Blog

Szerződés nyilvántartó rendszer

Az átlátható vállalati működés több telephellyel, illetve üzletággal rendelkező vállalat esetén kulcsfontossággal bír! Ennek alapfeltétele, hogy a fontos üzleti dokumentumok, például szerződések nyilvántartása rendezett és precíz legyen. Szerződés nyilvántartás hiányában könnyen előfordul, hogy nem találunk meg egy szerződést, ami akár tetemes nagyságú bírságot vagy bevételkiesést vonhat maga után.

A DMSONE dokumentumkezelő rendszer szerződés nyilvántartó modulja támogatja:

  • a gyors és biztonságos adatbevitelt,
  • a felületről indítható digitalizálást,
  • bármilyen formátumú csatolmány kezelését,
  • e-mailek rögzítését közvetlenül az Outlook levelező rendszerből,
  • egyedi adatmezők és workflow sablonok szerződéstípusokhoz rendelését,
  • automatikus figyelmeztetések beállítását a szerződések lejárati idejére, garanciális időkre vonatkozóan,
  • a szerződéstárból történő azonnali lekérdezések lehetőségét,
  • a szerződések tartalma szerinti visszakeresést.
Szerződésnyilvántartó rendszer

Szerződésnyilvántartó rendszer

Egy jól paraméterezett dokumentumkezelő rendszer szerződés nyilvántartó funkciója a következőket biztosítja:

  • Azonnali elérhetőség: A fontos üzleti dokumentumok (pl.: szerződések) az igény felmerülése után azonnal elérhetők.
  • Helyfüggetlen elérés: A rendszer több divízió, illetve telephely szerződéseinek kezelésére, központi nyilvántartására alkalmas, ráadásul a szerződéstár mobil felületről is elérhető, így a szerződéskezelés helyfüggetlenné válik.
  • Validált szerződés sablonok: Egy projekt során – ahol előre lefektetett határidők, ütemezés és kötbér is a szerződés tárgyát képezi – rendkívül fontos, hogy mindig a legaktuálisabb információ álljon a projektben részt vevő munkatársak rendelkezésére, azonnal, ahogy arra szükségük van. A funkció révén elkerülhető, hogy elavult verzióval dolgozzanak a munkatársak.
  • Csoportmunka támogatás: Nyomon követhetők az egyes dokumentum verziók, a jóváhagyás folyamata, ezáltal támogatva a hatékony csoportmunkát.
  • Jogosultságkezelés: Illetéktelenek nem férhetnek hozzá a kialakított szerződéstárhoz, csak az olvashatja el az adott szerződést, aki feladatköre révén megfelelő jogosultsággal rendelkezik.
  • Biztonságos tárolás: Évek múltán is hozzáférhetünk szerződéseinkhez, valamint a kapcsolódó megjegyzésekhez, verziókhoz.
  • Határidők kezelése: Előre ütemezett figyelmeztetések állíthatók be a határidők lejárta előtt, ezáltal például egyértelműen követhető a garanciális idő, a fizetési határidő és a szerződés lejárati határideje.
  • Pénzügyi szerződéskövetés: Követhetővé válik a szerződések pénzügyi teljesítése, így javítható a vállalati cash flow.
  • Integrálhatóság: Akár meglévő pénzügyi, ügyviteli vagy akár ERP (vállalatirányítási) rendszerekkel integráltan működtethető.

A DMSONE szakemberei számos vállalat szerződés nyilvántartó rendszerének kialakításában vettek részt. Amennyiben kíváncsi arra, hogy az Ön cégében milyen hatékonyságnövekedés érhető el, vegye fel a kapcsolatot szakértőinkkel!

Ha többet szeretne tudni, olvasson tovább az elektronikus szerződéskezelésről, szerződés nyilvántartásról!