Bár dokumentumkezelés alatt manapság egyre inkább az elektronikus dokumentumkezelést szokás érteni, a papír alapú iratok menedzselése is e területhez tartozik.

Egyes felmérések szerint napjainkban a rendelkezésünkre álló információknak kevesebb, mint a 20 százalékát tároljuk - valamilyen adatbázisban vagy szervezett táblázatban - strukturáltan, valamint több mint 80 százalék rendezetlen formában található csak meg.

(Forrás: Piac és Profit)

Az elektronikus dokumentumkezelésre váró hatalmas feladat ezt az irdatlan nagy tömegű strukturálatlan információhalmazt szervezett formába átrendezni. Ám a korábbi jóslatok ellenére még mindig csak álom a papírmentes iroda. De az egyre növekvő számú dokumentum kezelése, archiválása olyan rendszerek kifejlesztését hozta, amelyek nagymértékben leegyszerűsítik az adminisztratív feladatokat, hatékonyabbá teszik a munkát, és nem utolsósorban megakadályozzák, hogy elvesszenek számlák és más fontos iratok, papírok.

Még sok a papír

A mindennapi munkában használatos szerződésektől a törvényi előírásoknak megfelelően évekig őrzött iratokig terjedő „papírskála" sokféle tárolási, rendszerezési feladatot ró a cégekre, melyek elvégzése számottevő időt és költséget jelent. Bár kétségtelen, hogy a papír alapú dokumentumok kezelése lassacskán háttérbe szorul a számítógépes megoldással szemben - köszönhetően többek között az elektronikus cégeljárás bevezetésének vagy az alacsonyabb járulékos költségeknek -, de ezek az iratok még mindig nem elhanyagolható részét képezik egy szervezet kommunikációjának.

A szolgáltatók a papír alapú dokumentumokat havi fix összegért tárolják, emellett az egyes iratok bekéréséért számolnak fel különdíjat. (….) A teljes költség tehát attól is függ, hogy milyen gyakran és milyen sürgősen van szükség rájuk. A hozzáférés - az irat eljuttatása a szolgáltató cég raktárából az ügyfél íróasztalára - ára a megrendelés sürgősségétől függően is változik, igény esetén akár két órára is csökkenthető az alapvetőnek tekinthető huszonnégy órás határidő.

Elektronikusan olcsóbb, gyorsabb

Hosszú távon ennél olcsóbb, egyszerűbb és sokkal inkább környezetbarát megoldás az elektronikus dokumentumkezelés, ami nemcsak azt jelenti, hogy a hagyományos - papír alapú, hang-, video- stb. - dokumentumokat digitalizáljuk és digitális formában tároljuk, hanem ezek átszervezését is.

A kizárólag elektronikus formában tárolt dokumentumok körét természetesen a törvények határozzák meg, de a kötelezően papíron tárolt iratokról is készülhet elektronikus másolat, ami a mindennapi munkát nagyban megkönnyítheti. Emellett a digitális iratokhoz akár több, megfelelő jogosultsággal rendelkező alkalmazott is hozzáférhet szállítási költségek nélkül, de a digitális rendszerezés azt is lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat bekapcsolják a folyamatmenedzsment-rendszerbe, így bonyolultabb lekérdezéseket is futtathatóvá téve (…) A dokumentumkezelés ugyanis a beszkennelt dokumentumok menedzselésén kívül felöleli az egész életciklust, az elkészítéstől a verziókövetésig.

Az elektronikus dokumentummenedzsment a másik oldalról a többféle feladatot ellátó kollégák munkáját is egyszerűbbé és átláthatóbbá teszi, így fokozza a működés hatékonyságát.

Aktívból digitális

Az üzleti sikerhez elengedhetetlen az úgynevezett aktív - vagyis gyakran használt -, akár papír alapú dokumentumokhoz való gyors és megbízható hozzáférés. (…)  Ezek speciális tárolásával is gyorsítható a munkafolyamat, de eredményes lehet az iratok digitalizálása is: így bizonyos papír alapú iratok az aktív kategóriából az inaktívba sorolódhatnak, mert az eredetikre csak esetleges hivatalos ellenőrzések során lehet szükség, a napi munkához elegendő ezek elektronikus változata is.

A dokumentumkezeléssel foglalkozó cégek többsége vállalja az iratok szkennelését is, így ezek elektronikus formában is hozzáférhetővé válnak. Az elektronikusan, távoli helyen tárolt adatokhoz való hozzáférés folyamatosan, a nap huszonnégy órájában lehetséges, hiszen az ügyfél ez esetben a szolgáltató beavatkozása nélkül, önállóan lekérhet bármit, amire éppen szüksége van. Egy átlagos kkv-nak, ha a digitális dokumentumok kezelését is külső szolgáltatóra kívánja bízni, a belépés és az esetleges szkennelés egyszeri díja után havonta 10 ezer forint körüli fix összeggel kell számolnia. (…)

Ennél gyakoribb megoldás azonban a saját dokumentumkezelő rendszer bevezetése.

Előre tervezni a sikerért

A dokumentummenedzsment külön munkafolyamatként történő kezelése sokáig a nagyvállalatok privilégiuma volt, pedig a kisebb cégek esetében éppúgy megvan a létjogosultsága. (…) A dokumentumkezelő használatával az iratok és az adatok ugyanúgy azonnal hozzáférhetők, a kevesebb papír felhasználásával viszont költséghatékonyabb lesz a működés.

Előzetes felmérésre azonban feltétlenül szükség van: mivel nem tisztán informatikai, sokkal inkább stratégiai jellegű projektről van szó, dokumentumkezelő rendszer bevezetését feltétlenül szakszerű előkészítésnek kell megelőznie (...) Ahhoz, hogy valóban sikeresen működjön a rendszer, előre kell látni, hogy az ügyfél milyen feladatok, problémák megoldását várja. Az előzetes kérdések megválaszolásában tanácsadók segíthetnek, akik adott esetben akár hónapokat tölthetnek a megrendelő cégnél, feltérképezve az állapotokat és lehetőségeket. Az ez alapján elkészülő folyamattérkép segít a megfelelő rendszer kialakításában.

Fontos az is, hogy a munkatársak kellőképpen motiváltak legyenek a változásra, és elkötelezettek a kevesebb papír használata iránt. Megfelelő tájékoztatásuk, képzésük, a folyamatos kommunikáció elengedhetetlen a célok eléréséhez.(…) Szakemberek a költségkímélő „train the trainer" megoldást javasolják, amikor a szállító csak a „kulcsfelhasználókat" képezi ki a vállalatnál, akik aztán továbbadják tudásukat a többieknek.

A bevezetés költsége és időtartama erősen függ a megrendelő cég méretétől, igényeinek bonyolultságától. (…) Kkv-k esetében átlagosan hat-kilenc hónap lehet a bevezetés, általános összeget mondani azonban szinte lehetetlen, de a tervezés és előkészítés fázisában már előzetesen láthatók a nagyságrendi költségek. Annyi bizonyos, hogy többmilliós tételekről van szó, a befektetés várható megtérülése azonban sikeres projekt esetén igen kedvező.

A megoldás? DMSone dokumentumkezelő rendszer!

A DMSone dokumentumkezelő szoftverek iparágfüggetlen, profitábilis megoldások, melyek mind a közszféra, mind pedig a vállalati szektor igényeit kiszolgálják. Felületük áttekinthető, kezelésük egy oktatást követően készségszinten elsajátítható. A különböző jogosultsági szinteknek és az indexelésnek köszönhetően precíz és pontos állapotfigyelést, valamint határidő nyomon követést tesznek lehetővé. Az autocomplete funkciónak köszönhetően az adatrögzítés könnyebbé válik, hiszen a korábban már felvitt adatokat a rendszer automatikusan felkínálja. A dokumentumokhoz rögzíthető számos adatnak köszönhetően a visszakeresés is gyors és könnyű, a statisztikák és kimutatások elkészítése egyszerű. A rendszer támogatja a szkennelt dokumentumok nyilvántartásba vételét, az OCR funkciók segítségével (automatikus karakterfelismerés) keresni is lehet azok tartalmában, de zökkenőmentesen lehetőséget biztosít az e-mailek iktatására is. Nagyfokú testreszabhatóságának és a folyamatos integrációknak köszönhetően problémamentesen illeszkedik a különböző vállalatirányítási rendszerekhez (SAP, LIBRA), tartalomkezelő rendszerekhez (IBM File Net), de számos, a közszféra működéséhez szükséges alkalmazással is kompatibilis (pl. Ügyfélkapu, Önkadó, Közoktatási Információs Rendszer, CompLex Jogtár).

Több mint 3500 implementáció bizonyítja, hogy a DMSone rendszerek bevezetése jó döntés jelent a dokumentumkezelés terén.

Bizonyosodjon meg róla saját maga, kérje demonkat vagy webes bemutatónkat!

Tovább a demokéréshez...>>

Tovább a webes bemutatókéréshez...>

További kapcsolódó tartalmak: