendszerrel támogatott munkafolyamatok

Dokumentumkezelő rendszerünk workflow modulja segítségével megtervezheti, automatizálhatja és később nyomon is követheti szervezete dokumentumalapú munkafolyamatait. A szerződések és számlák véleményezési, jóváhagyási ideje több napról akár pár órára rövidülhet, ha elektronikusan, workflow szoftver használatával történik.

check-icon

Kontrollált munkafolyamatok

A dokumentumalapú jóváhagyási, véleményezési folyamatok automatizálása és minden lépésének átlátható, dokumentált kezelése  workflow segítségével.

check-icon

Dokumentumok verziókövetése

Nyomon követhető dokumentum-verzióváltozások a munkafolyamatok során, azaz ki, mikor és mit módosított az adott dokumentumon.

check-icon

Mindig képben

A felhasználók jogosultságuknak megfelelően képet kaphatnak a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről.

Dokumentumkezelő szoftverünk workflow funkciói

Standard munkafolyamatok automatizálása

Dokumentumkezelő szoftverünk workflow moduljának segítségével az előre jól definiálható, standard munkafolyamatainkat automatizálhatjuk. Az egyes munkafolyamatokra (számlajóváhagyás, szerződésvéleményezés) workflow sablonokat hozhatunk létre, meghatározva a feladatokat, a hozzá tartozó felelősöket és határidőket. Beállíthatunk sorrendi (egymás után következő) vagy párhuzamos, de akár többszintű jóváhagyási lehetőségeket is, a jóváhagyásokhoz tartozó hozzászólások pedig akár évek múltán is elérhetők az iratkezelő rendszerben.

Dokumentumok verziókövetése

A véleményezési folyamatok során a dokumentumok tartalma változhat a munkafolyamatban résztvevő felelősök munkájának köszönhetően. Dokumentumkezelő rendszerünk verziókövetés funkciója biztosítja, hogy egyszerre csak egy felhasználó dolgozhasson az adott dokumentumon és minden módosítás, változtatás egy új verzióba kerüljön automatikus lementésre az iratkezelő rendszerben. Így nemcsak a munkafolyamat nyomon követhető, hanem a dokumentumok verzióváltozása is: a végleges verzió mellett a korábbi változatok, az azokhoz fűzött kommentek és csatolmányok is elérhetők.

Szerződésjóváhagyás, számlaigazoltatás dokumentumkezelő rendszerrel

A két leggyakoribb jóváhagyási munkafolyamatot, a szerződések és számlák jóváhagyását is támogathatjuk dokumentumkezelő rendszer segítségével. Sablon workflow-k kialakításával, a jóváhagyók, feladatok és határidők kijelölésével a jogosultságok függvényében képet kaphatnak a felhasználók a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, hogy miért áll éppen a jóváhagyási folyamat, kinél akadt meg. Ráadásul, ha dokumentumkezelő rendszert a szervezetnél meglévő pénzügyi, ügyviteli vagy akár vállalatirányítási (ERP) szoftverekkel integráljuk, a munkafolyamat-támogatás eredményeképpen jóváhagyott dokumentum képét és metaadatait az iratkezelő rendszer automatikusan képes átadni a szakrendszer részére.

Olvasson további érdekes tartalmakat!

További hasznos információk, cikkek weboldalunkon, valamint letölthető tanulmányok, videós tudásanyagok kifejezetten a közszférának (www.ugyiratkezeles.hu) és a vállalatoknak (www.docuworld.hu) szóló honlapjainkon. Olvasson tovább, ha még több szakmai információra van szüksége a döntéshez!

Szerződéskezelés vállalatoknál

Milyen szerződéskezelési problémákkal küzdenek a vállalatok? Hogyan lehet átláthatóvá tenni a szerződések nyilvántartását és jóváhagyását, véleményezését? Töltse le ingyenes ebookunkat a szerződésnyilvántartásról!

Részletek

Iratkezelés közfeladatot ellátó szerveknél

Milyen iratkezelés problémákkal küzd a központi közigazgatás, egy kulturális intézmény vagy egy állami kézben lévő, de közfeladatot ellátó vállalat? Hogyan segítheti a szervezetek munkáját egy jó iratkezelő szoftver? Olvassa el!

Részletek

Számlajóváhagyás problémái

Az e-mailekben történő számlajóváhagyás számos problémát vet fel. Nyomon követhető? Látható, hogy éppen ki miatt áll egy számlaigazoltatási folyamat? Elérhetők a kapcsolódó dokumentumok? Töltse le ingyenes tanulmányunkat!

Részletek

Segítünk rendbe tenni vállalata iratkezelési folyamatait!

A DMS One Zrt. több mint 15 éve támogatja dokumentumkezelési megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok nyilvántartása mellett a szerződéskezelés és a számlajóváhagyás problémáira is megoldást kínálunk. Szoftverünket több mint 50 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük vállalatirányítási, pénzügyi, ügyviteli rendszerekkel is. Hisszük, hogy a kiforrott bevezetési módszertan, valamint a tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége is hozzájárul szoftverünk 100%-os bevezetéséhez. Önnek is segíthetünk?

Demót kérek!