Szakmai cikkünk első részében megismerkedhetett azzal, mi az az 5 fontos szempont, amit szem előtt kell tartani, ha dokumentumkezelő rendszert vezet be. A funkcionalitással és az átlátható felület fontosságába részletes betekintést nyerhetett, most pedig bemutatjuk az ár, a bevezetési tapasztalat és az ügyfélszolgálat szerepét a bevezetésről való döntés folyamatában.

Ár

A költségek lefaragása elsődleges szempont, legyen szó közintézményről vagy vállalatról, a büdzsé mindenütt szűkös, nem mindegy tehát, hogy milyen áron tudunk dokumentumkezelő rendszert beszerezni. Nem elég azonban csak azt nézni, mennyibe kerül a kiválasztott megoldás, fontos, hogy azzal is tisztában legyünk, mit kapunk a pénzünkért. Nézzük sorra, hogy milyen tényezőket érdemes figyelembe venni az ár értékelésénél

Egyik legfontosabb, hogy mindenképpen hosszútávra tervezzünk. Ne elégedjünk meg a piacon jelenlévő legalacsonyabb árral, hanem nézzünk utána, hogy a választott szoftver bővíthető-e, képes-e rugalmasan alkalmazkodni cégünk, intézményünk fejlődéséhez, növekedéséhez. Érdemes tehát olyan gyártót választani, melynek több terméke van, mert az egymásra épülő termékeknél egy esetleges upgrade megvásárlásával sokkal olcsóbban jövünk ki, mintha újraépítenénk a rendszerünket az alapoktól.

A hosszú távú tervezés nemcsak a mi részünkről, hanem a szoftverfejlesztő cég részéről is kiemelendő. Adott esetben ugyanis egy szoftver azért is kedvezőbb áron érhető el a többi hasonló iratkezelő rendszerrel összehasonlítva, mert annak fejlesztője nemcsak egyszeri, hanem folyamatos fejlesztésben gondolkodik, és így mindig a legfrissebb fejlesztéssel bíró alkalmazáshoz juthatunk hozzá új beszerzés nélkül. Természetesen a verizókövetés költséggel jár, azonban érdemes mérlegelni azt is, mindez milyen előnnyel jár számunkra, s ekkor láthatjuk, hogy megtérülő emellett döntenünk.

Ha az árról beszélünk, nem szabad elfeledkeznünk az elérhető pályázati támogatásokról, hiszen az EU-s források segítségével kisebb anyagi terhet jelent egy DMS beszerzése. Mivel az Unió elkötelezte magát amellett, hogy 2020-ig 25%-kal csökkenti az adminisztrációs terheket, így külön pályázatok léteznek dokumentumkezelő rendszerek beszerzésére, de lehetőség van egyéb fejlesztési projektek részeként is támogatást igénybe vennünk.

Bevezetési tapasztalat

Elmondhatjuk, hogy egy iratkezelő rendszer semmit sem ér, ha az nincs megfelelően a céghez igazítva, testre szabva. Ezért nagyon fontos szempont, hogy olyan szállítót válasszunk, mely nem csak a telepítést tudja megfelelően elvégezni, hanem az alkalmazást a felhasználó cég folyamataira szabja, illetve adott esetben segít a folyamatok optimalizálásában javaslatokkal, módszertan átadásával. Ilyen jellegű tanácsadást csak olyan cég tud megfelelően elvégezni, amely mögött meghatározó szakmai múlt és több ezer sikeres bevezetés áll.

Különösen hasznos lehet számunkra, ha választott beszállítóknál az értékesítő és a szoftverbevezető személye nem egyezik meg. Így teljes mértékben a mi igényeinkre tudnak figyelni, hiszen az értékesítő, munkaköréből fakadóan, nem olyan kompetens pl. a szoftver használatának betanításában, mint egy implementáló szakember. A bevezető feladata, hogy megvásárolt rendszerünk tökéletesen működjön, az oktatás során segítséget nyújtson, így minél elégedettebbek legyünk.

Az sem mindegy, hogy ez mennyi idő alatt valósul meg a rendszerbevezetés. A cél az, hogy olyan beszállítót válasszunk, amely rövid határidővel tudja vállalni az esetlegesen fellépő egyedi fejlesztési igények kezelését is, legfontosabb szempontjának azt tekinti, hogy rendszerét a leghamarabb adja át működőképesen, adott szervezet folyamataira szabva.

Support, ügyfélszoltálat

Az utolsó, de nem a legkevésbé fontos szempont dokumentumkezelő rendszerünk kiválasztásánál a szakértő support. Sok szoftver esetében (általában kisebb fejlesztő cégeknél fordul elő), nincs elég erőforrás az ügyfélszolgálat ellátására, így a problémák, esetleges hibák kiküszöbölése hosszú időt vehet igénybe. Ebben az intervallumban nagy valószínűséggel nem, vagy nem megfelelően tudjuk használni szoftverünket, ami jelentősen hátráltatja az ügymentet. Így tehát a legfontosabb kérdés a gyors reakció- és megoldási idő. Ez ugyanúgy része a fejlesztő céggel való hosszú távú együttműködésnek, mint a verziókövetés lehetősége.

Nemcsak az a fontos, hogy az ügyfélszolgálat folyamatosan rendelkezésünkre álljon, hanem az is, hogy azt könnyen elérjük. A legjobb, ha erre különböző módon nyílik lehetőségünk: mind telefonon, mind weboldalon és e-mailen keresztül is. S bár minden cég azt mondja, számára első az ügyfél, jó, ha ennek tanúbizonyságát is vesszük, s lehetőségünk van rá, hogy értékeljük a segítségnyújtó munkatársat írásban, az ügyfélszolgálati oldalon.

Számos nemzetközi kutatás alapján elmondható, hogy ha egy tapasztalt szállító termékét választjuk, és az megfelelően kerül bevezetésre, akkor az iratkezeléssel töltött idő legalább 30%-kal csökken, az ügymenet és egyéb folyamatok hatékonysága kimutathatóan javul.

A DMS ONE dokumentumkezelő rendszerei tökéletesen megfelelnek a fenti kritériumoknak. Az Európa szerte ismert és elismert szoftvereket a hazai közigazgatási szervek több mint 50 %-a használja elégedetten, de számos nagy- és kisvállalat is e rendszereknek szavazott bizalmat.

Kérje ingyenes dokumentumkezelési auditunkat, hogy szakértő kollégánk egy személyes találkozó keretén belül, az iratkezelési folyamatok felmérésével segítségére legyen a megfelelő program kiválasztásában!

Egyéb felmerülő kérdésével kapcsolatban forduljon bizalommal kollégánkhoz az alábbi elérhetőségek valamelyikén:

Tel.: 1/371-11-28

E-mail: info@dmsone.hu

További kapcsolódó tartalmak: