A DMS One rendszer ügyfélszolgálatokat támogató funkcióját az egyik nagy közműszolgáltató vállalat kérésére, a napi gyakorlatban nehezen működő folyamatok támogatására fejlesztettük ki. Egyetlen felületen teszi lehetővé a teljes folyamat intézését, és teljes mértékben elkerülhetővé teszi a papíralapú dokumentumok használatát.
● Az ügyfelek elégedetlenek, mert nem elég gyors az ügyintézés;
● a papír alapon köröztetett beadványok időnként elkallódnak;
● előfordul, hogy kifutunk a törvényben meghatározott válaszadási határidőből;
● esetenként az ÁSZF szerinti garantált szolgáltatási időt is nehéz tartani;
● nem mindig egyértelmű, ki foglalkozik egy adott üggyel;
● az e-mailek kategorizálása lehetetlen, elveszünk az elektronikus levelek között;
● a kollégák egymást kérdezgetik a beérkezett ügyekről;
● elvesznek az iratok, beadványok a közös mapparendszerekben.
A szoftver egy útra tereli az ügyfélszolgálatot érintő, de különböző csatornákon érkező megkereséseket. Így egy kosárba kerülnek a cégkapun, az e-mailen, a postán vagy a személyes megkeresés útján képződő beadványok.
Külön menüpontban tünteti fel a még érintetlen megkereséseket, a feladat típusa szerint már kategorizáltakat, illetve azokat, amelyeket egy munkatárs a saját számára megoldandó feladatként már megnyitott.
A másik csoportosítási szempont a megkeresés tárgya, témája. Ezt mérlegelve az ügyintéző előre definiált fő és alkategóriákba sorolja az ügyet, meghatározva az elvégzendő feladattípust. Így jönnek létre és válnak külön kezelhetővé az egyes feladatkosarak.
Bizonyos ügyek megválaszolása vezetői jóváhagyást igényel. Az ügyfélszolgálati munkatárs által elkészített válasz jóváhagyási folyamatát vezérli a rendszer. A jóváhagyási folyamatban résztvevők megjegyzésekkel segíthetik a munkát vagy saját hatáskörben kiküldheti azt.
A rendszer képes a tárolt sablonok és adatok felhasználásával válaszlevelet generálni az ügyfelek számára. A választervezetet az esetek túlnyomó többségében nem is kell korrigálni, azonnal készen áll a kiküldésre.
Jogosultság szerint meghatározható, hogy melyik ügyintéző melyik feladatkosárból vehet át intézendő ügyet. Jogosultság szerint az is vezérelhető, hogy az adott ügyintézőnek jóváhagyásra kell-e küldenie a válaszlevelet, vagy saját hatáskörben kiküldheti azt.
A rendszer biztosítja továbbá, hogy az ügyfélszolgálati munkatársak egymás között delegáljanak feladatokat. A feladatkategóriák közötti váltás is elvégezhető, az ügyek módosíthatók. A tévesen címzett feladatok visszaadhatók a feladatkosárba. A kimenő levélsablonok feladatkategóriák szerint csoportosíthatók. A levelek szerkeszthetők a szoftver belső felületéről.
Kérjen ajánlatot vagy ingyenes konzultációt szaktanácsadónkkal!
A folyamatokkal kapcsolatos munkavégzés és a dokumentumokba foglalt adatok is képezhetnek olyan strukturált adatbázisokat a DMS One rendszerben, ami riportálható. Grafikonok, kimutatásokat készíthetők az ügytípusokról, a feladatkosarakról vagy akár az ügyfélszolgálati munkavégzésről is. Ez a lehetőség nagy mértékben támogatja a vezetőket a folyamatok optimalizálásában, a legjobb ügyfélémény és a legtakarékosabb működés elérésében.
Több mint 20 éve fejlesztjük rendszereinket, szakértőként követjük a digitális transzformáció napról napra megjelenő megoldásait. Lépést tartunk a rohamos fejlődéssel és erre
ösztönözzük ügyfeleinket is. Ebben a munkában minden támogatást (support, tudástár, online oktatások, csoportos szemináriumok, közös tervezés, egyedi fejlesztések) megadunk számukra, mert meggyőződésünk, hogy csak kompetens és magabiztos résztvevőként fordíthatják javukra a digitalizációt.
Büszkék vagyunk arra, hogy ilyen egyedi összetételű és magas minőségű szakértői támogatásban csak azok részesülhetnek, akik a DMS One-t választják.
Év tapasztalat
A dinamikusan változó szervezeti és jogszabályi környezethez rugalmasan alkalmazkodunk: stabil szoftverünkkel az előírásoknak való megfelelést prioritásként kezeljük.
Integrációs lehetőség
Szoftverünket több mint 70 különböző rendszerrel integráltuk már, köztük ügyviteli, pénzügyi rendszerekkel, irodai alkalmazásokkal.
Ügyfél
Ismerjük a vállalatok és az egyes iparágak problémáit. A legkülönfélébb szervezetekbe vezettük már be szoftvereinket, így az Ön vállalata sem jelenthet problémát.
Kezelt dokumentum
Utat mutatunk a digitális átalakulásban! 25 ezer felhasználónk több mint 50 millió dokumentumot kezel évente szoftvereinkkel.
