A digitális megoldások egyre nagyobb teret hódítanak a közigazgatásban: önkormányzatok, egészségügyi, oktatási, kulturális intézmények, az igazságszolgáltatás szervei, kormányzati háttérintézmények és hatóságok tömegesen teszik elektronikussá munkafolyamataikat. Többségüknél ezt törvény írta elő. A kötelező fejlesztéseket csak kezdetben fogadta fanyalgás, az e-ügyintézésben rejlő potenciált ugyanis könnyű felismerni, a digitális megoldásokat pedig
megkedvelni.
A 2015. évi CCXXII. törvény értelmében 2018. január 1-je óta az állampolgárok jogosultak, a gazdálkodó szervezetek pedig kötelezettek az elektronikus kapcsolattartásra. Az elektronikus ügyintézést ezzel együtt a közigazgatási szervek széles körének kellett bevezetni.
Az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervnek a többi között biztosítaniuk kell:
A Hivatali Kapu az a digitális tartomány, amelyen keresztül a különböző hivatalok hitelesen fogadhatnak elektronikus üzeneteket, illetve saját elektronikus üzeneteiket a hitelesen azonosított ügyfelekhez (állampolgárokhoz, cégekhez és más hivatalokhoz) juttathatják el. Az elektronikus ügyintézés csak hivatali kapu használatával valósítható meg a közigazgatásban. Egy szerv akár több hivatali kapuval is rendelkezhet.
A szoftver és a szervezet hivatali kapuja között gépi kapcsolat jön létre. Az interfész képes a nagy adatilletve dokumentumforgalom kiszolgálására. Ezen a csatornán az üzenetek nagy részének fogadása és küldése tömegesen, emberi beavatkozás nélkül történik. A kapcsolódó adminisztrációs illetve ellenőrzési feladatok végrehajtása is automatikus.
Például:
A Hivatali Kapu tehát lehetőséget biztosít a szervezetek számára, hogy ügyeiket egyszerűbben, gyorsabban, valamint a papírhasználat kiiktatásával folytassák le. Az e-mailen keresztüli kommunikációval szemben ráadásul itt védett csatornán, bizonylatoltan történik az információcsre, ugyanúgy mint a postai tértivevény esetében. Ez kizárja a későbbi letagadhatóságot, és mindez úgy valósul meg, hogy a papíralapú ügyintézés többletköltsége (a tértivevény) megspórolható.
Az iratkezelő a már megszokott elektronikus ügyindítási mód (ÁNYK) mellett az innovatív elektronikus űrlap technológiákat is támogatja. Kezeli az ePapír, az iForm és az eHR form szolgáltatásokat. Az űrlapok strukturált adatait automatikusan feldolgozza.
A DMS One szoftvere egyszerre több hivatali kapuhoz is kapcsolódik. Ezek mindegyike külön jogosultságcsoporthoz rendelhető. Beállítható, hogy ki férhessen hozzá és ki ne az adott kapuról érkező iratokhoz.
A hivatali modullal kiegészített iratkezelő tovább csökkenti az adminisztrációs terheket, és felgyorsítja az eljárásokat. Az óriási dokumentumtömegek automatikus kezelése főnyeremény a közigazgatásban. A megspórolt idő olyan munkafolyamatokra – például döntéshozatalra, döntéselőkészítésre – fordítható, amelyekben a humánerőforrás nélkülözhetetlen.
A DMS One Zrt. több mint 20 éve támogatja megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok között kiemelt figyelmet fordítunk a szerződéskezelés, a számlajóváhagyás problémáira és a folyamatok elektronikus menedzselésére. Szoftverünket több mint 70 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük pénzügyi, ügyfélkapcsolati, HR és irodai szoftverekkel is. Hisszük, hogy kiforrott bevezetési módszertanunk, valamint tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége 100%-ban sikeres bevezetést eredményez. Önnek is segíthetünk?