Blog

Workflow rendszer

Tudta Ön, hogy:

  • a dolgozók naponta majdnem 1 órát töltenek az információk keresésével?
  • a menedzserek 53%-a a jelenleginél több információt igényel a munkájával kapcsolatban?

Ezekre a problémákra a workflow rendszer kínál megoldást, mely lehetővé teszi, hogy a megfelelő információ eljusson a megfelelő emberhez a megfelelő időben, jelentősen javítva az időigényes adminisztrációs folyamatok hatékonyságát.

A workflow rendszer és az elektronikus dokumentumkezelés kapcsolata

Egy jó dokumentumkezelő rendszer magas fokon integrálható, kétirányú adatkapcsolat révén illeszkedik egy már meglévő ERP vagy akár workflow rendszer működéséhez is. Bevezetése ennek köszönhetően gyorsan és zökkenőmentesen végezhető el. Sokszor előfordul azonban, hogy egy cég, intézmény nem rendelkezik külön workflow rendszer megoldással. Az ilyen esetekben jelentenek segítséget az olyan dokumentumkezelő rendszerek, melyek saját workflow azaz munkafolyamat modullal bírnak, így támogatják a hatékony ügyintézést akár több szervezeti egység, telephely esetén is.

Workflow rendszer

Workflow rendszer

A DMSONE dokumentumkezelő rendszerek megoldást kínálnak az adminisztrációs problémákkal küzdő vállalkozásoknak, intézményeknek mérettől és működési területtől függetlenül. Bevezetésüket mindig egy felmérés előzi meg, melynek során górcső alá vesszük az adott szervezet dokumentumkezelési gyakorlatát, a munkafolyamat szintjét. A kapott eredmények és mutatószámok alapján pedig a szervezet számára legjobban testreszabott megoldást ajánljuk. Ez a garancia arra, hogy a bevezetett szoftver valóban a várt megtérülést hozza, és ténylegesen is támogatja a workflow-t, hatékonyabbá téve az információáramlástk adás-vételét.

A workflow rendszer alkalmazásának előnyei

Egy workflow rendszer használatával minden dolgozó a személyes vagy szervezetben elfoglalt szerepe szerinti tevékenységeket végezheti, s az összes ehhez szükséges adatot, iratot automatikusan megkapja, illetve továbbítja. A workflow rendszer minden résztvevője jogosultságának megfelelően képet kaphat a munkafolyamatok pillanatnyi állásáról, az elvégzendő feladatokról és határidőkről. A tevékenységek végrehajtásában nem csak a workflow rendszer saját eszközei (pl. beviteli ablakok, döntési felületek) adnak támogatást a felhasználóknak, hanem lehetőségük nyílik bármilyen egyedi alkalmazás indítására, illetve paraméterek átadására is ezen alkalmazások felé.

Minden vállalat sikeres működését döntően befolyásolja az, hogy milyen erőfeszítéseket tesz üzleti folyamatainak, workflow-jának optimalizálására. Alapvető kérdés, hogy ezt hogyan támogatja az informatika. Elemi követelmény, hogy a bevezetett workflow megoldás adaptív legyen és magas fokon integrálható annak érdekében, hogy képes legyen a jövőbeni változások "ésszerű" követésére.

Nem szabad azt sem figyelmen kívül hagyni, hogy a legtöbb esetben a workflow rendszerek más vállalati alkalmazásokkal is együttműködnek (pl.: ERP, CRM, HR és DMS). Így ezeknek az egymással való kompatibilitása is kulcsfontosságú szempont a workflow megoldások kiválasztásánál. Az integráció során kiemelt szerepe van a DMS (Document Management System), azaz a dokumentumkezelő rendszereknek. Ezek révén ugyanis a szervezet optimalizálhatja dokumentumkezelését, átláthatóvá és könnyen kezelhetővé téve a dokumentum alapú munkafolyamatokat (pl.: számlajóváhagyás, szerződésvéleményezés) válik könnyen átláthatóvá, kezelhetővé.

Szeretné megtudni, hogy az Ön vállalatánál milyen hatékonyságnövekedés érhető el? Vegye fel a kapcsolatot szakértőinkkel, vagy kérje ingyenes dokumentumkezelési auditunkat!