Blog

Elektronikus számla megőrzés

Mi az e-számla?

Az e-számla egy elektronikus formában kiállított számítógépre lementhető számla, amely a hagyományos papír alapú bizonylattal egyenértékű, hitelesített, illetve időbélyegzővel is el van látva.

Miért jó Önnek az e-számla?

  • Felpörgeti a napi ügyintézést, mivel a számlák a kiállításuk után azonnal megérkeznek a vevőhöz.
  • Környezetbarát, hiszen nem szükséges kinyomtatni, elég lementeni.
  • Helytakarékos és költséghatékony – köszönhetően az elektronikus tárolásnak.
  • Könnyen archiválható és visszakereshető. Nincs több elkeveredett számla!
  • Biztonságos - ha a megfelelő dokumentumkezelő rendszert használja a számlák tárolására.

A DMSONE dokumentumkezelő megoldásai biztosítják:

  • 1. Az e-számla érkeztetését, nyilvántartásba vételét.
  • 2. Az e-számla hitelességének ellenőrzését.
  • 3. Az e-számla adatinak kinyerését és továbbítását egy pénzügyi/ügyviteli rendszernek.
  • 4. Az e-számla jóváhagyási munkafolyamatának automatizálását, akár kontirozással egybekötve.

A DMSone dokumentumkezelő megoldásainak fejlesztésekor azt tartottuk szem előtt, hogy az e-számlák kezelése, tárolása, megőrzése rendkívül egyszerű legyen. Győződjön meg róla Ön is! Kérje bemutatónkat vagy keresse kollégáinkat, akik készséggel állnak rendelkezésére!

Elektronikus számla megőrzés

Elektronikus számla megőrzés

Hogyan kezelhetjük a számlákat elektronikusan?

A számlafeldolgozásra az alábbi két lehetősége adódik.

1. Ha papír alapú számlák érkeznek be: Mivel a számlák részben strukturált dokumentumok, ha papír alapú számlákat kapunk és ezek nagy része nem kézzel írt, érdemes egy karakterfelismerő (OCR) szoftver segítségével automatizálni az adatok kinyerését. Ez azonban mindenképp igényel egy ellenőrző kört, hiszen a karakterek gépi felismerése nem 100 százalékos. Ezt követően, ha nem is elektronikus számlát, de hiteles másolatot készíthetünk és a továbbiakban egy elektronikus dokumentummal dolgozhatunk, annak minden előnyét kiélvezve.

2. Ha e-számlák érkeznek be: A másik lehetőség az e-számla fogadása, amit szállítója felé jelzett kéréssel generálhat! Az e-számla kiállítása a küldő félnek is előnyösebb, hiszen nincs nyomtatási költség, postaköltség, tárolási költség, ráadásul az elektronikusan kiállított számla egyszerűen és gyorsan visszakereshető. Az e-számla befogadásához egy e-mail címre, illetve egy dokumentumkezelő szoftverre van szükség. Utóbbi esetében fontos még, hogy minden, az e-számla ellenőrzésével és archiválásával szemben támasztott jogszabályi követelményt kielégítsen.

Ha cégünknél is élünk elektronikus számlázással, elkerülhetetlen, hogy a dokumentumkezelésünk is rendezett legyen. Fontos tehát, hogy olyan dokumentumkezelő szoftvert válasszunk, mely a fentiekben leírt folyamatot teljes mértékben támogatja. Kritikus, hogy az elektronikus számlázás során keletkező számtalan dokumentum megfeleljen a jogszabályi előírásoknak, így egy esetleges NAV vizsgálat során is elkerülhetjük a bírságokat.