Az elektronikus ügyintézés térhódításával megjelentek a teljes életciklusukban kizárólag elektronikus formában létező dokumentumok, illetve a papíralapú dokumentumok hiteles elektronikus másolatai. A papíralapú ügyintézés hátrányai egyre nyilvánvalóbbak, noha a gyakorlatban továbbra is meghatározó szerepet tölt be. Becslések szerint országos szinten évente nagyjából 80 milliárd forintot emészt fel a feleslegesen papír alapon történő ügyintézés. Ez a tétel a dologi, az infrastrukturális és az extra humánerőforrás költségekből jön össze, ami az alapanyag, a nyomtatás, a tárolás, a logisztika vagy akár a védelem biztosításához kell. A papíralapú ügyintézés drága és körülményes, de mindez megspórolható.
A DMS One Ultimate tanúsított iratkezelő rendszer e-sign modullal lehetővé teszi a 100 %-ban elektronikus iratkezelést.
Csak a kézi aláírás miatt nem érdemes papírozni. Az e-sign modul segítségével a program felületén elektronikus aláírással és időbélyegzővel láthatók el a dokumentumok, akár tömegesen is. A jogszabályok értelmében egy elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum ugyanolyan hiteles lehet, mint egy papír alapon kiadmányozott irat. Az e-aláírás fajtái joghatás szempontjából:
• Minősített elektronikus aláírás: az ilyen aláírással ellátott e-dokumentum teljes bizonyító erejű magánokirat, a sajátkezű aláírással azonos joghatással. Jellemzően BALE eszköz (biztonságos aláírás létrehozó eszköz, mint például egy e-személyi igazolvány) használatával hozzák létre.
• Minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás: az ilyen aláírással ellátott e-dokumentum is teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül, ám ez szoftveres, a létrehozásakor nem használnak BALE eszközt.
• Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: joghatása nem tagadható meg, de egyes jogviszonyokban nem lehet kizárólagosan alkalmazni. Azokban az ügyekben népszerű, ahol elegendő egy szervezeti bélyegző, és bizonyos időközönként nagy tömegben, akár több ezres mennyiségben keletkeznek kimenő dokumentumok.
Az elektronikus hitelesítés önmagában hiábavaló, csak akkor van értelme, ha egy szintén elektronikus folyamathoz, szoftveres dokumentumkezeléshez kapcsolódik. A elektronikus hitelesítési lehetőségek, aláírások, időbélyegzők integrált kezelése ezért a dokumentumkezelő rendszerek egyik legfontosabb funkciója. Az elektronikus aláírás történhet mind a piaci szolgáltatók által kínál termékekkel, mind az állami szolgáltató megoldásával.
A fejlődő e-ügyintézési környezet is megköveteli, hogy az alkalmazott dokumentumkezelő rendszer integráltan kezelje az elektronikus hitelesítési megoldásokat. Az 2015. évi CCXXII. törvény értelmében ugyanis Magyarországon az ügyfeleknek joguk van ügyeiket elektronikus úton intézni. Az elektronikus aláírások egységes, európai szintű szabályozása, az eIDAS rendelet pedig azt írja elő, hogy bizonyos minősített tanúsítványokat meghatározott joghatással minden EU tagállamban kötelező elfogadni.
Felülhitelesítés
Az elektronikusan aláírt dokumentum 8 év után elveszti hitelességét. Amennyiben ezen túl is szüksége van a hiteles elektronikus példányra, felül kell hitelesítenie azt. A dokumentumkezelő szoftver gondoskodik a felülhitelesítési feladatok ütemezéséről. Ezzel kiiktatható egy veszélyes jogkövetkezményeket rejtő hibaforrás, amiben az ügyintézőknek kell számon tartaniuk, hogy meddig érvényesek az aláírások.
Most még időben léphet
A papíralapú dokumentum helyét idővel átveszi az elektronikus irat. Állítsa be már most az ehhez szükséges megoldáscsomagot az e-sign modullal! A DMS One szakemberei az elektronikus hitelesítési folyamatok kialakításában is segítségére lesznek tanácsaikkal.
A DMS One Zrt. több mint 20 éve támogatja megoldásaival a kis-, közepes- és nagyvállalatokat. A dokumentumok között kiemelt figyelmet fordítunk a szerződéskezelés, a számlajóváhagyás problémáira és a folyamatok elektronikus menedzselésére. Szoftverünket több mint 70 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük pénzügyi, ügyfélkapcsolati, HR és irodai szoftverekkel is. Hisszük, hogy kiforrott bevezetési módszertanunk, valamint tanácsadó kollégák szakmai felkészültsége 100%-ban sikeres bevezetést eredményez. Önnek is segíthetünk?