Számlakezelő rendszereink támogatják a papíralapú és elektronikus számlák egyazon felületen történő kezelését, a számlák rögzítését, akár egyedi fejlesztésű számlatár létrehozását, a számlák igazoltatását, engedélyezését, a számlához kapcsolódó dokumentumok feltüntetését és a pénzügyi, gazdasági, könyvelő és ERP szoftverekkel való kapcsolódást is.
A 2025. január 1-jétől kizárólag elektronikusan érkező közüzemi számlák kezelése is alapfunkció a rendszerünkben.
Új Számlatár Pro szoftverünk a fentieken túl biztosítja a számlák dimenzionálását, a főkönyvi sorok strukturálását és az utalási listák generálását, jóváhagyását is. Tekintse meg a DMS One Számlatár Prot bemutató 21 perces webinárt!
A beérkező számlák fizetési határidejére vonatkozóan automatikus emlékeztetők állíthatók be, így nincs több késve utalt számla.
A számlaigazoltatás folyamata ellenőrzött keretek között, automatizáltan zajlik a számlakezelő rendszerben a felelősök értesítésével.
Adatszinkronizálás ERP vagy könyvelő rendszerekkel: nincs szükség több szoftver párhuzamos kezelésére, ki- és belépésekre, átkattintásokra.
A DMS One számlakezelő rendszereivel egyetlen rendszerbe terelhető az összes számla, függetlenül attól, hogy melyik telephelyre érkezik, milyen csatornán fut be (e-mail, posta, futár, stb.), vagy éppen milyen formátumú (elektronikus vagy papíralapú). A papíralapú számlák szkennelés után azonnal archiválhatók, a számlakezelés további részében nincs szükség fizikai dokumentumokra, hiszen az elektronikus számlaképek sokkal könnyebben elérhetők és továbbíthatók.
Számlakezelő rendszereink az integrált NAV kapcsolatnak köszönhetően képesek átemelni azon számlaadatokat, amelyek az adóhatóság rendszerében rendelkezésre állnak (fejadatok és főkönyvi sorok is). Egyszerű kereséssel (pl. számla sorszáma alapján) meghívhatók a NAV adatok, amelyek aztán átmenthetők a DMS One rendszerekbe. Ez az adatrögzítés kiküszöböli a hibalehetőségeket és sokkal gyorsabb, hiszen nincs szükség gépelésre. A háttérben tömeges számlaadat-szinkronizálás is indítható a NAV adatbázisával.
Számlakezelő rendszereink a beérkező számlák szkennelt képeit és/vagy az elektronikus számlaadatokat használják a jóváhagyási folyamathoz, így papíralapú számlák esetén az eredeti számla rögtön a pénzügyre kerülhet archiválásra. A számlaadatok el is dönthetik, hogy a számla automatikusan milyen igazoltatási utat járjon be. A számlaigazoltatás pontosan nyomon követhető: látható, kik a jóváhagyók, milyen határidővel kell dolgozniuk, és az is egyértelmű, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a jóváhagyást.
A számlák dimenzionálása általában Excel táblázatokban vagy korlátozottan hozzáférhető könyvelő szoftverekben történik. A DMS One Számlatár Pro ezt a funkciót is lefedi. A rendszerrel a számlaadatok különböző dimenziók, kategóriák szerint oszthatók fel vagy csoportosíthatók. Akár soronként is dimenzionálható minden számla. A dimenziók lehetnek pénzügyi vagy üzleti jellegű kategóriák, például költséghelyek, projektkódok, termékszámok, stb. Akár 7 féle dimenzió is megadható. A dimenziók mentén lehetővé válik az adatok elemzése és összehasonlítása. Könnyebben kimutatható például, hogy mely költségek mely részlegekhez, projektekhez vagy termékekhez kapcsolódnak.
Rendszereinkben a felhasználó képes a tétel szintű adatok NAV-tól történő letöltésére, majd ezeket képes könyvelési szempontból releváns információkká alakítani. A tételek rendszerezése néhány kattintással valósul meg, a szoftver automatikusan elvégzi a szükséges matematikai műveleteket, ellenőrzi a végösszeget. Ez a rendszerezési lehetőség általános céges/szervezeti menedzsment szempontból is lényeges, hiszen a számlaadatok a kívánt struktúrában társíthatók folyamatokhoz, projektekhez, döntések előkészítéséhez is. Az újrastruktúrált számlaadat lényegében akármilyen szoftvernek átadható, amivel a DMS One rendszerünket integráltuk.
Az utalási lista összeállítása manuálisan történik, ha nincs automatizált pénzügyi rendszer vagy az adott rendszer nem rendelkezik megfelelő funkciókkal az utalási lista generálására. Bizonyos esetekben az utalási lista speciális formátumot vagy információkat igényel, amelyeket a meglévő pénzügyi rendszer nem képes biztosítani, ezért kézzel kell összeállítani. A manuális utalási lista összeállítás – mivel pénzügyi tranzakciókat vezérel – kritikus hibaforrás. Érdemes minden cégnek és szervezetnek az utalási listák gépi generálására törekedni, ami kiküszöböli ezeket a hibalehetőségeket. A DMS One Számlatár Pro képes az utalási listák megfelelő formátumú elektronikus generálására és bankokhoz történő eljuttatására.
További hasznos tartalmakat, cikkeket olvashat a számlák nyilvántartásáról, a számlakezelés problémáiról, a számlatár kialakításának fontosságáról és az automatizált számlajóváhagyásról!
Az automatizált számlajóváhagyás előtt a számlák papíron kerültek igazoltatásra a Trenkwaldernél, és az utalványozás menete rengeteg időt emésztett fel. A DMS One rendszer bevezetésével a számlajóváhagyás ideje töredékére rövidült. Olvassa el, hogyan értük el mindezt!
Milyen problémák merülnek fel a számlakezelés során? Milyen funkciókkal kell segítenie az intézmények, vállalatok munkáját egy jó számlanyilvántartó rendszernek? Mit tud a DMS One számlakezelő, számlaigazoltató szoftvere? Olvassa el cikkünket!
Mindig határidőre fizeti ki számláit? Követhetetlenek a számlajóváhagyási folyamatok és soha nem egyértelmű, hogy ki miatt áll egy számla igazoltatása? Töltse le tanulmányunkat és olvassa el, hogy milyen előnyei vannak az elektronikus számlakezelésnek!
Szerződésnyilvántartó szoftverünk segítségével a szerződések teljes életciklusát kezelheti. Egyedi adatmezők a visszakereshetőségért, egyedi fejlesztésű szerződéstárak a tematikus listák, riportok készítéséért, automatikus figyelmeztetések a szerződések lejártáról, automatizált szerződésjóváhagyás és szerződésvéleményezés a kontrollált folyamatokért!