Blog

Egyéb problémák

Néhány általános, a dokumentumkezelés területét érintő probléma szinte minden nagyvállalatnál felmerül – így például a megfelelő tartalommenedzsment, a digitalizálás, a munkafolyamat kezelés, az erp bevezetés, vagy a minőségirányítási dokumentációk kezelése.

A felmerülő problémákat különböző irodai megoldások, úgy mint workflow rendszer, csoportmunka szoftver, vállalatirányítási rendszer és dokumentumkezelő rendszer segítségével képesek a szervezetek megoldani.

Tudta-e Ön, hogy

  • az információk 95%-a még mindig papíron van és egy átlagos dolgozó napi 45 oldalt nyomtat ki?

A nagyvállalati iratkezelésben további megoldandó problémák is előkerülhetnek, így például az alábbiakkal is találkozhatunk:

Egyéb problémák

Nagyvállalati dokumentumkezelési problémák

  • számlanyilvántartás, számlajóváhagyás; hogy a cég tartozásmentességét tartani legyen képes, illetve kibocsátott számláinak nyomon követhetőségét biztosítsa.
  • szerződéskezelés; hogy bármilyen ellenőrzés, vagy vitás ügy esetén a cég és partnere között megkötött szerződés azonnal elérhető legyen, tisztázásra.
  • jogosultság kezelés; hogy megfelelően kialakított jogosultságpolitikával semmilyen illetéktelen hozzáférésre ne lehessen mód.
  • jóváhagyási folyamat; hogy egy megrendelés, egy ajánlat, egy számla vagy bármely engedélyeztetésre váró irat jóváhagyásáig (főleg többszintű aláírással) ne teljenek el napok, akár hetek.
  • email regisztráció; hogy az elektronikus levelezéssel érkező hivatalos és iktatandó iratok rögzítése ne okozzon idő- vagy költségtöbbletet.
  • határidő kezelés; hogy minden iratkezelő munkatárs a dokumentumkezelő rendszerben kövesse nyomon ügyeit, ezzel elkerülve az elmaradt feladatokat, ezzel együtt pedig redukálva az esetlegesen szervezetük számára okozott bevételkiesés lehetőségét.
  • dokumentumok elérése mobil eszközön; hogy a vezető tisztségviselők akár külföldi tartózkodásuk és számos elfoglaltságuk mellett is gyorsan és egyszerűen, okos telefonon bármely dokumentumot azonnal lekérhessék.
  • stb.

A nagyvállalati működés összetettségéből ás komplexitásából adódóan kiemelt figyelmet kell fordítani arra, hogy ezeknél a szervezeteknél az iratkezelés hatékonyságát maximálisra növeljék.

A munkafolyamatok átláthatósága érdekében szükség van ezekre az irodai megoldásokra, amelyekkel a költséghatékonyság, folyamat optimalizálás támogatása mellett környezettudatos magatartást is tanúsítanak.

Támogassa Ön is szervezete munkafolyamatainak hatékonyságát a DMSone dokumentumkezelői segítségével! További információért regisztráljon odlalunkon.

Számlakezelés, számlaigazoltatás

Nincs olyan intézmény vagy vállalat, amely ne találkozna nap mint nap a számlanyilvántartás nehézségeivel. Egyes iparágakban a számlakezelés során napi több száz vagy akár több ezer számla is keletkezhet.

Önnel is előfordult már, hogy elkeveredett egy számla, és a kifizetés csúszása miatt elveszítette egy partnerét? Vagy, hogy egy ellenőrzés során egy elveszett számla miatt bírságot róttak ki a vállalatára? Ha le szeretne számolni a hasonló nehézségekkel, vezesse be a DMSONE dokumentumkezelő rendszerét, mely teljes körű megoldást kínál a számlakezeléssel kapcsolatos feladatokra!

Milyen problémákat okozhat a nem megfelelő számlakezelés?

Számlaigazoltatás

Számlaigazoltatás

  • Nagyobb szervezeteknél szükséges elvárás lehet, hogy a beérkező számlák a megérkezésükkel egy időben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, viszont nem lenne szerencsés, ha a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatók lennének.
  • Papír alapú nyilvántartás esetén a számla könnyen elkeveredhet vagy megrongálódhat. Ez egy esetleges NAV ellenőrzés során is gondot okoz, hiszen ilyenkor szükség van a számla eredeti példányára vagy egy hiteles elektronikus másolatra.
  • Mivel a számlát több személynek is engedélyeznie kell, ezért a számlajóváhagyás folyamata időben is elhúzódhat. Ez különösen a több telephellyel rendelkező vállalatoknál jelent problémát.
  • Nehézkes lehet a számlák visszakeresése is.

 

A DMSONE számlakezelési megoldása jelentősen lecsökkenti az átfutási és feldolgozási időt, és lehetővé teszi a számlák vállalaton belüli ügyviteli folyamatoknak megfelelő, lépésről lépésre történő kezelését.

DMS rendszerrel áttekinthetővé válik a számlakezelés!

A hibalehetőség kizárása érdekében jogos igényként fogalmazódik meg az áttekinthető számlakezelés kialakítása. Átláthatóbban és hatékonyabban végezhető a számla jóváhagyása előre definiált munkafolyamat támogatásával.

Ennek biztosítása érdekében első lépésként fontos a számlákat digitalizálni, dokumentumkezelő rendszer segítségével elektronikusan tárolni. Ez nagy segítséget jelenthet például akkor, amikor egy folyamatban lévő projekt költségeinek gyors ellenőrzésére van szükség, hiszen a számla digitális képe azonnal, néhány kattintással elérhető a rendszerben. Ráadásul így a papír számla azonnal a pénzügyi osztályra kerülhet, a jóváhagyáshoz elegendő annak digitális másolata. Így felgyorsul a folyamat, ráadásul a számla elkeveredésének és megrongálódásának veszélye is minimálisra csökken.

Szintén nagy előnyt jelent, hogy a dokumentumkezelő rendszerben egyszerre több helyről is elérhető a dokumentum. Ennek jelentőségét többek között az adja, hogy egy számla több költséghelyhez tartozik.

A dokumentumkezelő ezen túl integráltan működik a workflow, ERP stb. rendszerekkel. (Általános tapasztalat, hogy az ERP rendszerek hatékonyságát is nagyban növeli, ha az ERP bevezetés során figyelembe veszik a dokumentumkezelő rendszer jövőbeni bevezetésének lehetőségét.)

A DMSone számlakezelési megoldása jelentősen lecsökkenti az átfutási és feldolgozási időt. Lehetővé teszi a számlák, vállalaton belüli ügyviteli folyamatoknak megfelelő lépésről-lépésre történő kezelését.

Kíváncsi, hogy a DMSONE számlaigazoltató rendszere hogyan segíti a számlanyilvántartás folyamatát?

Még többet szeretne megtudni arról, hogy hogyan teheti átláthatóvá a számlakezelés folyamatát? Kérdezze szakértő munkatársainkat!

Szerződéskezelés

Egy vállalat sikeres működésének alapfeltétele, hogy a szerződések nyilvántartása rendezett és precíz legyen.

Tudta Ön, hogy:

  • a dolgozók naponta közel 1 órát töltenek információk keresésével?
  • a dokumentumok, szerződések közel harmada nem elérhető, amikor éppen szükség lenne rá?
Szerződéskezelés

Szerződéskezelés

Megfelelő, szoftveresen támogatott szerződéskezelés hiányában azonban nem csak a dolgozók munkaidejének egy tetemes része megy el feleslegesen, de akár tetemes bírságokra is számítani lehet, ha éppen akkor nem áll rendelkezésünkre egy szerződés, amikor szükséges.

A nagyvállalatoknál még manapság is előfordul, hogy a szerződések előkészítése, jóváhagyása cetliken vagy e-mailen történik, így könnyedén megeshet, hogy végül nem a jó verzió kerül ki az ügyfélhez.

Ahhoz, hogy elkerüljük az akár komoly költségeket jelentő fiaskókat, elengedhetetlen, hogy a vállalati működéshez szükséges dokumentumok könnyen és gyorsan elérhetőek legyenek, valamint az egyes dokumentumok – szerződés, teljesítési igazolás, számla – közti kapcsolat átlátható legyen. Ennek első lépése, hogy áttérjünk a papír alapú dokumentumok digitalizálására, illetve a szerződéskezelést támogató dokumentumkezelő rendszer bevezetésére.

Mit nyerünk egy vállalati dokumentumkezelő rendszer szerződéskezelés funkciójának alkalmazásával?

  • 1. Gyors hozzáférés: A szerződések gyakorlatilag azonnal, néhány kattintással elérhetők.
  • 2. Verziókövetés: Ellenőrzött szerződés sablonok használatával elkerülhető, hogy elavult verzióval dolgozzanak a kollégák. Nyomon követhetők lesznek a szerződés verziók, illetve a jóváhagyás folyamata, ami a csoportmunkát is támogatja.
  • 3. Határidők betartása: Hatékonyabbá válik az irodai működés, megvalósul a kontrollált határidő kezelés. Az előre ütemezett figyelmeztetések révén könnyebben nyomon követhetők a határidők (pl.: garanciális idő, fizetési határidő, szerződés lejárati határidő).
  • 4. Nincs több illetéktelen hozzáférés: A szerződéseket csak az láthatja, aki rendelkezik megfelelő jogosultságokkal.
  • 5. Visszakereshetőség: Évek múltán is hozzáférhetünk szerződéseinkhez, valamint a kapcsolódó megjegyzésekhez, verziókhoz.
  • 6. Amennyiben a szerződések kezelését, nyilvántartását hatékonyan kívánjuk megoldani, érdemes a dokumentumkezelési folyamatokat is teljes körűen optimalizálni, hiszen így a vállalat összes adminisztrációs folyamata javítható.

Ha szeretné megtudni, hogy az vállalatánál milyen pozitív változást hozhat a szerződéskezelés szoftveres támogatása, illetve egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése, vegye fel a kapcsolatot szakértőinkkel!

Ismerje meg szerződésnyilvántartó rendszerünket még részletesebben!

Jogosultság kezelés

Nagyobb cégek, nagyvállalatok esetében kiemelten fontos az adatbiztonság, hiszen több száz, akár ezer munkatárs is dolgozhat egy azon irodai megoldásban, melyen belül akár titkos iratokat, vagy más bizalmas és egyben üzleti dokumentumokat is kezelünk.

Jogosultság kezelés

Jogosultság kezelés

A dokumentumkezelő rendszer képes korlátozni bármely jogosultságot

Emiatt óriási jelentősége van a jogosultság kezelés kérdésének, hiszen ahol nincs szigorúan szabályozva, hogy ki férhet hozzá akár számlához, akár szerződéshez, ott nagyon nagy eséllyel kerülhetnek illetéktelen kezekbe ezen irataink.

Kiemelten fontos a nagyvállalatok bonyolult szervezeti hierarchiájában, hogy az alkalmazott irodai megoldások, workflow rendszerek és iratkezelő rendszerek akár többdimenziós jogosultságpolitikával is rendelkezzenek, hiszen egy ilyen funkció bármely szervezet igényeit képes maradéktalanul lefedni, az adatbiztonságot növelni!

Tudta-e Ön, hogy

  • azokkal a dokumentumkezelő rendszerekkel, melyek workflow-t is támogatnak, akár 30%-kal csökkenthető az idő, melyet iratok keresésére fordít?

Egy munkatárs, a cégnél betöltött munkaköre, beosztása és elvégzendő feladatai szerint is csoportba osztható egy megfelelő iratkezelő rendszerben, továbbá minden egyes funkció személyére szabva állítható, de egyes irattípusokra is korlátozhatóak a lehetőségek - írásra, módosításra, olvasásra, satöbbi.

Összefoglalva, a dokumentumkezelő rendszer képes korlátozni bármely jogosultságot, külön-külön is és egymástól függetlenül is, kategorizálva:

  • irattípusokhoz való hozzáférés
  • funkciókhoz, menüpontokhoz való hozzáférés
  • szerepkörök, szervezeti egységek kezelése
  • iktatókönyvek jogosultságainak beállításai
  • dokumentum átadás-átvételéhez kapcsolódó jogosultságok
  • iratok írása, módosítása, olvasása - szervezeti egység szinten
  • minősített iratok, vagy titkos ügyiratok kezelése

A DMSone dokumentumkezelő rendszerei képesek arra, hogy minden felhasználóra vonatkozó jogosultsági csoportokat korlátlan számban és több szinten kezeljék.

További információért keresse tanácsadó kollégáinkat, vagy regisztráljon oldalunkon!

Iktatás

Az iratkezelés START gombja az iktatás. Ha nincsenek az alap adatok rögzítve, nincs mi alapján visszakeressünk, nincs mi alapján jelöljük az iratok közötti kapcsolatot.

Az iktatás segítségével válnak az iratok elérhetővé, az itt rögzített adatok alapján tudjuk nyomon követni egy dokumentum életútját.

Sok cég életében, így a nagyvállalatoknál kiváltképp, külön tevékenység az iratok iktatása. Minden beérkező és kimenő dokumentumot iktatnak a munkatársak, a beérkezés napján, általában egy központi iktatási pontban. Az iratok csak iktatásukat követően kerülnek kiosztásra szervezeti egységekre, személyekre.

Iktatás

Iktatás

Az iktatáshoz iktatókönyv(ek) használatára van szükség, melyben sorfolytonosan történik a beérkező és a kimenő iratok rögzítése, néhány alap adat (beérkezés dátuma, feladó, tárgy, fizikai helyre utalás, stb.) alapján.

Tudta-e Ön, hogy a másolatok 40-60%-a nem feltétlen szükséges példány?

Dokumentumkezelő rendszerben történő iktatással az alap adatok megadásán túl további meta adatokat is rögzíthetünk egy irathoz, ezzel optimalizálhatjuk szervezetünk ügyintézési folyamatát. A dms rendszerben történő iktatás lehetővé teszi a teljes dokumentumállományban való összetett szűrési lehetőséget, korábban megadott adataink alapján, melyekből rendkívül pontos statisztikákat nyerhetünk ki, például egy adott időszakban egy adott partnerrel történő összes iratforgalmunkra vonatkozóan.

További előnyöket is elérhetünk egy dokumentumkezelő rendszer használatával:

  • jogosultság kezelés – hogy minden munkatárs a jogosultságának megfelelően rögzíthessen, módosíthasson, olvashasson iratot,
  • határidő kezelés – hogy nehogy egy ügy kapcsán kifussunk egy határidőből,
  • elektronikus archiválás – hogy archivált irataink biztonságosabban kezelhetővé váljanak,
  • dokumentumok közti kapcsolatok jelölése – hogy az ugyanahhoz az ügyhöz kapcsolódó összes dokumentumot csoportba szedhessük, mely által nyomon követhetjük az aktuális munkafolyamat teljes iratállományát (főszám-alszám + előirat-utóirat),
  • a program hátterében futó adatbázis biztonságos tárolási formát nyújt,
  • vékony-kliens technológia – hogy akár távolról, egyszerre több kolléga is elérhesse a dokumentumkezelő rendszert, ezzel felgyorsíthatjuk munkatársaink közti kommunikációt,
  • adattörzsek kezelése – hogy egy tárgyat, vagy egy partnert, és egyéb adatokat csak a legelső alaklommal kelljen rögzítenünk, azt követően a program felajánlja a korábban már felrögzítetteket, mellyel elkerülhetjük az elgépelés lehetőségét,
  • számlakezelés, szerződéstár,
  • összetett keresések – hogy több kritérium megadásával pár kattintással, bármilyen korábban felrögzített adat alapján egyszerűen és gyorsan visszakereshessük iratainkat,
  • postakönyv funkció – hogy a postán küldendő levelek nyilvántartását ne kelljen kézzel felrögzíteni, a dokumentumkezelő rendszer a berögzített kimenő iratokból postakönyvet készít.

Iktatás kapcsán felmerülő kérdéseivel forduljon szakértő kollégáinkhoz az alábbi elérhetőségeken.

Jóváhagyási folyamat a nagyvállalatoknál

Tudta Ön, hogy:

  • a cégek információinak 95%-a papíron található?
  • a dolgozók havonta 2 napot csak kereséssel töltenek?

Minden nagyvállalatnál vannak olyan dokumentumok, amelyeket egy vagy több szinten engedélyeztetni kell. A jóváhagyási folyamatok gördülékenységétől sok minden függhet, így például hogy időben kiegyenlítjük-e a partnereink számláit vagy a rezsiköltségeket.

Sok helyen jelenleg is papír alapon zajlanak ezek a folyamatok, ami nagyobb vállalatoknál, ahol több kézen és akár több telephelyen is át kell mennie egy jóváhagyandó dokumentumnak, jelentős időveszteséget okozhat. Gondolta volna például, hogy van olyan cég, ahol egy 8 méter hosszú folyosó egyik végétől a másikig 1 hét alatt ér el egy igazolandó számla?

Jóváhagyási folyamat

Jóváhagyási folyamat

Ez komoly kockázatokat rejt magában, például:

  • A határidők csúszása (pl. egy későn jóváhagyott számla) miatt komoly anyagi és imázsveszteség érheti vállalatunkat.
  • A hosszú reakcióidő csökkenti a vállalat versenyképességét.
  • A papír alapon történő jóváhagyási folyamat megnöveli a dokumentumok sérülésének és eltűnésének kockázatát.
  • A csoportmunka során nehezen kontrollálható, ha egy dokumentumon többen dolgoznak.
  • A jóváhagyási folyamat nyomon követésének hiányában nem lehet tudni, hol akadt el egy folyamat.

A DMSONE dokumentumkezelő rendszere teljes körűen lefedi a dokumentummenedzsment feladatkört, így a jóváhagyási folyamatokat is átláthatóvá és egyszerűen kezelhetővé teszi.

Mit nyújt a DMSONE rendszere?

  • Papír alapú dokumentum kiváltása: A papír alapú dokumentumnak nem kell a különböző szervezeti egységek között fizikailag mozognia, mivel a dokumentumkezelő rendszerben való rögzítést követően a jóváhagyási folyamathoz elég a szkennelt elektronikus kép. Ez különösen a több telephellyel rendelkező vállalatok számára fontos. Ez azért is nagy előny, mert ma már az ellenőrző szervek a dokumentumok hiteles elektronikus másolatát is elfogadják, így nem kell évekig őrizni például a papír alapú számlákat és egyéb dokumentumokat.
  • Jóváhagyási folyamat idejének csökkenése: Az elektronizált folyamatnak köszönhetően lerövidül a jóváhagyás, és a dokumentumok eltűnésének kockázata is minimálisra csökken.
  • Párhuzamos és szekvenciális jóváhagyási lehetőség: A rendszerben egyszerűen alakíthatunk ki egy- vagy többszintű jóváhagyási folyamatokat, szintenként tetszőleges szereplővel, akik jóváhagyó vagy csak véleményező jogosultsággal rendelkezhetnek. Így a folyamatban részt vevő személyek akár párhuzamosan is jóváhagyhatják/véleményezhetik a dokumentumot.
  • Áttekinthető folyamat: A jóváhagyási folyamat precízen nyomon követhető, az illetékesek látják, hogy éppen milyen státuszban van.
  • Dokumentumtár: A jóváhagyandó dokumentum és az ahhoz kapcsolódó egyéb csatolmányok (pl. számlaigazolásnál a szállítólevél, teljesítési igazolás stb.) közvetlenül elérhetők.
  • Határidő kezelés: A jóváhagyások elvégzéséhez akár határidők is rendelhetők, illetve a DMS rendszer emailes figyelmeztetéseket is tud küldeni, ha valahol megállt a folyamat.
  • Dokumentumok verzióinak követése: Mindenki számára a dokumentum éppen legfrissebb verziója érhető el, ugyanakkor a korábbi változatok is visszakövethetőek.

Ezek a funkciók azon kívül, hogy a klasszikus jóváhagyási feladatokat oldják meg, a csoportmunkát (például egy szerződés vagy ajánlat közös véleményezése, szerkesztése) is hatékonyan támogatják.

Ismerje meg nagyvállalati dokumentumkezelő rendszerünket, mely hatékonyan kezeli a jóváhagyási folyamatot!

Többet szeretne megtudni a jóváhagyási folyamat informatikai támogatásáról? Keresse munkatársainkat!

Iratkezelés

Napjainkra egyre több nagyvállalat életében elkerülhetetlenné válik, hogy dokumentumait ne csak papíralapon rendszerezze és tárolja, a számla és szerződés nyilvántartás pedig átláthatóbb és rendszerezettebb legyen. Többek között ezen problémák orvoslására kínál megoldást a szabályozott és hatékony iratkezelés. De mégis mit tehetünk, ha nehézséget okoz és munkaidejéből értékes perceket vesz el az, hogy a mappák sűrűjében megtaláljon valamennyi fontos iratot?

Iratkezelés

Iratkezelés

Gondolta volna, hogy a dolgozók naponta majdnem 1 órát töltenek az információk keresésével?

Legtöbben az iratkezelés fogalma alatt egyszerűen csak a dokumentum iktatását értik, azonban ezen terület ennél lényegesen összetettebb, és ezáltal jóval nagyobb odafigyelést kíván, mint azt alapvetően gondolnánk. Mára már olyan technológiák, eszközöket és módszerek összességéről van szó, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejáratukat követően megsemmisítik dokumentumaikat, felügyelve azok teljes életciklusát.

Összességében tehát a teljes vállalati működés alapjait képező folyamatról van szó, hiszen nehezen tudunk olyan területet mondani, amelynek működése során ne keletkezne bármilyen dokumentum, amely ne várna további ügyintézésre.

Figyelembe véve, hogy napjainkra jelentősen kibővült az adathordozók fajtája, és ezáltal az iratok számos eltérő forrásból érkezhetnek; illetve a digitalizáció miatt a korábbi évekhez viszonyítva a napi dokumentummennyiség többszöröse keletkezik, ezért a papír alapon történő dokumentumkezelés mára már idejét múlt és nehézkessé vált.

A dokumentumok 32%-a nem elérhető, amikor szükség lenne rá!

A visszakeresés hosszú perceket vesz el az adminisztratív kollégák munkaidejéből és nem is biztos, hogy eredményre vezet. Többek között ezek az igények hívták életre a dokumentumkezelő szoftvereket, hogy segítségükkel racionalizált keretek között történhessen az iratkezelés.

Elektronikus dokumentumkezelés során jogosultságalapú hozzáférés biztosítható, könnyen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat (pl. rendezetté válik a szerződés- és számlanyilvántartás, iktathatóak az e-mailek), valamint lehetővé teszik a különböző működési területen (pl. pénzügy, HR, adminisztráció, stb.) és telephelyen dolgozók közötti hatékony és gyors kommunikációt, így segítve az átláthatóbb workflow-t.

Egy dokumentumkezelő rendszer megoldást kínál az adminisztrációval küzdő nagyvállalatok számára, hiszen egy kiforrott logikával rendelkező szoftver használatával számszerűen kimutatható hatékonyságnövekedés érhető el, a munkafolyamatok felgyorsulnak és nő az ügyfél-elégedettség is.

Nem szabad elfelejtenünk azonban, hogy az iratkezelést minden esetben a cég saját, belső és törvényi szabályozások összehangolásával, azok mentén kell megvalósítani. Alapvetően az iratkezelés folyamata minden szervezetnél hasonló, a kisebb eltérések az egyedi belső működési sajátosságokhoz való igazodás miatt adódhatnak; emiatt azonban kiemelten fontos a munkafolyamatot támogató rendszerek rugalmassága és teljes körű testre szabhatósága.

A „készen kapható iratkezelő rendszerek” alapvetően a fent említett iratkezelési folyamat fő lépéseit rendre támogatják, ezért talán a funkcionalitásnál is fontosabb szempont, hogy csak olyan szoftvert válasszunk, amely tökéletesen igazodik cégünk méretéhez és felépítéséhez.

Az alábbiakban pedig felsoroljuk – a teljesség igénye nélkül -, hogy a szoftveres megoldások mely előnyöket biztosítják a hagyományos, iktatókönyves iratkezeléssel szemben:

  • szerződések és számlák kiemelt kezelése
  • összetett, átlátható visszakereséseket végezhetünk
  • határidők nyilvántartása
  • jóváhagyási folyamatok nyomon követése
  • átlátható jogosultságkezelés
  • dokumentumok közötti kapcsolatok jelölése
  • elektronikus archiválás lehetősége
  • különböző adattörzsek kezelése
  • a program mögött futó adatbázis jóval megbízhatóbb tárolási formát biztosít
  • vékony-kliens technológia, hálózatos alkalmazás
  • postakönyv- és etikett nyomtatás

Irattározás

Ön is irattározási gondokkal küzd vállalatánál? Nem tudja a válaszokat a következő kérdésekre?

  • Meddig kell megőrizni az irataimat, számláimat, szerződéseimet és bizonylataimat?
  • Kinek a felelőssége a dokumentumok megőrzése?
  • Minden szükséges bizonylatom irattárazásra kerül?
  • Vajon jól ismerem az irattározás szabályait?

A megoldás a megfelelő iratkezelési szabályzat kialakításában és a digitális irattár létrehozásában rejlik! Ha az iratkezelési szabályzat kialakításának részletei érdeklik, kattintson ide!

Miért van szükség a digitális irattár kialakítására?

A keletkező dokumentumokat az éves zárás befejezéséig a feldolgozás helyén kell tárolni, az éves zárást követően azonban a bizonylatokat, az irattárazás szabályai szerint, irattárazni kell a megőrzési határidőig (ld. a Számviteli törvény 169. § (2) bekezdése). A megőrzési idő alatt biztosítani kell az adatok olvashatóságát, illetve ki kell zárni a törlődés, véletlen megsemmisülés, sérülés lehetőségét, továbbá a jogosulatlan hozzáférés esélyét.

Irattározás

Irattározás

Viszont az iratok eredeti példányára csupán az esetek 5%-ában van szükség (pl. bírósági tárgyalásokon), az ügyintézéshez és az adminisztrációhoz elegendő a dokumentumok digitális képe is, amely másodpercek alatt előhívható a digitális irattárból. A digitális irattár kialakítása után munkatársainak nem kell többé havonta 2 napot kereséssel tölteniük, mivel az optikai karakterfelismerésnek (OCR) köszönhetően a digitális irattárban lévő dokumentumok tartalma is kereshetővé válik.

A DMSONE szoftvereinek segítségével az irat elektronikus képe az irattározást követően is hozzáférhető a megfelelő jogosultsággal. A megoldás támogatja a fizikai tárolást a központi irattárban és az eredeti irat visszakereshetőségét, valamint a selejtezést. Digitális dokumentumkezelés bevezetése után a dokumentum archiválásával szinte kizárható az iratok elvesztése és megsemmisülése.

A digitális irattárazás előnyei nagyvállalatok esetében

  • A dokumentumok archiválása és az iratok digitalizálása jelentős terhet vesz le az irattári kollégákról, hiszen az arra jogosult felhasználók egy kattintással elérhetik a munkájukhoz szükséges dokumentumokat.
  • Biztosítja a különböző telephelyeken dolgozó munkatársak számára az összes vállalati dokumentum azonnali elérését a digitális irattárból, az irat fizikai mozgatása nélkül.
  • Az eddig iratkereséssel töltött havi 2 napot ezután alkalmazottai az üzleti célok elérésére fordíthatják, amely jelentős versenyelőnyt jelent cége számára.
  • A vezetők és a menedzserek okostelefonjaik és számítógépeik segítségével bármikor, bárhonnan elérhetik a számukra szükséges szerződések, megállapodások és bizonylatok tartalmát, akár egy tárgyalás vagy megbeszélés közben is.
  • Jelentősen csökken a vállalatnál az irattár kialakításához szükséges helyigény, így sokat spórolhat a cég azon, hogy nem kell újabb és újabb helyiségek bérleti árát és fenntartását fedeznie.
  • A digitális irattárazás alkalmazásával szinte kizárható az iratok elvesztése és megsemmisülése.

Nézze meg, milyen megoldást kínálunk az irattározásra!

Tovább az Irattár rendszerhez >>

Szeretne még többet megtudni a helyes irattározásról és a nagyvállalati iratkezelésről? Jelentkezzen ingyenes online iratkezelési tréningünkre!

Tovább az Iratkezelés online tréningre! >>

Érdekeli, hogyan járulhatnak hozzá a DMSone DMSONE megoldásai cége digitális irattározásához és hatékonyabb működéséhez? Bővebb információért keresse munkatársainkat, akik díjmentes konzultáció keretében segítenek kialakítani vállalata helyes dokumentumkezelési folyamatát!

E-mail regisztráció

E-mail-nyilvántartás elektronikus dokumentumkezelő rendszerben

Tudta Ön, hogy:

  • az információk 95%-a még mindig papíron van?
  • egy átlagos dolgozó 45 lapot nyomtat naponta?

Ennek egy része a beérkező e-mailek felesleges nyomtatása akár több példányban is. Pedig mindez elkerülhető lenne egy olyan elektronikus dokumentumkezelő rendszer használatával, amely megfelelően kezeli az e-mail regisztrációt.

Az Ön vállalatánál is gyakran küzdenek hasonló problémákkal?

  • Az egy projekthez kapcsolódó e-mailek, dokumentumok nincsenek megfelelően összekapcsolva, ezért sokszor nem találják azt az információt, melyre épp szükség volna?
  • A meglévő e-mailek mentése csak részben van megoldva, ezért volt már olyan, hogy egy levelet nem talált meg, amelyre szüksége lett volna?
  • Nem tud visszamenőleg keresni az e-mailek tartalmában, tárgyában és csatolmányaiban?
  • Nem tudtak határidőre megválaszolni egy e-mailt?
Email regisztráció

Email regisztráció

Ez esetben vállalatának egy olyan elektronikus dokumentumkezelő rendszerre van szüksége, amely a számla- és szerződés-nyilvántartás mellett e-mail regisztráció funkcióval is rendelkezik!

Milyen megoldást kínál a dokumentumkezelő rendszer az e-mail regisztráció problémájára?

  • Egységes rendszerben történő nyilvántartás.
  • E-mailek címkézése a gyors visszakereshetőség érdekében.
  • Csatolmányok biztonságos megőrzése.
  • Projektekhez kapcsolódó e-mailek összefűzése egy mappába.
  • E-mailekhez kapcsolódó határidők nyomon követése.

Milyen nagyvállalati dokumentumkezelő rendszer segíthet?

DMSONE Ultimate

A DMSONE Ultimate elektronikus dokumentumkezelő rendszert a közepes és nagyvállalatoknak ajánljuk. Több divízió független kezelésére is alkalmas, egy rendszeren belül biztosítja az egyes részlegek, telephelyek közötti összehangolt működést, emellett szabványos csatolófelületeken keresztül integrálható a többi üzleti informatikai alkalmazással, így az ERP, CMS és CRM rendszerekkel.

Tovább a termékleírásra >>

Ha szeretné működés közben látni szoftverünket, töltse le demóverzióinkat, ha pedig további termékjellemzőkre kíváncsi, olvassa el termékismertetőnket!

Amennyiben többet szeretne megtudni a nagyvállalati e-mail regisztrációról vagy termékeinkről, lépjen kapcsolatba munkatársainkkal!

Dokumentumok elérése mobil eszközről

Egy nagyvállalat esetében a vezető számára akár napokba is telhet, mire számítógép elé kerül. Ez nagyon megakaszthatja a munkafolyamatokat, hiszen minden egyes számlát, megrendelést jóvá kell hagynia a vezetőnek. Az e miatt jelentkező időveszteség pedig még akár a határidők elmulasztásához, egy partner vagy tender elvesztéséhez is vezethet.

Dokumentumok elérése mobilról

Dokumentumok elérése mobilról

Az okostelefonok terjedésével és a különböző üzleti alkalmazások megjelenésével azonban ma már lehetővé vált a mobil munkavégzés, így a vezető akár két tárgyalás közben is intézheti napi ügyeit. A DMSONE dokumentumkezelő megoldásai mobilkliens hozzáférést biztosítanak, melynek segítségével az elektronikus dokumentumkezelés is elvégezhető irodán kívül, így megkönnyítve például a számlákkal, szerződésekkel kapcsolatos feladatok elvégzését.

A mobil dokumentumkezelés nem csak a napi ügymenetet gyorsítja fel, de a tárgyalások hatékonyságát is növeli, hiszen a megbeszéléshez kapcsolódó dokumentumok (megrendelők, szerződések stb.) néhány kattintással előhívhatók, ehhez mindössze internet-hozzáférésre van szükség.

Nézzük, milyen előnyöket nyújt a DMSONE rendszer mobilos elérése!

  • Dokumentumok távoli elérése: A szerződések, számlák, teljesítési igazolások stb. az arra jogosultak számára néhány kattintással bárhol előhívhatók, ehhez mindössze aktív internetkapcsolat szükséges.
  • Gyors mobil munkavégzés: A mobilos elérésnek köszönhetően a napi adminisztrációs feladatok akár percek alatt, bárhol elvégezhetők.
  • Jóváhagyási folyamat támogatása: A felhasználók akár az okostelefonjukról is jóváhagyhatják a számlákat, megrendeléseket, véleményezhetik a dokumentumokat, és a többi felhasználó megjegyzéseit is megtekinthetik.
  • Email értesítések: A rendszer email értesítőt küld a felhasználóknak az esedékes feladatokról, így egyetlen feladat sem csúszhat ki a határidőből.
  • Android és iOS támogatás: A DMSONE megoldása Android és iOS (iPad, iPhone) eszközön egyaránt használható.
  • Ergonomikus kialakítás: A DMSONE megoldások kezelőfelülete átlátható és logikus felépítésű, így kezelése gyerekjáték.
  • Dokumentumok biztonsága: Az asztali gépeken alkalmazott biztonsági rendszerhez hasonló megoldásnak köszönhetően a dokumentumok biztonsága is garantált.

A DMSONE megoldás mobilos használatához nincs szükség külön telepítésre, mivel böngészőből érhető el, így csupán internet-hozzáférésre van szükség.

További információért lépjen velünk kapcsolatba!

Határidő-kezelés

Az Ön vállalatánál is gondot jelent a határidő-kezelés, és akadtak már a lentiekhez hasonló problémái emiatt?

  • Egy ellenőrző szerv súlyos bírságot szabott ki Önökre, mert nem tartották be a szükséges dokumentumok benyújtási határidejét?
  • Elestek egy komoly megrendeléstől vagy tendertől, mert eltévesztették az ajánlat leadási határidejét?
  • Elvesztettek egy komoly ügyfelet vagy partnert, mert már több alkalommal problémát jelentett a határidők elmulasztása?

Akkor vállalatának mindenképpen elektronikus dokumentumkezelő szoftverre van szüksége, amely segít a pontos és megbízható határidő-kezelésben!

Határidő - kezelés

Határidő - kezelés

Hogyan nyújt megoldást az elektronikus dokumentumkezelő rendszer a határidő-kezelésre?

  • A dokumentum típusainak definiálásával meghatározhatjuk, hogy az egyes formátumokhoz milyen határidő tartozik (pl. a különböző számlatípusokhoz, az évente lejáró és megújítandó szerződésekhez stb.).
  • Dokumentumkezelő szoftver használatával lehetőség van rá, hogy a rendszeren belül akár több szinten is beállítsuk ezeket a határidőket.
  • Beállíthatunk dokumentum-határidőket (pl.: számla-, szerződéslejárat vagy megújítás stb.), és a munkafolyamatok résztvevőihez is rendelhetünk egyedi határidőket az adott munkafolyamat elvégzésére.
  • A lejárt határidejű dokumentumokról automatikus figyelmeztető e-maileket kaphatnak az arra jogosultak.
  • A dokumentumkezelő rendszerrel nyomon követhetők lesznek saját, illetve irányításunk alatt álló munkatársaink feladatai, az ügyirat/folyamat státusza, az elvégzési határidők, a feladathoz kapcsolódó dokumentumok helye, az összes időráfordítás.
  • Az üzleti folyamatok feladatira fordított idő nyomon követése lehetővé teszi azok optimalizálását, és ezáltal segít csökkenteni a ráfordított idő- és energiamennyiséget.

A határidő-kezelés DMSONE szoftverben történő megvalósításával elkerülhető a belső folyamatokhoz kapcsolódó feladatok végrehajtásának elmaradása, kollégái naprakész, pontos információt kapnak elvégzendő munkájukkal kapcsolatban.

Milyen nagyvállalati dokumentumkezelő rendszer segíthet?

DMSONE Ultimate

A DMSONE Ultimate elektronikus dokumentumkezelő rendszert a közepes és nagyvállalatoknak ajánljuk. Több divízió független kezelésére is alkalmas, egy rendszeren belül biztosítja az egyes részlegek, telephelyek közötti összehangolt működést és határidő-kezelést emellett szabványos csatolófelületeken keresztül integrálható a többi üzleti informatikai alkalmazással, így az ERP, CMS és CRM rendszerekkel.

Tovább a termékleírásra >>

Ha szeretné működés közben látni szoftverünket, töltse le demóverzióinkat, ha pedig további termékjellemzőkre kíváncsi, olvassa el termékismertetőnket!

Amennyiben többet szeretne tudni a nagyvállalati határidő-kezelésről vagy termékeinkről, lépjen kapcsolatba munkatársainkkal!