Fontos, hogy az elektronikus dokumentummenedzsment és a papíralapú dokumentumok kezelése egyaránt figyelmet kapjanak, illetve az előbbi esetén milyen lényegi szempontokra fókuszáljunk

Az információs társadalom jelentősen átalakította és átfogalmazta az állam és a köz kapcsolatát, hiszen a digitalizáció erre is kiterjedt, a kulcsszó a bevonás és a felhatalmazás lett – immár online módon, a lehető legkisebb reakcióidővel és a legnagyobb hatékonysággal.

Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetését mindenképpen –közép-, vagy hosszú távú ugyan, de- befektetésnek kell tekinteni. Olyan területről van szó, melyet nem elsősorban informatikai-, vagy iratkezelés szakmai kérdésnek érdemes tekinteni, hanem stratégiai döntésnek. Az alább kibontott szempontok, függetlenül a szervezet méretétől, helytállóak, s ha végiggondolja őket, segítenek meghozni a workflow egészét befolyásoló beszerzési döntést.

Könnyen belátható, hogy napjainkban az üzleti kommunikáció fő eszköze az e-mail lett, szinte teljesen kiszorítva, átvéve a papír alapú dokumentumok helyét. Az információs társadalom világában bizonyító erővel bír egy elektronikus levél, hiszen például egy munka megrendelésekor is email-es megrendelőt küldünk, akár egy papír alapú, de beszkennelt formmal együtt.

A törvény csak a közfeladatokat ellátó szervezeteknek írja elő a tanúsított dokumentumkezelő szoftverek használatát. A törvényalkotó az áttekinthetőség, hatékonyság és racionalitás elvét követte mikor ezeket intézményei számára kötelezővé tette. Vajon nem ez a célja egy vállalkozásnak is? Kezdetben egy számológép, egy iratmegsemmisítő és az írógépek különböző generációi adták meg az irodai munka színvonalát