Akár törvényi előírás, akár költségcsökkentés vagy környezettudatos szemlélet miatt döntött úgy, hogy a hagyományos, papír alapú dokumentumkezelést szoftveres megoldással váltja fel, fontos, hogy számos szempontot végiggondoljon, hiszen változtatás a cég egészének életére, a teljes szervezeti kultúrára és minden munkafolyamatra kihat. Az alábbiakban összegyűjtöttünk pár fontos szempontot, melyet érdemes végiggondolnia a szoftver kiválasztása előtt. A választott megoldás ára csak egy tényező a sok közül, nézzük, mik vannak még.

A bevezetésért felelő személy, határidő kijelölése

Sok vállalat, intézmény esetében nincs kijelölt munkatárs, aki ezzel foglalkozna, legtöbb esetben az iktatásért felelős kolléga, az informatikus vagy a gazdasági vezető van megbízva azzal, hogy a piacon jelenlévő szoftverek közül kiválassza adott szervezetnek legmegfelelőbbet. A szervezetben betöltött szerepéből fakadóan azonban előfordulhat, hogy nincs minden esetben tisztában a legmegfelelőbb döntési kritériumokkal. Hiszen egy gazdasági vezető nem biztos, hogy gondol rá, hogy az iratkezelésért felelős kollégája számára könnyen kezelhető szoftvert válasszon, de ugyanígy, egy titkárnő se biztos, hogy gondol arra, hogy a dokumentumkezelő rendszernek integrálhatónak kell lennie a használt vállalatirányítási rendszerbe.

Pedig akkor, amikor egy kis cég életében százezres, egy nagyobb vállalat esetében milliós beruházásba fogunk, és felelősségteljesen kell döntenünk, jó ismerni, hogy milyen adottságok és szempontok figyelembe vételével választhatjuk ki a legjobb megoldást. Éppen ezért hasznos, ha megbízunk egy kollégát, hogy gyűjtsön össze minden, a bevezetéssel kapcsolatos elvárást, így amikor személyes egyeztetésre kerül a választott szoftvergyártóval, ő nagy segítségünkre lehet a döntés meghozatalában.  Projektek sokszor a felismerésig jutnak el, de felelős és határidő híján a megvalósításra csak sokkal később vagy nem kerül sor. Ne essünk ebbe a hibába!

Jelöljünk ki projektfelelős és tűzzünk ki egy célt, amire szeretnénk adminisztrációs problémáinkat megoldani!

Az 5 legfontosabb szempont:

1. Funkcionalitás
2. Áttekinthető, felhasználóbarát felület
3. Ár
4. Bevezetési tapasztalat – iratkezelési know how
5. Szupport, ügyfélszolgálat

Funkcionalitás

Az egyik első, ha talán nem legfontosabb szempont, hogy a DMS (Document Management System – dokumentumkezelő rendszer) széles körű, működési szektortól és iparágtól független funkcionalitással rendelkezzen, hatékonyan támogassa a teljes workflow-t, a mindennapi adminisztratív munkát (pl. számla és szerződés nyilvántartás) a lehető legjobban racionalizálja.  Amennyiben ez nem teljesül, úgy választott rendszer adott esetben csak tovább bonyolítja az ügymenetet és éppen ellenkező hatást érünk el vele, mint amit szerettünk volna: csak többletmunkát és bosszúságot okoz.

Néhány elengedhetetlen funkció: felületről indítható szkennelés, sorfolytonos azonosító osztás, részletes keresi lehetőségek, postakönyv nyomtatás, etikett nyomtatás, outlook integráció, stb…

Nagyobb vállalatok életében a funkcionalitás fontos része az integrálhatóság:

A legtöbb intézmény, cég már felismerte azt, hogy szükség van a munkafolyamatok optimalizálására, így vállalatirányítási rendszert (ERP) vezetett be. Így, amikor iratkezelésünket szeretnénk átláthatóbbá tenni, fontos, hogy a választott szoftver zökkenőmentesen tudjon együttműködni akár a már használt ERP rendszerrel, postázó szoftverrel, vagy éppen szakágazati alkalmazással, melyek korábban már bevezetésre kerültek.

Napjainkban a legtöbb dokumentum már elektronikus formában, e-mailen érkezik, így érdemes olyan szoftvert választanunk, amely azzal is megkönnyíti munkánkat, hogy a használt levelező programunkkal is szabadon integrálható, így annak felületéről is elvégezhető pár kattintással az iktatás, nyilvántartásba vétel.  De ugyanilyen fontos, különösen, ha nagy iratforgalommal rendelkező szervezetben, cégben dolgozunk, hogy ne jelentsen problémát a szkennelt iratok kezelése, esetlegesen a vonalkódos nyilvántartásba vétel támogatása.

Erre az egyik legjobb technológiai megoldás, ha szabványos csatoló felületek találkoznak egymással (pl. webservice alapú), mert ebben az esetben a legkönnyebb az együttműködést megoldani.  Ha bevezetés időpontjában nincs is igény, hogy külső rendszerrel integráljanak egy alkalmazást, mégis értékes tulajdonságként könyvelhetjük el, ha választott szoftverünk bír ezzel. Így elkerülhető, hogy a jövőben új bevezetés esetén a már korábban vásárolt rendszert ki kelljen kidobni, és az iratkezelést újra építeni az alapoktól.

Adatmigrálás, visszakereshetőség: Amennyiben már használunk iktató, dokumentumkezelő rendszert, az adatok migrálhatósága szükséges kritérium.

Biztonság: Az intézmény, vállalat működéséhez szükséges iratok, dokumentumok nagy része olyan információt tartalmaz, melyhez csak adott munkatársaknak kell, hogy hozzáférése legyen. Ha illetéktelen kezekbe kerül, visszaélésre adhat alkalmat. Egy jó iratkezelő rendszernek támogatnia kell a jogosultságkezelést, akár felhasználónként is. Sőt, hasznos, ha olyan szoftvert választunk, mely nemcsak személyenként, hanem szerepkörönként (pl. érkeztető, iktató, ügyintéző stb.) is, illetve szervezeti egységenként is támogatja a jogosultságok beállítását. Mindez persze csak akkor ér valamit, ha az egyes események nyomon követhetőek, tehát a naplózás megoldott. Így kiszűrhető minden olyan tevékenység, melyet valaki jogosulatlanul vagy nem a szabályoknak megfelelően végzett.

Áttekinthető felület

Sajnos sok esetben az iratkezelést még papíralapon, manuálisan végzik, mely a lehető legmunkaigényesebb megoldás. S bár munkatársaink tisztában vannak azzal, hogy időrabló tevékenységet végeznek, mégis ellenállásba ütközhetünk a részükről, ha modernizálásra kerül a sor. Tartanak ugyanis attól, hogy szoftver bevezetése esetén annak felülete nehezen kezelhető, nem átlátható és a bevett gyakorlat logikájától teljesen eltérő.

Erre a problémára az lehet a legkézenfekvőbb megoldás, ha olyan alkalmazást választunk, mely nem csak funkcionálisan, hanem dizájn, ergonómia tekintetében is felhasználóbarát.

A design-nak nemcsak a felhasználó szemének szimpátiáját kell elérnie, hanem a funkcionalitást is támogatnia kell. Fontos például, hogy a könnyű használhatóság érdekében tökéletesen különüljenek el a leggyakrabban használt gombok (pl. új partner, gyorsiktatás stb) és a kevésbé, ritkán használt elemek (pl. rendszerbeállítások) a mindennapi munka során használt többi elemtől.

Cikkünk egy hét múlva folytatódik! Látogasson vissza és olvassa el szakmai írásunk második részét!

További kapcsolódó tartalmak: