Papírból hiteles elektronikus irat gyorsan

Iratkezelési folyamatba integrált hiteles elektronikus másolatkészítés

A DMS One iratkezelő rendszere a hiteles másolatkészítés modul bekapcsolásával a hiteles elektronikus másolatkészítés legjobb eszköze, ami az iratkezelési folyamatba integráltan és egyszerűen lehetővé teszi az elektronikus másolatok elkészítését.

A DMS One rendszerrel végzett hiteles elektronikus másolatkészítés:

• a teljes másolatkészítési eljárást lefedi,
• az elektronikus aláírást, bélyegzőt és a jogszabály által meghatározott hitelesítési záradékot (metaadatokat) automatikusan elhelyezi az iraton,
• nem igényli másik program vagy webes megoldás használatát,
• kevesebb, mint 5 kattintással kivitelezhető,
• az iratkezelési folyamatba építetten végrehajtható.

 

Hiteles elektronikus másolatkészítés a jogszabályok szerint

A DMS One hiteles másolatkészítés modulját használó szervezetek mindenben megfelelnek a hiteles elektronikus másolatok készítésének módját meghatározó, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016 (XII. 19.) Kormányrendeletnek. Az így létrehozott elektronikus dokumentumok az eredeti papíralapú irattal megegyező joghatás kiváltására alkalmasak.
A nyilvántartásban a cégadatok a cégbírósági bejegyzéssel egyidőben, késedelem nélkül érhetőek el.

Mit jelent a hiteles elektronikus másolat rendelet szerinti elkészítése, milyen követelményeket támaszt a jogszabály? A papíralapú dokumentum elektronikus változatának előállítása (szkennelés) után meg kell állapítani, hogy képileg, vagy tartalmilag megegyezik-e az elektronikus másolat az eredetivel. Ha igen, akkor el kell látnunk ezt az elektronikus dokumentumot hitelesítési záradékkal, továbbá elektronikus aláírással vagy bélyegzővel, és ha az időpont feltüntetése szükséges, elektronikus időbélyegzővel is.

Szkennelés egyszerűen!

A DMS One rendszere az iratkezelési lépések több pontján is biztosít szkennelési lehetőséget saját felületén. Nem kell átlépni másik szoftverbe, majd becsatolni a beolvasott állományt. A felhasználó gépére telepített szkenner beolvassa a papíralapú iratot, amit a megfelelő főszámhoz vagy alszámhoz csatol. Sok digitalizálandó dokumentum esetén tömeges, vonalkódos szkennelést is választhat a DMS One rendszereivel. Ilyenkor a kötegelten beolvasott irattömegből a rendszer leválogatja az egyes dokumentumokat és automatikusan (manuális beavatkozás nélkül) a megfelelő irathoz csatolja azokat.

A hiteles elektronikus másolatkészítés menete részletesen a DMS One rendszerében

1. A papíralapú irat szkennelése nyilvántartásba vételkor vagy utólag, új csatolmány hozzáadásával. (A szkennelés a szoftver felületéről indítható.)
2. Kattintás a “Hiteles másolat készítése” gombra a csatolmánylistában, a szkennelt irat kiválasztása után.
3. Az irat szkennelt képének ellenőrzése (a papíralapú irattal történő összehasonlítása) a megnyíló betekintő ablakban. Kattintás a “Képi megfelelés” vagy a “Tartalmi megfelelés” gombra, amennyiben a szkennelt kép megegyezik a papíralapú példánnyal.
4. A hiteles elektronikus másolat ezzel elkészült és új verzióként jelenik meg a csatolmánylistában hiteles másolat jelöléssel.
5. A másolat hitelesítési záradékkal egészül ki, ami tartalmazza a jogszabály által előírt, másolatkészítésre vonatkozó információkat, valamint megjelenik rajta az elektronikus hitelesítést (aláírás, bélyegző, időbélyegző) mutató embléma is.

 

A hiteles elektronikus másolatok magukban hordozzák az elektronikus iratkezelés összes előnyét a hagyományossal szemben:

• gyorsabb iratmozgatást tesznek lehetővé,
• mivel a hiteles elektronikus másolat a papíralapú irattal megegyező joghatás kiváltására alkalmas, az eredeti papíralapú változat akár megsemmisthető,
• helyfüggetlen iratbetekintést, online irathasználatot biztosítanak,
• könnyű visszakereshetőséget garantálnak,
• elektronikus folyamatszabályozás kapcsolható hozzájuk,
• olcsó és egyszerű tárolni az elektronikus iratokat.

Váltson teljes körű elektronikus iratkezelésre, spóroljon időt, pénzt és energiát a könnyebb, gyorsabb és kevesebb adminisztrációval!