Zavarja a papírhasználat? A nyomtató bedöglik, a szerelőre várni kell? Még gépekkel is sziszifuszi munka a borítékolás? Rossz szemmel nézi, hogy a postai sorbanállás órákat vesz el az ügyintézők idejéből? Elveszik a számlák, vevények, igazolások között, de még a postai beszállítást is körülményesnek tartja?
Egy nagyszámú ügyféllel és sok küldeménnyel dolgozó cég számára ezekre a problémákra a tisztán elektronikus levelezés jelenti a megoldást. A papíralapú postázást azonban ma még nem lehet a sutba dobni. Az e-ügyintézési törvény szerint ugyanis senki nem kötelezhető az elektronikus ügyintézésre. Bár mindenkinek joga van a modernebb megoldáshoz, sokan még nem is rendelkeznek az elektronikus szolgáltatásokhoz szükséges műszaki eszközökkel vagy egyszerűen csak ragaszkodnak a papíralapú ügyintézéshez. Ebben az esetben jól jön, ha házon kívül is van egy biztonságos lehetőség az elektronikus iratok hiteles papíralapú iratokká alakítására.
„Hiába áll rendelkezésre az elektronikus irat, ha a feladó – az ügyfél rendelkezése miatt – nem tudja azt az ügyfélkapura küldeni.”
Hibrid konverzió
A hibrid konverzió során az elektronikus iratból hiteles papíralapú másolat készül. A kibocsátó az eredeti,
elektronikus aláírással hitelesített dokumentumot a kézbesítési utasítással együtt elküldi a Magyar
Postának, amely előállítja a hiteles papíralapú változatot, majd eljuttatja azt a címzetthez.
Elfelejtheti a nyomtatás, borítékolás terhét és a postai sorbanállást. A folyamat indítsa ráadásul a lehető legegyszerűbb, a dokumentumkezelő rendszerben mindössze a postai SZEÜSZ küldési módot kell beállítani a küldemény expediálásakor.
Mert a vonatkozó kormányrendelet (84/2012. IV. 21.) értelmében a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások körében csak a Magyar Posta végezhet hiteles elektronikus irattá alakítást papíralapú iratból.
A DMS One dokumentumkezelő rendszere a piacon elsőként csatlakozott a Szabályozott Elektronikus Ügyintézési Szolgáltatásokhoz és valósított meg postai SZEÜSZ integrációt.
A hibrid konverzió felgyorsítja a postai kézbesítést. A címzett átlagosan 1 nappal korábban kapja meg küldeményét, hiszen a szolgáltatónak nem kell a papíralapú változatot elszállítania a feladótól vagy a feladót kiszolgáló postahivatalból. A teljes felvételi fázis kimarad, az elektronikusan indított küldemény a Magyar Posta Biztonságos Kézbesítési Szolgáltatásán keresztül azonnal a posta logisztikai központjába kerül, feldolgozási fázisba. Itt fizikailag is előállítják, majd a hagyományos szolgáltatási rendszeren keresztül kézbesítik. A postai hibrid konverzió tehát lerövidíti az ügyintézési időt.
A hiteles papír alapú másolat az eredeti elektronikus irattal azonos joghatást vált ki. A szolgáltatás folyamán az eredeti dokumentum hitelesítési jegyeit is ellenőrzik.
A DMS One Zrt. több mint 20 éve támogatja megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok között kiemelt figyelmet fordítunk a szerződéskezelés, a számlajóváhagyás problémáira és a folyamatok elektronikus menedzselésére. Szoftverünket több mint 70 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük pénzügyi, ügyfélkapcsolati, HR és irodai szoftverekkel is. Hisszük, hogy kiforrott bevezetési módszertanunk, valamint tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége 100%-ban sikeres bevezetést eredményez. Önnek is segíthetünk?