Az innováció, a hatékonyság és a környezettudatos működés egyszerre egy helyen április 22-én, a Föld Napján, a Papírmentes Napon, a DMS One-nal!

Április 22-én, a Föld napján kerül megrendezésre a Papírmentes Nap, amelynek célja, hogy ráirányítsa a vállalatok figyelmét a környezettudatos működés fontosságára, és bemutassa, hogy a különböző informatikai megoldások és technológiák hogyan segíthetik ezt a törekvést. A kezdeményezést az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség (IDSZSZ) indította útjára, a DMS One pedig egyike az esemény főszponzorainak.

A számlajóváhagyás kulcsfontosságú folyamat egy cég életében, hiszen a vállalat iránti bizalom nagyban függ attól, hogy időben fizeti-e ki a partnereit, alvállalkozóit. A számla útja azonban egy nagyobb szervezetnél igen hosszúra nyúlhat, ugyanis jellemzően 3-4 kézen is átmegy, mire kifizetésre kerül, ez pedig számos hibalehetőséget teremt.

Tipikusan a számlát elsőként a szolgáltatást, terméket igénylő osztály kapja meg, ahol az illetékes igazolja a teljesítést, majd innen a gazdaságiakhoz kerül, akik a számla kifizethetőségét vizsgálják meg (cashflow és formai szempontok figyelembe vételével). Ezen kívül a nagy értékű számlákra sok esetben a cégvezetőnek is rá kell bólintania, mielőtt a pénzügyi osztályra kerülnének, ahol megtörténik a kifizetés és a könyvelés.

Ez az összetett folyamat számos hibalehetőséget rejt. Sok esetben a kifizetés kicsúszik a határidőből, ami a bizalom megrendülése mellett a késedelmi kamatok miatt plusz költséget is jelenthet a vállalat számára. Ezen kívül az is előfordul, hogy egy számla elkeveredik vagy megrongálódik, ami jogi problémákat is felvet, hiszen a vállalatok 10 évig kötelesek a számviteli bizonylatokat megőrizni. Ennek elmulasztása akár 1 millió forintos bírság kiszabásához vezethet, január 1-jétől ugyanis ekkora összegig terjedő mulasztási bírsággal lehet sújtani azokat a vállalkozásokat, amelyek nem őrzik meg hiánytalanul a működésük során keletkező iratokat. Az iratmegőrzési kötelezettségek közül kiemelkedik a nyomdai úton előállított bizonylatok megőrzésének kötelezettsége, melynek elmulasztása esetén a szankció mértéke hiányzó számlánként, nyugtánként 500 ezer forintig is terjedhet. Az ellenőrzések során az adóhatóság a vállalkozásnál fellelhető bizonylatok és dokumentumok megfelelő, rendezett állapotban történő átadását várja el, akár több évre visszamenőleg keletkezett dokumentumok esetén is. Az ellenőrzések időtartamának elhúzódása, illetve az esetleges hiánypótlások elkerülése érdekében fontos a vállalatok számára az ügyletek során keletkező iratok, dokumentumok hiánytalan megőrzése, valamint azok gyors visszakereshetőségének biztosítása.

Egyszerű is lehet – számlajóváhagyás DMS rendszerrel

Az elektronikus dokumentumkezelés sok más előnye mellett a számlaengedélyezés folyamatát is jelentősen leegyszerűsíti, átláthatóvá teszi. A DMS rendszer bevezetésével ugyanis a papír alapú számla egyből a pénzügyi osztályra kerülhet, a jóváhagyási folyamathoz elegendő a dokumentumkezelő rendszerben rögzített elektronikus, szkennelt dokumentum. Ez különösen a több telephellyel rendelkező vállalatok dolgát könnyíti meg, hiszen így megszűnnek a földrajzi akadályok. Az engedélyezés pontosan nyomon követhető: a DMS rendszerben rögzíthető, hogy egy adott számla esetében kik a jóváhagyók, mik a határidők, pillanatok alatt visszakereshető a számla, és az is látható, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a jóváhagyást. További segítség, hogy a rendszerben nem csak magát a számlát látjuk, hanem a hozzá kapcsolódó megrendelőt, szerződést, illetve teljesítési igazolást is.

A papír alapú számla útjának lerövidítése a számla elvesztésének kockázatát is minimálisra csökkenti. Ráadásul a szabályozás már a hiteles elektronikus másolatot is elfogadja, így nem kell megőrizni a papír alapú számlát 10 évig, amely egyrészt megkönnyíti a jogszabályoknak való megfelelést, valamint költségmegtakarítást is jelent.

Még egy lépéssel előrébb – e-számla

Számos vállalat a hagyományos, papír alapú számláról már áttért az e-számla használatára, amely még egyszerűbbé teszi a számlakezelést. Az e-számlát például sokkal könnyebb rögzíteni, hiszen digitálisan tartalmazza az adatokat, így nincs szükség manuális bevitelre. Emellett egy jól működő rendszer esetén nem fordulhat elő, hogy egy e-számla elkeveredik, és nem kell papír alapon megőrizni a dokumentumokat, amely a kezeléssel, tárolással kapcsolatos költségeket is jelentősen csökkenti. Ugyanakkor az e-számlák nyilvántartásához, biztonságos kezeléséhez, valamint a jogszabályoknak való megfeleléshez elengedhetetlen egy hatékony dokumentumkezelő rendszer bevezetése.

Tovább az Információkéréshez...>>

Tovább az Iratkezelési képzésre...>>

További kapcsolódó tartalmak:

Napjainkra egyre több vállalat számára elkerülhetetlenné válik, hogy dokumentumait rendszerezze és tárolja, a számla és szerződés nyilvántartás átlátható és rendszerezett legyen.

Legtöbben a dokumentumkezelést egyszerűen az információ elektronikus úton történő iktatásának tekintik, azonban ez a terület ennél lényegesen összetettebb.A dokumentumkezelés olyan technológiákat, eszközöket és módszereket foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejártukat követően megsemmisítik dokumentumaikat, felügyelve azok teljes életciklusát.

Tulajdonképpen az intézményi, vállalati működés alapjait képező folyamatról van szó, hiszen nem nagyon tudunk olyan területet mondani, amelynek működése során ne keletkezne bármilyen dokumentum.

Mivel a 21. századra jelentősen kibővült az adathordozók köre, valamint a fontos iratok számos eltérő forrásból érkezhetnek, illetve a digitalizáció miatt a korábbi évekhez viszonyítva  a napi dokumentummennyiség többszöröse keletkezik, ezért a papír alapon történő dokumentumkezelés nehézkessé vált. A visszakeresés hosszú perceket vesz el az adminisztratív kollégák munkaidejéből és nem is biztos, hogy eredményre vezet…Többek között ezek az igények hívták életre a dokumentumkezelő szoftvereket (DMS- Document Management System). Segítségükkel jogosultságalapú hozzáférés biztosítható, könnyen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat (pl. rendezetté válik a szerződés és számla nyilvántartás, ikathatók az e-mailek), valamint lehetővé teszik a különböző működési területen (pl. pénzügy, HR, adminisztráció, stb.) és telephelyen dolgozók közötti hatékony és gyors kommunikációt, így segítve az átláthatóbb workflow-t.

A DMS ONE a dokumentumkezelés elkötelezett szakértőjeként megoldást kínál az adminisztrációval küzdő vállalatok és intézmények számára. A szoftverek használatával kimutatható hatékonyságnövekedés érhető el, a munkafolyamatok felgyorsulnak és nő az ügyfélelégedettség. DMA szolgáltatásunk (Document Management Analysis) pedig segítséget nyújt abban, hogy a szervezett igényeinek legmegfelelőbb dokumentumkezelési megoldás kerüljön kiválasztásra, hiszen az egyedi igények figyelembevétele nélkül nem várható el, hogy a kiválasztott iratkezelő szoftver a kívánt megtérülést hozza.

Ismerje meg a vállalata, intézménye dokumentumkezelésében rejlő lehetőségeket és tartalékokat! kérje DMA szolgáltatásunkat az alábbi linkre kattintva, mely március 15-ig ingyenes!

Tovább a dokumentumkezelési tanácsadásra...>>

További kapcsolódó tartalmak:

Miért éri meg az elektronikus dokumentumkezelés? A szoftverbevezetés költségének megtérülését (ROI – Return on Investement) nehéz számszerűsíteni, mert a workflow-ra és számos üzleti folyamatra is kihatással van, amelyek változásában egyszerre több tényező is szerepet játszik.

Legyen szó adminisztrációról (pl. számla és szerződés nyilvántartás, e-mail iktatás), ügyfélelégedettségről vagy éppen a cash-flow javításáról, kimutatható, hogy a papír alapú iktatás felett eljárt az idő, a jövő útja az elektronikus dokumentumkezelés.

Ismerje meg az elektronikus dokumentumkezelés előnyeit, tudja meg, hogyan érhet el mérleg szinten is kimutatható megtérülést a DMSone szoftverek segítségével!

Az alábbiakban összefoglalt előnyök, általában egy DMS rendszer bevezetését követően megjelenő változásokat írják le. Természetesen végezhetőek pontosabb kimutatások, ebben az esetben a dokumentumkezeléssel foglalkozó cég szakértője egy személyes felmérés során akár irattítpusonként is megvizsgálja  a cégnél jelenleg zajló iratkezelési folyamatokat. Mivel minden egyes cég más és más, ezért mindenképpen javasoljuk, hogy fontolja meg dokumentumkezelési audit igénybevételét, mielőtt az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése mellett dönt. Egy 50 felhasználó feletti rendszerbevezetés titka a megfelelő tervezés és a fokozatosság, így van lehetőség a szükséges környezeti változtatásokat is végrehajtani. A szoftver funkcionalitása mellett legalább hasonlóan fontos szempont az, hogy a választott rendszert forgalmazó cég rendelkezzen projektvezetői tapasztalattal, hiszen csak ez biztosítja, hogy a folyamatokat a maguk komplexitásában tudják megvizsgálni.

Tárgyiasuló megtérülés

Ha a dokumentumkezelés cégünknél már elektronikusan zajlik, az irodai dolgozók számából és bértömegéből számíthatunk bizonyos fajta megtérülést.

Átlagosan az irodai dolgozók 7,5 percet töltenek óránként iratok keresésével, kezelésével.  Egy megfelelően konfigurált dokumentumkezelő rendszer az iratok kezelésére fordított időt legalább 30 százalékkal hatékonyabbá teszi. Köszönhetően az egységes, elektronikus tárolásnak, az átlátható számla és szerződés nyilvántartásnak, az adminisztratív munkatársaknak nem kell értékes perceket a szükséges papírok előkeresésére pazarolnia. Így a kollégák tejes munkaidejének közel 5%-át tudjuk megspórolni.

Természetesen ezek átlag mutató számok, hiszen vannak kollégák, akik többet foglalkoznak iratok rendezésével (vannak akik kevesebbet), illetve van, hogy a vonatkozó dokumentum megtalálására mindenképpen hosszabb időt kell fordítani.

Ha megvizsgáljuk az irodai dolgozók költségét a fentiek alapján (a teljes bérköltség), akkor látható, hogy annak 5%-át a megtérülés oldalára írhatjuk, mivel szoftveres dokumentumkezelés esetén ezt a munkaidőt minden kolléga a fő feladatainak  végzésére tudja fordítani. Gondoljon csak bele, egy 20 fős irodai létszámnál mindez már egy újabb kolléga munkaidejét jelentheti…

Az iratok digitalizálásának nem csak az az eredménye, hogy munkatársai kevesebb időt töltenek az ügymenethez szükséges iratok előkeresésével, hanem az is, hogy fénymásolási, nyomtatási költségek is racionalizálódnak. Hogy miért? Köszönhetően az elektronikus dokumentumkezelésnek, minden irat egy helyen tárolódik, így nem kell többszörösen másolatot készíteni róluk. Különösen akkor érhető ez tetten, ha adott vállalat vagy cég működése azt kívánja meg, hogy egy-egy vonatkozó ügyet több kolléga is kezeljen. A számla és szerződés nyilvántartás átláthatóvá és egységes rendszer szerint szervezetté válik, az e-mailek iktatása is központilag történik, a rendszer pedig rögzít minden módosítást egy éppen használt irattal kapcsolatban.

Ne habozzon kérdezni! Tudjon meg többet arról, hogyan növelheti szervezete hatékonyságát! Forduljon bizalommal kollégánkhoz, aki egy személyes találkozó keretein belül részletesen megmutatja azokat a területeket, ahol az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével mérleg szinten kimutatható növekedést érhet el!

Tovább az auditkérésre...>>

Nem tárgyiasuló megtérülés

A számszerűsíthető adatokon túl egy iratkezelő rendszer bevezetése nem tárgyiasuló megtérüléssel is jár, hiszen hatására a munkavégzési szokások is megváltoznak.

• Javul a dolgozói komfortérzet (a dokumentumok közötti kapcsolat egyértelműen áttekinthetővé válik).
• A belső munkafegyelem növekedése (az iratok határidejének, állapotának és helyének nyomon követése, átlátható számla és szerződés nyilvántartás).
• A vezetői információk bővülése (pontos, lekérdezhető információk).
• Az ügyféldokumentáció pontosabb kezelése.
• Az adminisztrációs hibából elkövetett üzleti veszteség lehetőségének redukálása (egy beérkező teljesítési igazolás mindig pontosan kerül kiszámlázásra, hatósági ellenőrzésekkor az iratok időben és pontosan visszakereshetőek).
• Dokumentumok biztonságos kezelése (elektronikus és papír alapú iratok egységes kezelése, jogosultságpolitika).

Társadalmi felelősségvállalás

A CSR egyre jelentősebb szerepet játszik napjaink vállalati kommunikációjában. Ha az elektronikus dokumentumkezelés mellett dönt, biztos lehet benne, hogy környezettudatos döntést hoz, hiszen a csökkenő papírfelhasználás nem csak az irodaellátási költségeket csökkenti, hanem a bolygó jövője szempontjából is fontos. De gondoljuk tovább ezt a vonalat… Ha kevesebb papírt használ fel, akkor kevesebbet kell nyomtatnia, fénymásolnia, így jelentősen csökken a veszélyes hulladéknak minősülű tonerek felhasználása is. Az átlátható számla és szerződés nyilvántartásnak köszönhetően csökken az az idő, amit munkatársai az iratok előkeresésével töltenek, nem kell emiatt túlórázniuk, hosszabb távon a rezsiköltségek is redukálódnak, hiszen nem ég tovább a világítás, nem fogyasztanak áramot a számítógépek, stb.

Olvassa el cikkünket arról, hogyan támogatja az elektronikus dokumentumkezelés a fenntartható fejlődést, miközben hasznot is termel önnek!

Tovább a részletekért...>>

A dokumentumkezelő rendszer feladatai

Évi 10.000 irat felett már veszélyesnek mondhatjuk a vállalati dokumentumkezelést megfelelő EDMS (Elecronic Document Management System) nélkül. Napjainkban ugyanis a korábbi évekkel szemben sokkal több információs csatornából érkeznek felénk az iratok (posta, fax, e-mail, web). Egyre több adathordozót használunk ezek kezelésére, tárolására. Fontos, hogy időben vezessük be az egységes dokumentumkezelést!

Kérje szakértő kollégánk tanácsadását,  hogy egy személyes találkozó keretein belül választ adjon a felmerülő kérdésekre!

Tovább az auditkéréshez...>>

További kapcsolódó tartalmak:

Mit tett dokumentumainkkal a technológiai fejlődés? 10-15 éve elég volt a napi postánkat nyilvántartani, azonban napjainkban ügyelnünk kell a faxon, e-mailen, elektronikus adathordozón beérkező iratainkra is, mivel a dokumentumkezelés alapjaiban változott meg az elmúlt egy évtizedben.

A papírok, üzleti dokumentumok minden egyes cég, intézmény működésének alapját képezik. Ezért is fontos, hogy a számla és szerződés nyilvántartás, a céges dokumentumkezelés precíz legyen, hiszen nap mint nap adódhatnak olyan problémák, melyek megoldásához, tisztázásához elő kell keresni egy vonatkozó iratot, fontos dokumentumot.

Ezzel mindenki tisztában van, azonban az asztalunkon tornyosuló papírhalmokat sokszor nincs időnk rendezni, vagy csak nap végén, fáradtan tudjuk ezt megtenni, így könnyen fennáll annak lehetősége, hogy elfelejtünk valamit, vagy rossz helyre iktatjuk, fűzük le, stb.

Gondoljuk végig, milyen nehézségekkel szembesülünk, ha cégünknél még mindig a hagyományos módon, azaz papír alapon zajlik a dokumentumkezelés:

• a papírok, iratok rendezése, iktatása, nyilvántartásba vétele erőforráspazarló és időrabló,
• az információk nehezen kereshetők elő.
• Nem egyértelműen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat (pl. számla és szerződés nyilvántartás).
• Bizalmas dokumentumaink illetéktelenek kezébe kerülhetnek.
• Iktatóprogram használata nélkül fennáll a veszély, hogy fontos dokumentumainkat elveszítjük.
• A fontosabb bejövő iratok, ajánlatkérések, szerződések az évek során hosszú sorokat tömhetnek meg az irattartó szekrények polcain. A papírfelhasználás csökkentése nem csak a mi érdekünk, hiszen környezetünket is óvjuk vele.
  

Megoldás: elektronikus dokumentumkezelés (EDMS)

Tudta Ön, hogy a workflow-t is támogató elektronikus dokumentumkezelés révén akár 30%-kal csökkentheti az iratok előkeresésére fordított időt?

Tudjon meg többet arról, hogyan teheti könnyebbé és gyorsabbá az adminisztrációt az elektronikus dokumentumkezelés segítségével. Lépjen be egy olyan világba, ahol nincsenek többé átláthatatlan papírhalmok, hiszen a visszakeresés csak pár gombnyomást jelent, köszönhetően a rendezett számla és szerződés nyilvántartásnak a statisztikák és kimutatások gyorsan és pontosan, mindig naprakészen készíthetőek el. Mindezt egy olyan program segítségével, melynek felülete könnyedén átlátható, logikusan felépített, éppen ezért könnyen kezelhető!

További részletek...>>

Bővebb információt az alábbi érhetőségeken kérhet kollégánktól:

E-mail: info@dmsone.hu

Tel.: 1/371-11-28

További kapcsolódó tartalmak:

Gondoljunk csak bele, milyen lehetőségeket rejt magában ez a technológia: bárki, bárhol képes elérni az adatokat és dolgozni velük, esetleges meghibásodáskor nem vesznek el, hiszen a felhő „őrzi őket”.

Egy szervezet, cég működéséhez szükséges alkalmazássokkal sincs ez másképp, mert alapvető fontosságú, hogy a dokumentumkezelés átlátható legyen, az iratok, a számla és szerződés nyilvántartás a különböző szervezeti egységeknél dolgozóknak is elérhető kell, hogy legyen. Akár útközben is, vagy otthonról, hogy az ügymenet ne álljon meg. A használt programok (ERP, CMS, WorkFlow, DMS, stb.) zökkenőmentes „együttműködése” elkerülhetetlen: az integráció hiányának a hatékonyság látja kárát...Megéri ez?!

Napjainkban a legtöbb cég, vállalat már felismerte az üzleti folyamatok szabályozásnak, rendszerezésének a költségracionalizálásban rejlő fontosságát, így sokan döntöttek vállalatirányítási (ERP) vagy tartalomkezelő (CMS) rendszer bevezetése mellett. Annak érdekében azonban, hogy a vállalati működés hatékonyságát tovább növeljük, minden munkafolyamat optimalizálására szükség van, különös tekintettel az adminisztrációs területekre, hiszen papír, dokumentum minden egyes ügymenet során keletkezik. Ennek megoldásában segít az elektronikus dokumentumkezelés (EDMS, DMS). A bevezetést illetően azonban körültekintően kell eljárni, hiszen alapvető, hogy a választott DMS kompatibilis legyen a cégünknél használt egyéb rendszerekkel (ERP, BI, Mail server/ Mail kliens, különböző szakalkalmazások, CMS rendszerek, workflow, stb.)

Ismerje meg, hogyan járul hozzá az IT részleg hatékonyságnövekedéséhez az elektronikus dokumentumkezelés!

Tovább a részletekért...>>

De miért is fontos az integráció? Nézzünk néhány példát.

• Lehetővé teszi, hogy az ügyfeleknél használt szigetszerű rendszereket egységes infrastruktúrává kapcsoljuk össze.
• Egy adatot lehetőleg csak egyszer, egy rendszerbe kelljen rögzíteni (HR és időtakarékosság);
• Csökkenjen az adatbázis redundancia. Ne mutasson más értéket például a vállalatirányítási rendszer és a dokumentumkezelő rendszer egy adott projektről.
• Egyszerre lehessen nagy mennyiségű adatot feldolgozni, automatikusan.

A DMSone rendszerek a folyamatos fejlesztésnek köszönhetően immár számos más, az ügyintézés és a vállalati működés során használt alkalmazásba integrálhatók, használatukkal eredményesebbé és hatékonyabbá válik a munkavégzés (pl. egységes és átlátható számla és szerződés nyilvántartás), jelentős időmegtakarítás érhető el és nő az ügyfelek elégedettsége, mind a közszférában, mind az üzleti szektorban egyaránt. Íme, néhány kiemelt példa.

Vállalatirányítási rendszerek

SAP

SAP Business One: BX-DMSone add-on külön az SAP Business One-hoz kifejlesztve. Több mint 14 ponton illeszkedik a legelterjedtebb vállalatirányítási rendszerbe, segítségével a megszokott SAP felületen keresztül zajlik a dokumentumkezelés: néhány kattintással érhetők az iratok, dokumentumok, valamint az SAP Business One-ban keletkezett iratok automatikus tárolása is megvalósítható. Segítségével megoldható a központi dokumentumkezelés, különböző jogosultsági szintek állíthatók be, folyamatosan nyomon követhetők a határidők és a folyó ügyek állapotai.

(A termékkel kapcsolatos további információért kérjük, keresse kollégánkat!

Tovább a részletek a BX-DMSone-nal történ dokumentumkezelésről... >>)

All-in one: Egyedi integrációt biztosítunk szabványos csatoló felületen keresztül, melynek segítségével kétirányú adatkapcsolat valósítható meg a rendszerek között.

LIBRA

A DMSone Professional és Ultimate rendszerek integrálhatók a Libra 3s és 6i vállalatirányítási rendszerekkel. Mindkét oldalon webservice-es technológiával tudunk kapcsolatot teremteni. Az integráció különösen a számla és szerződés nyilvántartást könnyíti meg és teszi átláthatóbbá, hiszen kétirányú adatrögzítésre van lehetőségünk: az egyik rendszerben bevitt adatok automatikusan lehívhatók a másikból, de lehetőség van adatlekérdezésre és partnerszinkronizációra is, mindezt vonalkód technika támogatja. Az integrációnak köszönhetően átláthatóvá válik a dokumentumkezelés.

Outlook integráció

Napjainkban az üzleti dokumentumok jó része már elektronikusan, e-mailes formátumban, vagy e-mail csatolmányként érkezik. Tulajdonképpen üzleti folyamataink nagy része e csatornán keresztül zajlik. Érthető tehát, hogy számos ügyfelünk részéről merült fel az igény, hogy a használt levelező rendszerből, az Outlookból is lehessen iktatni. A dokumentumkezelés ilyen módjával jelentős időmegtakarítás érhető el. Alkalmazkodva ezekhez az igényekhez, felismerve ezek fontosságát készítettük el integrációnkat az Outlook-kal. A fejlesztésnek köszönhetően (a 2007-es és a 2010-es verziókban) egyszerűsödik a dokumentumkezelés. Az e-mail iktatás funkció segítségével automatikusan nyilvántartásba vehetők a saját címünkről kiküldésre kerülő e-emailek is. Mindezt a megszokott, egyszerű, átlátható DMSone felület segítségével.

Az Outlookban a felső menüsorban található Iktatás gombra kattintva nyilvántartásba vehetjük kiválasztott levelünket, a program a tárgyat automatikusan kitölti a levélből, a partnert pedig felismeri az e-mail címből. A megoldás segítségével gördülékenyebbé válik a dokumentumkezelés, átláthatóvá lesz a számla és szerződés nyilvántartás is, hiszen a 21. században a legtöbb hivatalos dokumentum már elektronikus formában érkezik. Az integrációnak köszönhetőn az e-mail-es megrendelések is könnyen és gyorsan nyilvántartásba vehetők, a fontos, visszakeresését megkönnyítő adatokkal indexelhetők, és elég csak egyszer, a levelező kliens segítségével bevinni az adatokat

Az integrációval kapcsolatos további kérdéseivel kérjük, forduljon kollégánkhoz az alábbi elérhetőségek valamelyikén:

E-mail: info@dmsone.hu

Tel: 1/371-11-28

Tartalomkezelő rendszerek

IBM File Net

A világ piacvezető felső kategóriás tartalomkezelő rendszerével történt integráció úgy támogatja a teljes dokumentumkezelés folyamatát, hogy kétirányú adatkapcsolatot tesz lehetővé a két rendszer között. Ennek következtében a DMSone dokumentumkezelőben rögzített adatok automatikusan átadásra kerülnek, valamint a File Netben tárolt image-ek elérhetők a dokumentumkezelő rendszeren felületén keresztül is.

Saperion

Szoftverünk képes kapcsolódni a Saperion rendszerhez, így lehetővé teszi az összetett eljárásokkal támogatott szkennelést. Emellett a szoftver támogatja az elektronikus aláírás használatát, megvalósítja az iratok teljes élettartamának nyomon követését az érkeztetésen, iktatáson át az elintézésig, így a dokumentumkezelés átláthatóvá és gördülékennyé válik.

Szakágazati alkalmazások

A DMSone ügyfelei között számos, a közszférához tartozó intézmény is megtalálható. A számukra kifejlesztett PE (Public Edition) jelzéssel ellátott alkalmazásaink képesek integrálódni számos szakágazati alkalmazással, így racionalizálva az adminisztrációs folyamatokat és a dokumentumkezelést.

Például:

• Ügyfélkapu (felhasználó autentikáció és viszontazonosítás, valamint automatikus érkeztetés a DMSone rendszeren keresztül),

• Diákigazolvány Információs Rendszer (oktatási intézmények diákigazolvány igénylésével kapcsolatos ügyintézés támogatása)
• Az Oktatási Hivatal Érettségi szoftverében, Közoktatási Információs Rendszerében valamint Tanköny Nyilvántartó Rendszerében keletkezett iratanyagok automatikus iktatása,
• CompLex : az integrációnak köszönhetően a DMSone szoftver felületéről néhány kattintással, egyszerűen érhetők el a közintézmények által használt nyomtatványok, űrlapok valamint a hatósági munkához szükséges iratminták és jogszabályok.
• Önkadó: az önkormányzatok átlal használt Önkadó szoftverben keletkezett iratok automatikus iktatását teszi lehetővé.

(A közfeladatot ellát szervek működését támogató integrációkról bővebb információt kollégánktól kérhet az alábbi elérhetőségeken:

E-mail: info@dmsone.hu

Tel:1/371-11-28

Műszaki specifikáció

A DMSone dokumentumkezelő rendszerek vékonykliens alkalmazások, böngésző programot használnak futtatási környezetként. Technikai paramétereikből adódóan nagyméretű rendszereknél is alacsony szintű hardverigény jellemzi őket. Nincs szükség a rendszer kliens oldali telepítésére (amennyiben szoftveres követelményekben meghatározott paraméterekkel rendelkezik a kliensgép). Kiválóan alkalmazhatók akár vegyes hálózati kliens-környezetben is. Mivel minden adat és információ a kiszolgálón tárolódik, egy megfelelő jogosultságpolitika felállításával nagyon magas fokú adatbiztonság érhető el.

A rendszerek fejlesztése nyílt szabványokon alapuló technológiával történik, szabványos SQL adatbázis kezelő rendszerek szolgálnak alapjául. Mindez jelentős biztonságot nyújt a későbbi továbbfejlesztést, valamint a kompatibilitási kérdéseket illetően és lehetővé teszi az adatok későbbi, bármilyen célú konvertálását.

További kérdéseivel, észrevételeivel kérjük, forduljon kollégánkhoz az info@dmsone.hu email címen!

További kapcsolódó tartalmak:

A 21. század egyik legfontosabb célkitűzése a papírmentes iroda megvalósítása. Elengedhetetlen tehát, hogy a dokumentumkezelés mind inkább elektronikus úton történjen. Ez érinti a már meglévő iratokat (pl. számla és szerződés nyilvántartás, pályázati dokumentáció, stb.), de így kell eljárni az újonnan beérkező, keletkező dokumentumokkal is. Számtalan esetben előfordul az is, hogy egy-egy szerződésre, megrendelőre már az üzleti tárgyalás során szükség van digitálisan. Például azért, hogy azonnal elküldhető legyen a cég központjába, ahol nyilvántartásba vételével már el is indulhat adott munkafolyamat, nem kell várni a postára.

Canon P-150

Ilyen esetekben jelentenek nagy segítséget a mobil szkennerek, melyek közül kiemelendő a Canon újdonsága, a P-150 készülék. Külső méretei nem haladják meg a 42 x 282 x 98mm-t, ennek ellenére igen nagy tudással és teljesítménnyel bír a piacon jelen lévő többi, hasonló jellegű készülékkel összehasonlítva. Mondhatni, elfér az ember kezében, hiszen kisebb egy noteszgépnél is.  Korábban elképzelhetetlen volt, hogy egy ekkora eszköz a Canon P-150 által nyújtott minőséggel digitalizálja a különböző méretű dokumentumokat. Nincs még egy lapolvasó, ami ilyen jól elférne az aktatáskában vagy laptop táskában. Kimondottan hasznos társ: hordozhatósága révén jelentősen meggyorsítja az üzleti folyamatokat. Elengedhetetlen sokat utazó üzletemberek számára.

USB alapon működtethető, így még hálózati adaptert sem kell hozzá. Nincs szükség telepítőre, egyéb programok illesztésére, csak egyszerűen csatlakoztassuk laptopunkat és a P-150 készüléket, majd indítsuk el a beolvasást. A szkenner segítségével jelentős idő takarítható meg, hiszen még kétoldalas dokumentumok esetében is akár 15 lap/perc sebességgel dolgozik, s tovább könnyíti dolgunk a 20 lapos automata dokumentumadagoló.

A kis, fekete készülék nem csak hogy elegáns, de gond nélkül szkennel névjegyeket, sőt, a gyűrött papírok se jelentenek neki gondot. Mindezt kiváló minőségben, köszönhetően a 600 dpi felbontású érzékelőnek és a széles körű képfeldolgozási funkcióknak (pl. automatikus színfelismerés, oldalméret-felismerés, stb.). Elmondható, hogy a P-150 a legkompaktabb hordozható A4-es lapolvasó a kategóriájában.

A DMS ONE a dokumentumkezelés elkötelezett szakértőjeként, a Canon Hungária partnereként elsődleges szempontnak tartja, hogy az innovatív gondolkodás megbízhatósággal és magas minőséggel párosuljon. Ezért ajánlottuk a fenti készüléket az MTA Kémiai Kutatóközpontja számára a dokumentumkezelés hatékonyabbá tétele érdekében, amely intézmény a  szkennert azóta is elégedetten használja, hiszen jelentősen gyorsítja a munkafolyamatokat, köszönhetően többek között az átlátható számla és szerződés nyilvántartásnak, az egységes iktatásnak.

Szkennelés rendezett dokumentumkezelés nélkül?

Gondoljuk tovább kicsit a dolgot. Mit ér, ha könnyen és gyorsan beszkennelhetők a fontos dokumentumok, viszont a rendezett tárolásuk, nyilvántartásuk nincs megoldva? Mennyire lassítja üzleti folyamatokat, ha szerződések, számlák, egyéb igazoló papírok nehezen kereshetők vissza, vagy az egy ügyhöz tartozó iratok nem láthatók együtt?  Könnyen beismerhető, mekkora veszélyt rejt ez magában. Egy megbízható dokumentumkezelő szoftverrel azonban sikerrel lehetünk úrrá a problémán.

A megoldás

Az elektronikus dokumentumkezelés, vagyis iratkezelő szoftver beszerzése. A DMS ONE termékek olyan iparágfüggetlen és profitábilis megoldást jelenetnek, melyekkel akár 30%-kal csökkenthető az adminisztrációra fordított idő. Használatukkal kimutatható hatékonyságnövekedés érhető el, akár közfeladatot ellátó szervről, akár KKV-ról, vagy éppen multinacionális nagyvállalatról van szó. A DMS ONE iratkezelő szoftverek magas fokon integrálhatók más irodai és vállalati alkalmazásokkal (pl. Outlook, SAP, IBM FileNet), de a közintézmények működéséhez szükséges programokkal  is zökkenőmentesen működnek együtt (pl. Ügyfélkapu, Önkadó, stb.). Támogatják a  vonalkódos és tömeges szkennelést.  Alacsony hardverigényüknek köszönhetően még egy irodai alapkonfiguráción is megfelelő teljesítményt nyújtanak, így bevezetésük további hardverberuházást nem igényel. Használatukhoz kliens oldalon telepítésre nincs szükség, elegendő egy internetböngésző.

A  netTeam-DMSone Zrt. több mint tízéves tapasztalattal rendelkezik a dokumentumkezelés területén, ez garantálja a termékek magas színvonalát és megbízhatóságát. A több mint 3500 megvalósult implementáció bizonyítja, hogy az Európa szerte ismert DMS ONE szoftverek egyet jelentenek a jó választással.

Tudjon meg többet termékeinkről, kérje kedvezményes Dokumentumkezelés Auditunkat, hogy kollégánk egy személyes találkozó keretén belül segítsen kiválasztani az Ön és szervezete számára legmegfelelőbb rendszert.

Tovább a Dokumentumkezelés Auditra...>>

Amennyiben a készülék felkeltette érdeklődését, keresse kollégánkat az "Információkérés" gombra kattintva.

Tovább az információkérésre…>>

A P-150 típusú mobil szkennerről részletes leírást a Canon Hungária oldalán talál.

Tovább a Canon Hungária oldalára...>>

További kapcsolódó tartalmak: