Tematikus dokumentumtárak

A tanúsítással is rendelkező iratkezelő szoftvereknél a 3/2018. BM rendelet határozza meg, hogy az iratokról milyen metaadatokat kell kötelezően tárolniuk. Ha a dokumentumokról a típusuktól függő metaadatokat is tárolunk, ún. tematikus dokumentumtárat hozhatunk létre. A legelterjedtebb a szerződéstár és a számlatár, de gyakorlatilag bármilyen, a szervezetnél kezelt irattípusból létrehozhatunk dokumentumtárat. De miért fontos ez?

check-icon

Egyedi adatmezők rögzítése

Szerződések, számlák, teljesítési igazolások, bankgaranciák. Az általános adatmezők rögzítése mellett irattípusra jellemző metaadatokat is rögzíthetünk, amelyek a későbbi keresés alapjai lesznek.

check-icon

Tematikus listák lehívása

Az irattípustól függő adatmezők rögzítésének köszönhetően egyedi szempontok szerint kereshetünk a dokumentumok között, speciális feltételek szerint szűrhetünk, egyedi listákat hozhatunk létre.

check-icon

Listák, riportok exportja

A keresés és lekérdezés eredményeképpen létrejövő listákat, riportokat táblázatos formában kiexportálhatjuk az iratkezelő szoftverből, melyet aztán tetszőlegesen továbbszűrhetünk.

Milyen előnyökkel jár a DMS One dokumentumkezelő rendszere?

Egységes dokumentumtárak

Ebben az esetben gyakorlatilag sablon dokumentumtárakról beszélhetünk, ahol előre beállított felületeket kínálunk, minimális testreszabási lehetőséggel. Nagy előnye, hogy nincs szükség hosszas felmérésre és fejlesztésre, nem igényel külön oktatást a használata és azonnal bekapcsolható az ügyfél dokumentumkezelő rendszerében.

Egyedi fejlesztésű dokumentumtárak

Egyedi fejlesztés esetén biztosítjuk az iratkezeléssel kapcsolatos folyamatok felmérését és a szakértői támogatást az ideális szervezeti folyamatok kialakításához, lefejlesztjük és teszteljük az ügyféligényekre szabott dokumentumtárat és oktatást is biztosítunk a használatához. Közösen határozzuk meg a metaadatokat, a beviteli felületeket, a keresőmezőket, és azokat a riportokat, amelyeket a vezető kollégák szeretnének napi vagy heti rendszerességgel megtekinteni.

Speciális szempontok szerinti keresés, listák készítése

A tematikus dokumentumtárak lehetővé teszik, hogy olyan szempontok szerint keressünk az iratok között, amire az iratkezelő rendszerben normál esetben nem lenne lehetőség. Szerződéstár esetén rögzíthetjük, hogy milyen típusú szerződésről van szó (keret, megbízási, vállalkozási), milyen hatályú (határozott, határozatlan idejű), milyen mérföldkövei vannak az adott szerződésnek. Így lehetőség van egy adott partnerre listázni az összes olyan vállalkozási szerződést, ami határozott idejű, vagy riportot készíteni a közbeszerzés hatálya alá tartozó szerződésekről is.

Kapcsolódó dokumentumok egy helyen

A dokumentumtárunkban nemcsak az adott irattípust tekinthetjük meg, de lehetőség van a hozzá szorosan kapcsolódó dokumentumokat is jelölni. Így nem szükséges az összekapcsolódó iratokat külön-külön keresgélni a dokumentumkezelő szoftverben: egy adott szerződéshez megjelölhetjük logikai iratkapcsolatként a hozzá tartozó számlát, teljesítési igazolást, szállítólevelet, így ha például a szerződéssel dolgozunk, rögtön látjuk, hogy milyen dokumentumok tartoznak hozzá.

A tematikus dokumentumtárak előnyei

Az ügyviteli munka hatékony támogatásához sok esetben nem elég a 3/2018. BM rendelet szerinti metaadatok rögzítése az dokumentumkezelő rendszerben. Milyen előnyökkel jár, ha a szervezet számára fontos, kiemelt irattípusokra tematikus dokumentumtárat alakítunk ki az iratkezelő szoftverben? Hogyan segíti a hatékony ügyintézést, a gyors visszakeresést és a riportolást egy optimálisan kialakított szerződéstár vagy számlatár? Varga László, a DMS One szakmai igazgatója válaszol.

Olvasson további érdekes tartalmakat!

További hasznos információk, cikkek és letölthető tanulmányok a közszférának (www.ugyiratkezeles.hu) és a vállalatoknak (www.docuworld.hu) szóló weboldalainkon. Olvasson tovább, ha még több szakmai információra van szüksége a döntéshez!

Letölthető szerződéskezelés ebook

Letölthető tanulmány a szerződéskezelésről közfeladatot ellátó szervezeteknek és vállalatoknak. A szerződéskezelés problémái, valamint tippek, bevált gyakorlatok az optimális munkafolyamatok kialakításához. Töltse le!

Részletek

Videós tudásanyagok iratkezelési problémákra

Elektronikus ügyintézés, szerződéskezelés, GDPR a közigazgatásban, postai SZEÜSZ. Látogasson el videós tudástárunkba és nézze meg oktató jellegű videóinkat a TOP dokumentumkezelési problémákról.

Részletek

Letölthető tanulmány a közszférának

36 oldalas tanulmány közfeladatot ellátó szervezeteknek a TOP 10 iratkezelési problémával. Az elektronikus ügyintézés folyamata ábrákkal, példákkal, magyarázatokkal, valamint hasznos tippek az iratkezelési folyamatok optimalizálásához.

Részletek

Válassza a piacvezető iratkezelő szoftvert!

Vezesse be a DMS One iratkezelő rendszerét és válassza igényektől függően sablon vagy egyedi fejlesztésű dokumentumtárainkat kiemelt irattípusainak kezelésére. Tanácsadó kollégáink biztosítják a zökkenőmentes bevezetést és a szakértői támogatást a munkafolyamatok optimális kialakításához.

Demót kérek!