Integráció iratkezelő rendszerrel

Dokumentum menedzsment rendszer választásánál fontos elvárás ügyfeleinktől, hogy az rugalmasan integrálható legyen más üzleti szoftverekkel és szakalkalmazásokkal, hiszen a szervezetek egyszerre több megoldással is igyekeznek folyamataik hatékonyságán javítani. A DMS One több mint 50 különböző rendszerrel integrálta már dokumentumkezelő szoftvereit, így a szervezete által használt alkalmazások sem jelenthetnek problémát.

A rendszerintegráció előnyei

A vállalat, intézmény részlegei, osztályai más-más, az adott területre fejlesztett szakrendszerrel támogatják a napi munkavégzést. Közfeladatot ellátó szervezetek esetén ezek lehetnek különféle SZEÜSZ-ök, mint például a Hivatali Kapu, a Rendelkezési Nyilvántartás vagy a postai SZEÜSZ, de adó szakrendszerekkel, ügyviteli és gazdálkodási szoftverekkel is gyakori igény az integráció. Míg vállalatok esetében inkább az üzleti folyamatok támogatása a cél, így elsősorban vállalatirányítási rendszerekkel, pénzügyi, minőségbiztosítási és logisztikai szoftverekkel, ügyféladatbázis-kezelő (CRM) és HR alkalmazásokkal szükséges integrálódni.

Integráció nélkül gyakori hiba a dupla adatrögzítés vagy az adatbázis redundancia. A szervezet iratkezelését és az adott szakterület együttműködését úgy lehet a legjobban támogatni, ha az adott területet segítő rendszerek és a dokumentum menedzsment rendszer egymással integráltan működnek, azaz megvalósul az egyes rendszerek között a szoftverintegráció.

A szoftverintegráció lehet egyirányú és kétirányú kapcsolat is, ezt mindig a szervezet igényei és a munkafolyamatok jellege szabja meg. Míg egyirányú adatkapcsolat esetén csak az egyik rendszerben rögzíthetők változások és az adatok szinkronizálásra kerülnek a másik rendszerbe, addig kétirányú kapcsolat esetén az adatszinkronizálás oda-vissza történik.

A dokumentumok nyilvántartásba vétele (metaadatok rögzítése) és az irat digitalizálása mindig a dokumentum menedzsment rendszerben történik meg. A szakrendszert használó ügyintézőnek gyakran ugyanazon adatok egészére vagy egy részére lehet szüksége, amelyek egyszer már rögzítésre kerültek az iratkezelő rendszerben. Szoftverintegráció esetén a dokumentum szkennelt képe a szakrendszer oldaláról is elérhető anélkül, hogy be kellene lépni az iratkezelő szoftverbe, illetve a metaadatokat sem szüksége újra begépelni, hiszen a szinkronizálásnak köszönhetően elérhetővé válnak a szakrendszer felületéről is.

Question mark

Tudta, hogy dokumentumkezelő szoftverünket már több mint 50 rendszerrel integráltuk?

Az elektronikus ügyintézés folyamatainak való megfelelés érdekében elsőként csatlakoztunk számos e-szolgáltatáshoz, így többek között a hivatali kapuhoz, a postai SZEÜSZ-höz és a KÉR-hez. A közfeladatot ellátó szervek által használt ügyviteli rendszerekkel (Forrás), gazdasági és gazdálkodási rendszerekkel (EcoSTAT), valamint az Építésügyi hatósági eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentáció Rendszer (ÉTDR) is alakítottunk ki kapcsolatot. A versenyszférát tekintve a vállalatirányítási rendszerek (ERP) közül a legelterjedtebbekkel (SAP, LIBRA, Navision, sERPa) integrálódtunk. Az elektronikus aláírás és dokumentumhitelesítés területén mind a piaci szereplők (Microsec, Netlock) megoldásaival, mind pedig a NISZ Zrt. AVDH DHSZ e-aláírás szolgáltatásával képes szoftverünk a hitelesítést elvégezni. Végül pedig egy kényelmi funkció: a Microsoft Office integráció segítségével közvetlenül a MS Word és Excel állományokból lehet elvégezni az iktatást, valamint az iratkezelő rendszerbe már feltöltött és onnan megnyitott dokumentumok felületéről végezni azok szerkesztését.

Olvasson további érdekes tartalmakat!

DMS One ügyfélszolgálat

Ügyfélszolgálat, ami valóban segít. A bevezetést követően ügyfélként is mindig számíthat ránk! Munkatársaink gyorsan, rugalmasan reagálnak a megkeresésekre, és találnak megoldást az esetleges problémákra. Megújult ügyfélszolgálati rendszerünknek köszönhetően dokumentált formában kerülnek rögzítésre a bejelentések.

Részletek

Egyedi fejlesztések

Potenciális és meglévő ügyfeleink számára is biztosítjuk az egyedi rendszerben való gondolkodást. Folyamatosan alkalmazkodunk a különböző működési környezetekhez, az eltérő iratkezelési folyamatokhoz és egyediségekhez. Dokumentumkezelő szoftvereink maximálisan a szervezet igényeire szabhatók, melyben tapasztalt tanácsadóink segítenek.

Részletek

Szakértő tanácsadás

A különböző működési környezetek, az eltérő iratkezelési folyamatok és egyediségek kezelése kihívás elé állítja szakembereinket. Magas szakmai tapasztalattal és kiemelkedő iratkezelési, illetve informatikai kompetenciákkal rendelkező tanácsadóink mindig megtalálják szervezete számára a legjobb megoldást.

Részletek

Hatékony szoftverek, elégedett ügyfelek

Zsigárdi Balázs, informatikai vezető, Pek-Snack Kft.

Mindenképpen az SAP vállalatirányítási rendszerünkkel integrált megoldást szerettünk volna, hogy az ügyféladatok autoszinkron módon feldolgozásra kerüljenek az ERP rendszerünkkel. Amikor az igényeinkre szabottan elkészült a dokumentumkezelő szoftver, még hátra volt az integrálási feladat, melyet a DMS One és az SAP szakemberei együtt végeztek el. Az igényfelméréstől kezdve az éles használatig megközelítőleg két hónap telt el, elsősorban azért, mivel az ERP-illesztés során több extra funkciót is kértünk.

Dokumentumkezelési problémáira a megoldást nálunk találja!

A DMS One szoftvere egy komplex dokumentumkezelő és folyamattámogató rendszer, mely több mint 3000 ügyfelünknél bizonyított már. Zökkenőmentes szoftverbevezetést, felkészült iratkezelési tanácsadókat, folyamatos fejlesztéseket, rugalmas ügyfélszolgálatot és szerteágazó integrációs lehetőségeket kínálunk ügyfeleinknek. Önnek is segíthetünk?

Demót kérek!