Az adminisztráció fontos. Információk, adatok nélkül semmit sem érnek a hétköznapi céges vagy intézményi működést támogató célszoftverek. Az adminisztráció ugyanakkor időigényes és monoton, ezért érdemes úgy kialakítani az adatrögzítési folyamatokat, hogy ne kelljen ugyanazt az információhalmazt kétszer vagy akár többször is felvinni a különböző szoftverekbe. A rendszerintegráció korában szerencsére könnyen elkerülhetők az ilyen helyzetek, a szoftverek közötti kommunikáció lerövidíti az adminisztrációs folyamatokat.
A DMS One LIBRA integrációt megvalósító modulja leszámol a többszöri adminisztrációval, és rengeteg erőforrást takarít meg.
A DMS One dokumentumkezelő rendszerei kapcsolódnak az ügyviteli szoftverek piacán népszerű Libra3s-hez és Libra6i-hez is. Az így létrejövő, gördülékeny dokumentumkezelési közreműködéssel – a többi között – megvalósul:
– a partnertörzs szinkronizáció
– a minősítések és minősítési osztályok szinkronizációja
– a számlaátadás
A rendszerek összekapcsolásával elkerülhető a szigetszerű működés, egységes infrastruktúra alakul ki. Egy adatot csak egyszer, az egyik szoftverben kell rögzíteni, az integrációnak köszönhetően megvalósul az adatszinkronizálás. Ezután a dokumentumkezelő rendszer és az ügyviteli rendszer az adott témában egyazon adatokat mutatja, nincs eltérés és ebből adódó hibalehetőség.
A papír alapon vagy e-mailekben történő számlaigazoltatás problémás, a számla a telephelyek, részlegek között elveszhet. Ha valahol elakad egy számla, nehéz kideríteni mi történt, kinél van és miért nem megy tovább.
Amennyiben a dokumentumkezelő rendszer DocFlow modullal is rendelkezik, a számlajóváhagyás folyamata elektronikussá és teljesen automatikussá tehető. A szükséges számlakezelési lépések egymás után fűzésével létrehozott wokflow sablon elindítása után a dokumentumkezelő mindig annak adja a számlát, akinek éppen dolga van azzal. Pontosan láthatóvá válik, hogy ki mikor kapta meg jóváhagyásra, és mikor küldte tovább. A szoftver végül az ügyviteli rendszer számára is megküldi a már igazoltatott számlát akár a folyamatot igazoló melléklettel együtt.
Az erőforráspazarló folyamatok megfékezésénél tehát érdemes elővenni a dokumentumkezelő rendszert, mivel a munkavégzés alapja rendszerint valamilyen dokumentum. Az egyes egységek, részlegek maguk is írásos anyagokat állítanak elő vagy jóváhagynak, véleményeznek, módosítanak valamilyen dokumentumot.
A DMS One Zrt. több mint 20 éve támogatja megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok között kiemelt figyelmet fordítunk a szerződéskezelés, a számlajóváhagyás problémáira és a folyamatok elektronikus menedzselésére. Szoftverünket több mint 70 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük pénzügyi, ügyfélkapcsolati, HR és irodai szoftverekkel is. Hisszük, hogy kiforrott bevezetési módszertanunk, valamint tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége 100%-ban sikeres bevezetést eredményez. Önnek is segíthetünk?