Minden egyes cég, vállalat életében a legfontosabb cél a bevételnövekedés és ezzel együtt a költségracionalizálás, így a komplex vállalatirányítási rendszerek bevezetése elkerülhetetlenné vált, vagy válik. Azonban egy ERP alkalmazással megfelelően csak a tervezési és gazdasági folyamatok optimalizálhatók, a workflow egyéb területei (pl. adminisztráció, munka- és személyügy) nem, vagy csak nagyon nehezen.

A teljes folyamatmenedzsmentnek azonban ezek is meghatározó részeit képezik, s a szervezet zökkenőmentes és hatékony működése érdekében ezek javítása, összehangolása is elengedhetetlenül szükséges.  De hogyan is valósítható meg mindez? Az alapok mindenütt ugyanazok, hiszen valamennyi cég működésének alapját a különböző dokumentumok, iratok képezik. Ahhoz, hogy az eltérő területek hatékonyan tudjanak egymással együttműködni, a határidők pontosan betarthatók legyenek, a cash flow pontosan tervezhető legyen az szükséges, hogy a tárolt adatok könnyen, gyorsan elérhetőek legyenek a jogosultak számára, a pontos kimutatások készítése szinte azonnal történjen.  Különösen fontos ez, ha például a pályázati elszámolásokra gondolunk, hiszen legtöbb szervezet a tervezett fejlesztéseket csak uniós segítséggel tudja megvalósítani, így egy elszámolás vagy esetleges ellenőrzés esetén létfontosságú, hogy minden vonatkozó számla, szerződés, üzleti adat egy helyen, könnyen elérhető legyen.  Kiemelkedően fontos az iratok átlátható és precíz rendszerben való kezelése minőségirányítás rendszer (ISO) tervezett bevezetése vagy éppen működtetése esetén, hiszen az évente lezajló auditoknál fel kell tudni mutatni a munkafolyamatok dokumentumait.

Önálló szakterület

Mindezek fényében nem meglepő, hogy a DMS, azaz az elektronikus dokumentumkezelés a közelmúltban önálló szakterületté nőtte ki magát, ha úgy tetszik, külön iparágat képez. Kimutatható ugyanis, hogy a DMS rendszereket fejlesztő és értékesítő cégek a válság ellenére  30-40 %-os hatékonyságnövekedést értek el, így a válság ellenére is jól prosperáló vállalatokról beszélhetünk.  Ennek oka többek között az, hogy egy DMS rendszer bevezetése versenyelőnyhöz juttatja a vállalatokat, mivel a digitalizált iratkezelés még annyira nem ismert terület. A helyzet hasonló, mint pár évvel ezelőtt az ERP rendszerek elterjedésekor: amely cég felismerte a vállalatirányítási rendszerekben rejlő potenciált és a bevezetése mellett döntött, a piac többi szereplőjével szemben hamarabb és gyorsabban tudott reagálni a felmerülő belső és külső igényekre, így az adott működési szegmensben megelőzte a konkurenciát.

„De hát nekünk kevés a pénzünk…!”

„Mi kis vállalkozás vagyunk, nincs pénzünk vállalatirányítási rendszer bevezetésére”– hangzik sokszor a teljesen észszerű(nek tűnő) érv. Azonban, ha tényleg minőségi szolgáltatást és terméket kívánunk kínálni ügyfeleinknek, partnereinknek, elengedhetetlen, hogy nyilvántartási rendszerünket, dokumentumkezelésünket rendezetté, könnyen áttekinthetővé tegyük, hiszen a működéshez szükséges dokumentumokra, számlákra, iratokra bármikor szükség lehet. Könnyen belátható, hogy a hatékony működés érdekében szükséges, hogy a cégünkben zajló valamennyi munkafolyamatot kontroll alá vonjuk. Ezt pedig csak úgy lehet, ha mindegyikben megtaláljuk a közös pontot. Nem más ez, mint az ügymenet során keletkezett dokumentumok iktatása, hiszen nincs olyan működési terület, melynél ne keletkezni dokumentum.

Miért is fontos, hogy iratkezelő szoftvert alkalmazzunk?

Egyrészt azért, mert a web 2.0 korában már minden digitalizálva zajlik. Gondoljunk csak az elektronikus ügyintézésre vagy éppen az elektronikus számlázásra és aláírásra. Ezek egyre elterjedtebbek lesznek, s egyre inkább túlsúlyba kerülnek. Elkerülhetetlen tehát, hogy a cégünk működése során keletkező dokumentumainkat is digitalizáljuk, hiszen máskülönben nem tudunk lépést tartani a 21. század technológiai kihívásaival, s úgy járunk, mint azok, akik ragaszkodtak a petróleum lámpához, amikor már a többség villannyal világított: sötétben maradtak.  A dokumentumkezelés komplexitása az IT területhez hasonló: önálló iparágként is tekinthetünk rá, ugyanakkor nem tudunk olyan munkafolyamatot mondani, amelyhez nincs köze.

Tudták, hogy egy átlagos irodai alkalmazott hetente a 40 órás munkaidejéből 7,5 órát tölt azzal, hogy különböző iratokat és dokumentumokat keres elő? Gondoljanak bele, mekkora bevételkiesés ez, hiszen ebben az időszakban más, a cég számára profitot jelentő tevékenységet is végezhetne.   És akkor még nem is beszéltünk az ügyfélelégedettségről, hiszen a gyors reagálás itt is létfontosságú, ahogy akkor is, ha egy árajánlatra kell válaszolnunk. Közhellyel élve: az idő pénz. Ha kezünkben a lehetőség, hogy akár pár órán belül reagáljunk a megkeresésekre, megelőzzük a konkurenciát, mi lehetünk a leggyorsabbak.

És persze itt van még a társadalmi felelősségvállalás. A CSR egyre kiemeltebb helyet foglal el a vállalati kommunikációban, így nem mindegy, hogy irodai működésünkkel és papírfelhasználsunkkal mekkora ökológiai lábnyomot hagyunk magunk után. Egy DMS rendszerrel mindez jelentősen csökkenthető, nem beszélve ennek anyagi vonzatáról, hiszen a kevesebb mappa, papír és nyomtatópatron felhasználása az irodaellátási költségekre is pozitívan hat.

Éljen Ön is a lehetőséggel! Tegye áttekinthetővé és gördülékennyé az adimisztrációs folyamatokat a DMSone szoftverek segítségével: kérje demonkat vagy webes bemutatónkat, illetve felmerülő kérdésével forduljon bizalommal kollégánkhoz az alábbi elérhetőségeken:

E-mail: info@dmsone.hu

Tel.: 1/371-11-28

Tovább a demokéréshez...>>

Tovább a bemutatókéréshez...>>

A Hírfigyelő gombra kattintva feliratkozhat hírlevelünkre, így első kézből értesülhet a legújabb technológiai újdonságokról, szakmai cikkek, tanulmányok megjelenéséről!

További kapcsolódó tartalmak: