Blog

Iratkezelési szabályzat elkészítése

Önnek is gondot okoz az iratok biztonságos és jogszerű kezelése vagy a régebbi dokumentumok visszakeresése? Az iratkezelési szabályzat összeállítása segít átláthatóvá tenni a dokumentumok kezelését.

Mit tartalmaz az iratkezelési szabályzat?

Az iratkezelési szabályzat egy-egy vállalat vagy szervezet működése során keletkezett dokumentumok kezelésére irányuló szabályokat és azok módszertanát, valamint a kapcsolódó feladat- és hatásköröket foglalja össze.

Iratkezelési szabályzat készítés

Iratkezelési szabályzat készítés

Az iratkezelési szabályzat:

  • szabályozza a dokumentumok biztonságos őrzésének és tárolásának módját, így biztosítja a bizalmas információk megfelelő kezelését,
  • leírja a különböző dokumentumok, így például a számlák és szerződések nyilvántartásának és rendszerezésének módját, így azok könnyen visszakereshetőek lesznek, és gyorsul a napi munkavégzés,
  • szabályozza a dokumentumok segédletekkel való ellátását,
  • leírja, hogy az egyes dokumentumok megsemmisítésének, leselejtezésének mik a feltételei,
  • szabályozza az archiválás folyamatát,
  • és leírja a dokumentumok irattárazásának menetét.

Miért van szükség iratkezelési szabályzatra?

  • Csökkenti az irodavezetőkre és cégvezetőkre háruló adminisztrációs terheket.
  • Biztosítja a bejövő és kimenő dokumentumok (számlák, szerződések stb.) útjának nyomon követését, így egyetlen szerződés vagy számla sem tűnhet el.
  • Leegyszerűsíti és felgyorsítja a dokumentumok visszakeresését.
  • Felgyorsítja az ügymenetet, az így felszabadult időt a munkatársak a profittermelő tevékenységre fordíthatják.
  • Segít betartani az adminisztrációs határidőket.
  • Útmutatásként szolgál a munkatársak számára az egységes irat- és dokumentumkezeléshez való igazodást illetően.
  • Átláthatóbbá teszi a szervezet működését, így segíti a minőségbiztosítási tanúsítványok megszerzését.

Vegye fel velünk a kapcsolatot!

Ha még nem rendelkezik iratkezelési szabályzattal, vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal, akik segítenek elkészíteni Önnek szervezete működésére szabott iratkezelési szabályzatát!

Amennyiben iratkezelési sablonra lenne szüksége, kattintson ide!

Az államigazgatásban speciális feltételeknek kell megfelelnie az iratkezelési szabályzatnak, ennek megismeréséhez kattintson ide!