Mit tett dokumentumainkkal a technológiai fejlődés? 10-15 éve elég volt a napi postánkat nyilvántartani, azonban napjainkban ügyelnünk kell a faxon, e-mailen, elektronikus adathordozón beérkező iratainkra is, mivel a dokumentumkezelés alapjaiban változott meg az elmúlt egy évtizedben.

A papírok, üzleti dokumentumok minden egyes cég, intézmény működésének alapját képezik. Ezért is fontos, hogy a számla és szerződés nyilvántartás, a céges dokumentumkezelés precíz legyen, hiszen nap mint nap adódhatnak olyan problémák, melyek megoldásához, tisztázásához elő kell keresni egy vonatkozó iratot, fontos dokumentumot.

Ezzel mindenki tisztában van, azonban az asztalunkon tornyosuló papírhalmokat sokszor nincs időnk rendezni, vagy csak nap végén, fáradtan tudjuk ezt megtenni, így könnyen fennáll annak lehetősége, hogy elfelejtünk valamit, vagy rossz helyre iktatjuk, fűzük le, stb.

Gondoljuk végig, milyen nehézségekkel szembesülünk, ha cégünknél még mindig a hagyományos módon, azaz papír alapon zajlik a dokumentumkezelés:

• a papírok, iratok rendezése, iktatása, nyilvántartásba vétele erőforráspazarló és időrabló,
• az információk nehezen kereshetők elő.
• Nem egyértelműen átlátható a dokumentumok közötti kapcsolat (pl. számla és szerződés nyilvántartás).
• Bizalmas dokumentumaink illetéktelenek kezébe kerülhetnek.
• Iktatóprogram használata nélkül fennáll a veszély, hogy fontos dokumentumainkat elveszítjük.
• A fontosabb bejövő iratok, ajánlatkérések, szerződések az évek során hosszú sorokat tömhetnek meg az irattartó szekrények polcain. A papírfelhasználás csökkentése nem csak a mi érdekünk, hiszen környezetünket is óvjuk vele.
  

Megoldás: elektronikus dokumentumkezelés (EDMS)

Tudta Ön, hogy a workflow-t is támogató elektronikus dokumentumkezelés révén akár 30%-kal csökkentheti az iratok előkeresésére fordított időt?

Tudjon meg többet arról, hogyan teheti könnyebbé és gyorsabbá az adminisztrációt az elektronikus dokumentumkezelés segítségével. Lépjen be egy olyan világba, ahol nincsenek többé átláthatatlan papírhalmok, hiszen a visszakeresés csak pár gombnyomást jelent, köszönhetően a rendezett számla és szerződés nyilvántartásnak a statisztikák és kimutatások gyorsan és pontosan, mindig naprakészen készíthetőek el. Mindezt egy olyan program segítségével, melynek felülete könnyedén átlátható, logikusan felépített, éppen ezért könnyen kezelhető!

További részletek...>>

Bővebb információt az alábbi érhetőségeken kérhet kollégánktól:

E-mail: info@dmsone.hu

Tel.: 1/371-11-28

További kapcsolódó tartalmak: