CÉGKAPU – Keresztülvisz a bürokrácián

A gazdálkodó szervezetnek lehetősége van gépi Cégkapu kiépítésére is, amennyiben hivatalos ügyeinek intézése jelentős számú dokumentumot generál.

A gépi interfész automatikusan, ügyintézői beavatkozás nélkül kezeli a dokumentumforgalmat, legyen szó akár letöltésről vagy küldésről. Nagy adatforgalom kiszolgálására képes, így időt takarít meg és növeli a hatékonyságot.

A DMS ONE RENDSZERE ÉS A CÉGKAPU KÖZÖTT GÉPI INTERFÉSZES KAPCSOLAT JÖN LÉTRE.

A dokumentumkezelő automatikus megoldásai küldésnél:

• A címzett hivatal KRID azonosítója alapján, partnertörzsből előhívott, naprakész és hibátlan címzést
  rendel a küldeményhez.
• A kimenő dokumentumok feltöltése után a rendszer fogadja a visszaérkező vevényeket, igazolásokat
  a kézbesítésről, és azokat az irathoz csatolja.

A dokumentumkezelő automatikus megoldásai fogadásnál:

• A DMS One szoftvere letölti a Cégkapuról a küldeményeket, majd nyilvántartásba veszi és a megfelelő
  szabályok beállításával a felelős kollégának továbbítja azokat.
• A hivataloknak elküldött válaszküldeményekről a cégkapu hiteles feladási és letöltési (ritkább esetben
  meghiúsulási) igazolást állít ki. Ezen igazolásokat a rendszer automatikusan fogadja és azokat a
  dokumentumhoz csatolja.
• A szoftver segítségével gondoskodhatunk az elektronikus formában érkezett hivatalos küldeményeink
  hosszú távú megőrzéséről, és szükség esetén felülhitelesítéséről.

A Cégkapu az egyik BKSZ (biztonságos kézbesítési szolgáltatás):

A Cégkapun keresztüli kommunikáció hitelességét egyrészt a küldő és a fogadó fél beazonosíthatósága garantálja. A Cégkapura érkezett illetve az onnan a hivatalok felé továbbított küldemények esetében mindig vélelmezni kell, hogy a küldő személy jogosult a gazdálkodó szervezet Cégkapuját vagy a hivatal hivatali kapuját használni és azon keresztül eljárni. A Cégkapu szolgáltatás azonban nem biztosítja a küldendő elektronikus dokumentumok hitelesítését. Ezt az állami (AVDH DHSZ, GovCA) vagy piaci szolgáltatók (Microsec, Netlock) dokumentumhitelesítési megoldásain keresztül érhetik el a gazdálkodó szervezetek.

A Cégkapuhoz azért is érdemes a DMS One rendszerével kapcsolódni, mert a szoftver kezeli az összes elektronikus dokumentum hitelesítési megoldást továbbá:

• redukálja a postázási költségeket,
• hosszú távon képes hitelesen megőrizni a hivatalos iratokat,
• csökkenti az adminisztrációs terheket,
• gyorsítja az ügyintézést.

A DMS One rendszere kezeli a közigazgatásban használatos ügyindítási módokat és elektronikus űrlap technológiákat is.

A Cégkapu egy olyan kötelező lehetőség a gazdálkodó szervezetek számára, amely az e-ügyintézéssel együtt fejlődik. Néhány év múlva a közigazgatási ügyek teljes spektrumát elektronikus úton bonyolítják majd. Egyvalami azonban nem változik: az ügyek alapja mindig valamilyen dokumentum. Az e-ügyintézés tehát úgy lesz a legegyszerűbb és legeredményesebb egy gazdálkodó szervezet számára, ha az eljárás során egy korszerű, a Cégkapu lehetőségeit is kihasználó dokumentumkezelő szoftvert alkalmaz.