Napjainkra egyre több vállalat számára elkerülhetetlenné válik, hogy dokumentumait rendszerezze és tárolja, a számla és szerződés nyilvántartás átlátható és rendszerezett legyen.

Legtöbben a dokumentumkezelést egyszerűen az információ elektronikus úton történő iktatásának tekintik, azonban ez a terület ennél lényegesen összetettebb.A dokumentumkezelés olyan technológiákat, eszközöket és módszereket foglal magában, amelyekkel a szervezetek létrehozzák, kezelik, tárolják, keresik, továbbítják, végül lejártukat követően megsemmisítik dokumentumaikat, felügyelve azok teljes életciklusát.

Tulajdonképpen az intézményi, vállalati működés alapjait képező folyamatról van szó, hiszen nem nagyon tudunk olyan területet mondani, amelynek működése során ne keletkezne bármilyen dokumentum.

Mivel a 21. századra jelentősen kibővült az adathordozók köre, valamint a fontos iratok számos eltérő forrásból érkezhetnek, illetve a digitalizáció miatt a korábbi évekhez viszonyítva  a napi dokumentummennyiség többszöröse keletkezik, ezért a papír alapon történő dokumentumkezelés nehézkessé vált. A visszakeresés hosszú perceket vesz el az adminisztratív kollégák munkaidejéből és nem is biztos, hogy eredményre vezet…Többek között ezek az igények hívták életre a dokumentumkezelő szoftvereket (DMS- Document Management System). Segítségükkel jogosultságalapú hozzáférés biztosítható, könnyen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat (pl. rendezetté válik a szerződés és számla nyilvántartás, ikathatók az e-mailek), valamint lehetővé teszik a különböző működési területen (pl. pénzügy, HR, adminisztráció, stb.) és telephelyen dolgozók közötti hatékony és gyors kommunikációt, így segítve az átláthatóbb workflow-t.

A DMS ONE a dokumentumkezelés elkötelezett szakértőjeként megoldást kínál az adminisztrációval küzdő vállalatok és intézmények számára. A szoftverek használatával kimutatható hatékonyságnövekedés érhető el, a munkafolyamatok felgyorsulnak és nő az ügyfélelégedettség. DMA szolgáltatásunk (Document Management Analysis) pedig segítséget nyújt abban, hogy a szervezett igényeinek legmegfelelőbb dokumentumkezelési megoldás kerüljön kiválasztásra, hiszen az egyedi igények figyelembevétele nélkül nem várható el, hogy a kiválasztott iratkezelő szoftver a kívánt megtérülést hozza.

Ismerje meg a vállalata, intézménye dokumentumkezelésében rejlő lehetőségeket és tartalékokat! kérje DMA szolgáltatásunkat az alábbi linkre kattintva, mely március 15-ig ingyenes!

Tovább a dokumentumkezelési tanácsadásra...>>

További kapcsolódó tartalmak: