Szerződésnyilvántartás elektronikusan

Szerződéskezelő rendszerünk a szerződések teljes életpályáját lefedi: a nyilvántartásba vételt (iktatást), a szerződésvéleményezést, a szerződésjóváhagyást, egységes vagy egyedi fejlesztésű szerződéstárak kialakítását, a különféle sablonok kezelését, a szerződésverziók nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumok jelölését és a jogosultságok kezelését is.

check-icon

Villámgyors visszakeresés

A szerződésekhez rögzített speciális adatmezők segítségével gyorsan kereshetünk a szerződések között és tematikus riportokat állíthatunk elő.

check-icon

Ellenőrzött jóváhagyás

A jóváhagyási folyamat automatizálásával (workflow) pontosan látható, hogy a munkafolyamat éppen holt tart, kinél akadt meg.

check-icon

Átlátható szerződésverziók

A verziókövetésnek köszönhetően mindig a legfrissebb verzióval dolgozhat, emellett a korábbi szerződésverziók is rendelkezésére állnak.

DMS One szerződéskezelő szoftver funkciói

Egységes vagy egyedi fejlesztésű szerződéstár

A szerződésekhez rögzített egyedi, irattípusra jellemző adatmezők lehetővé teszik ún. egységes vagy egyedi szerződéstár kialakítását, valamint tematikus riportok előállítását, a szerződések listázást és Excel formátumban történő exportálását a szerződéskezelő rendszerből. Az egységes szerződéstárat előre beállított felületek, minimális testreszabási lehetőség és gyors bevezetés jellemzi. Akadnak azonban olyan cégek, akik speciális szerződéskezelési folyamataikból fakadóan csak egyedi fejlesztésű szerződéstárakban valósíthatják meg szerződéskezelésüket.

Szerződésverziók kezelése

A szerződésvéleményezés folyamatát a szoftver verziókövetés funkciója segíti: a rendszer naplózza, ki, mikor és mit változtatott az adott dokumentumon, így keletkeznek az egyes szerződésverziók, amelyek évek múltán is visszakereshetőek a szoftverben, így nemcsak az aktuális/végleges verziót tekintheti meg, hanem a korábbi változatokat, az azokhoz fűzött kommenteket és csatolmányokat is.

Automatizált szerződésjóváhagyás

Szerződéskezelő rendszer bevezetésével nemcsak dokumentumaink rendezett nyilvántartásában gondolkodhatunk: ma már az erre specializálódott, modern iratkezelési megoldások vállalati munkafolyamatokat (workflow) is képesek kezelni, legyenek azok bármennyire is komplexek; így támogatva például egy szerződés véleményezésének, jóváhagyásának folyamatát automatizált mederbe terelni.

Szerződéshez kapcsolódó dokumentumok elérése

Egy szerződéshez többféle dokumentum kapcsolódhat, ilyen lehet a teljesítési igazolás, számla, szállítólevél, bankgarancia stb. Ezek összekapcsolása és egy helyen történő tárolása gyakori ügyféligény. A könnyebb és gyorsabb munka érdekében ezen logikai iratkapcsolatok feltüntethetők a  szerződésnyilvántartó rendszerben, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egyetlen felületről elérhető.

Jogosultságkezelés

Fontos, hogy a munkatársak csak a munkájukhoz szükséges szerződésekhez férjenek hozzá. Például a érzékeny adatokat tartalmazó munkaügyi szerződéseket csak az arra illetékes kollégák olvashassák. Az iratkezelő rendszer többszintű jogosultságpolitikára ad lehetőséget, így akár konkrét dokumentumonként korlátozhatók a jogosultságok vagy adott szerződéstípushoz rendelhetünk hozzáférést, esetleg a szerződések írási, olvasási jogosultságait is kezelhetjük.

Szerződéskezelés szoftverrel

A DMS One szerződéskezelő rendszerével biztonságban tudhatja szerződéseit. Szerződésnyilvántartó szoftverünkkel a dokumentum teljes életpályáját követheti, évek múltán is előkereshető egy-egy korábbi szerződésverzió és a kapcsolódó dokumentumok is. És miért fontos, hogy tematikus szerződéstárat is létrehozzunk ennek a speciális irattípusnak az iratkezelő rendszerben? Nézze meg videónkat és kiderül!

Tovább olvasna szerződéskezelés témában?

További hasznos tartalmakat, cikkeket olvashat a szerződések nyilvántartásáról, a szerződéskezelés problémáiról, a szerződéstár kialakításának fontosságáról és az automatizált szerződésjóváhagyásról!

Szerződéskezelés vállalatoknak

Milyen hibákat követnek el a vállalatok szerződéseik kezelésénél? Milyen előnyök származhatnak abból, ha a dokumentumkezelő rendszeren belül szerződéstárat is kialakítunk? Miért fontos a verziókövetés? Olvassa el cikkünket!

Részletek

Szerződéskezelés a Trenkwaldernél

Milyen szerződéskezelési problémákkal küzdöttek a Trenwaldernél, mielőtt elhatározták a DMS One dokumentumkezelő rendszerének bevezetését? Hogyan segítettünk a folyamatok kialakításában? Olvassa el esettanulmányunkat!

Részletek

Letölthető szerződéskezelés ebook

Veszett már el szerződése? Követhetetlenek a jóváhagyási és véleményezési folyamatok? Vagy nem hosszabbított meg egy szerződést, mert nem tudta, hogy lejárt? Töltse le tanulmányunkat és olvassa el, hogy mi lenne a megoldás!

Részletek

Bízza a legfontosabb iratait szerződéskezelő rendszerünkre!

Szerződésnyilvántartó szoftverünk segítségével a szerződések teljes életciklusát kezelheti. Egyedi adatmezők rögzítése a gyors visszakeresésért, egységes vagy egyedi fejlesztésű szerződéstárak a tematikus listák, riportok készítéséért, automatikus figyelmeztetések a szerződések lejártáról, verziókövetés és automatizált szerződésjóváhagyás és szerződésvéleményezés a kontrollált folyamatokért!

Demót kérek!