Workflow rendszerrel támogatott munkafolyamatok

Workflow rendszerünk segítségével megtervezheti, automatizálhatja és nyomon is követheti szervezete munkafolyamatait, legyenek azok dokumentumokhoz kötődő vagy azoktól független feladatok. A szerződések és számlák véleményezési, jóváhagyási ideje több napról akár pár órára rövidülhet elektronikusan, workflow szoftver használatával.

check-icon

Kontrollált munkafolyamatok

A dokumentumalapú jóváhagyási, véleményezési folyamatok automatizálása és minden lépésének átlátható, dokumentált kezelése  workflow segítségével.

Kapcsolat

check-icon

Dokumentumok verziókövetése

Nyomon követhető dokumentum-verzióváltozások a munkafolyamatok során, azaz ki, mikor és mit módosított az adott dokumentumon.

Demókérés

check-icon

Mindig képben

A felhasználók jogosultságuknak megfelelően képet kaphatnak a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről.

Iratkezelési audit

Workflow rendszerünk funkciói

Munkafolyamatok automatizálása

Workflow rendszerünk segítségével automatizálhatjuk az előre jól definiálható munkafolyamatokat. A feladatsorokra (pl.: számlajóváhagyás, szerződésvéleményezés) workflow sablonokat hozhatunk létre, meghatározva a lépéseket, a hozzá tartozó felelősöket és határidőket. Beállíthatunk sorrendi (egymás után következő) vagy párhuzamos, de akár többszintű jóváhagyási lehetőségeket is, a jóváhagyásokhoz tartozó hozzászólások pedig akár évek múltán is elérhetők a rendszerben.

  • Elágazó döntéshozatal: A workflow-rendszer képes a bonyolultabb folyamatok leképezésére is. Az ügymenet vagy projekt tetszőleges pontjain elágazásokat (döntési kapukat) hozhat létre, amivel strukturáltabb, a valóságot sokkal jobban leképező workflow állítható be.
  • Csoportos döntéshozatal többféle kiértékelési lehetőséggel: A többszereplős döntéshozatali lépéseknél meghatározható, hogy milyen többséggel szülessen meg a döntés, illetve alkalmazandó-e vétójog az adott szinten.

Kapcsolat

Dokumentumok verziókövetése

A véleményezési folyamatok során a dokumentumok tartalma változhat a munkafolyamatban résztvevő felelősök munkájának köszönhetően. Rendszerünk biztosítja, hogy egyszerre csak egy felhasználó dolgozhasson az adott dokumentumon és minden módosítás, változtatás egy új verzióba kerüljön automatikus mentésre a rendszerben. Így nemcsak a munkafolyamat követhető nyomon, hanem a dokumentumok verzióváltozása is: a végleges verzió mellett a korábbi változatok, az azokhoz fűzött kommentek és csatolmányok is elérhetők.

  • Véleményezők beemelése: Nem csak döntéshozókból, jóváhagyókból építhetünk workflowt. A lépések szintjén véleményt is kérhetünk egyes kollégáktól vagy teamektől (véleményező szerepkör), és azt is meghatározhatjuk, hogy mennyi vélemény beérkezése után haladhat tovább a workflow.

Demókérés

Szerződésjóváhagyás, számlaigazoltatás, adatgazdálkodás

A két leggyakoribb jóváhagyási munkafolyamatot, a szerződések és számlák jóváhagyását támogassa workflow rendszerrel! Sablon workflow-k kialakításával, a jóváhagyók, feladatok és határidők kijelölésével a jogosultságok függvényében képet kaphatnak a felhasználók a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, hogy miért áll éppen a jóváhagyási folyamat, kinél akadt meg. Ráadásul, ha a workflow rendszert a szervezetnél a meglévő pénzügyi, ügyviteli vagy akár ERP szoftverekkel integráljuk, a munkafolyamat-támogatás eredményeképpen a jóváhagyott dokumentum képét és metaadatait a workflow rendszer automatikusan képes átadni a szakrendszer részére.

  • Folyamatos adatképzés: A workflowhoz rögzíthetők metaadatok, az adatfelvitel akár elektronikus űrlapként is megjelenhet a rendszerben. A kitöltők köre is meghatározható, pl. a workflow adott lépésénél csak adott team, felhasználói csoport (pl. hr, pénzügy, logisztikai munkatárs, stb.) viheti fel az adatokat.
  • DMS BI adatbázis-képzés: A felhasználók által felvitt metaadatok, és a workflow-rendszer által a folyamatokról eltárol adatok olyan strukturált adathalmazok, amelyek könnyedén elemezhetők DMS BI üzleti intelligencia alkalmazással, segítve a fontos összefüggések feltárását és a döntéshozatalt.

Iratkezelési audit

Olvasson további érdekes tartalmakat!

További hasznos információk, cikkek weboldalunkon, valamint letölthető tanulmányok, videós tudásanyagok kifejezetten a közszférának (www.ugyiratkezeles.hu) és a vállalatoknak (www.docuworld.hu) szóló honlapjainkon. Olvasson tovább, ha még több szakmai információra van szüksége a döntéshez!

Szerződéskezelés vállalatoknál

Milyen szerződéskezelési problémákkal küzdenek a vállalatok? Hogyan lehet átláthatóvá tenni a szerződések nyilvántartását és jóváhagyását, véleményezését? Töltse le ingyenes ebookunkat a szerződésnyilvántartásról!

Részletek

Iratkezelés közfeladatot ellátó szerveknél

Milyen iratkezelés problémákkal küzd a központi közigazgatás, egy kulturális intézmény vagy egy állami kézben lévő, de közfeladatot ellátó vállalat? Hogyan segítheti a szervezetek munkáját egy jó iratkezelő szoftver? Olvassa el!

Részletek

Számlajóváhagyás problémái

Az e-mailekben történő számlajóváhagyás számos problémát vet fel. Nyomon követhető? Látható, hogy éppen ki miatt áll egy számlaigazoltatási folyamat? Elérhetők a kapcsolódó dokumentumok? Töltse le ingyenes tanulmányunkat!

Részletek

Segítünk rendbe tenni vállalata dokumentumkezelését és irányítását!

A DMS One Zrt. több mint 20 éve támogatja megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok között kiemelt figyelmet fordítunk a szerződéskezelés, a számlajóváhagyás problémáira és a folyamatok elektronikus menedzselésére. Szoftverünket több mint 70 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük pénzügyi, ügyfélkapcsolati, HR és irodai szoftverekkel is. Hisszük, hogy kiforrott bevezetési módszertanunk, valamint tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége 100%-ban sikeres bevezetést eredményez. Önnek is segíthetünk?

Kapcsolatfelvétel Demókérés