Napjainkban egyre több vállalatvezetőben, intézményvezetőben merül fel a kérdés, miért is fontos, hogy ISO minőségirányítási rendszert vezessen be cégénél. A válasz egyszerű: egyrészt, mert a beszerzések jelentős része pályázati forrásból történik, s számos kiírásban alapkövetelmény, hogy rendelkezzünk vele, másrészt pedig azért, mert egy ilyen tanúsítás garancia arra, hogy szervezetünk minőségi munkát végez, megbízható partnerre lel, aki minket választ. Azonban mit sem ér, ha a dokumentumkezelés cégünknél nem rendezett.

De mi is tulajdonképpen az ISO?

„Az MSZ EN ISO 9001:2009 a gazdasági szféra minden területén, a legszélesebb körben elterjedt szabvány, amely mára egységes nemzetközi követelményrendszer.
Olyan egységes iránymutatást jelent, amely a vállalkozás méretétől, tevékenységétől, működésétől függetlenül alkalmazható a gazdasági szektor bármely területén, mind a vállalkozási szférában, mind a közigazgatásban, a kormányzati szervek, non-profit szervezetek működésében egyaránt.
Elősegíti és garantálja a termékek és szolgáltatások állandó kifogástalan minőségét, folyamatos fejlesztését és a vevői elégedettség növekedését, a vevői igényeknek való magasabb szintű megfelelést.” (Forrás: Wikipedia)

Számos előítélet él azonban az emberekben az ISO kapcsán, hiszen sokaknak a túldokumentálás jut erről eszébe, de ez tévhit: mindez csak nem megfelelően bevezetett elektronikus dokumentumkezelés esetében van így. Egy megbízható dokumentumkezelő rendszer segítséget nyújt abban, hogy a minőségbiztosítási rendszer illetve az ezzel járó auditok során a teljes munkafolyamat-nyilvántartás rendben legyen, hiszen biztosítja a workflow átláthatóságát, a határidők nyomon követését illetve, nem utolsó sorban, támogatja a gördülékeny ügyintézést, így fokozva a cég hatékonyságát.

Az ISO szabványrendszer „célja biztosítani azt, hogy a termelési és szolgáltatási folyamatok minden körülményét pontosan és megfelelően tervezzék meg és működtessék, a megfelelő feljegyzéseket őrizzék meg és hogy intézkedések történjenek a bekövetkező problémák megoldására.”

(Forrás: http://www.terminsystem.hu/mszeniso9001/)

Pontos dokumentumkezelés, hatékony minőségirányítás

Mindennek alapja a munkafolyamatok alapos és precíz dokumentálása. Ennek érdekében az ISO 9001 szabvány az alábbi követelményrendszer teljesülését írja elő a dokumentumkezelés mikéntjére nézve

• a dokumentum érvényes változata legyen azonosítható
• az érvényes változat álljon rendelkezésre minden helyen, ahol szükséges
• az érvényes dokumentum  legyen azonosítva (pl: iktatószám)
• a kiadott dokumentumokat ellenőrizzék, hagyják jóvá (ez legyen érvényes a kívülről érkezőkre nézve is)

A DMSone szoftverekkel végzett dokumentumkezelés során ezek nem jelentenek problémát, hiszen az iratkezelő szoftverek működésének alapját képezik a fent felsorolt követelmények. Hatékony megoldást jelentenek a vállalati adminisztrációs folyamatok racionalizálásban, így segítenek abban, hogy az ISO minőségirányítási rendszer ne egy szükséges rossz legyen, hanem ténylegesen a vállalat, cég minőségi működését támogassa és fokozza az ügyfél- és partnerelégedettséget. Használatukkal átláthatóbbá válik a dokumentumkezelés, a számla és szerződés nyilvántartás, az egy ügyhöz kapcsolódó összes dokumentum egyértelműen és könnyen azonosítható lesz. Az indexelés funkciónak köszönhetően a visszakeresés is egyszerűsödik, a különböző jogosultsági szinteknek köszönhetően egyértelműen nyomon követhető, ki az adott munkafolyamat felelőse, de ugyanígy ellenőrizni tudjuk a folyamatok állapotait, az ügyintézők határidőit, így akár a reklamációkezelést is.  Az elektronikus tárolásnak és elosztásnak köszönhetően a projektnyilvántartás is átláthatóbbá válik és egyszerűsödik, de a szoftver segítségével szabályozható a dokumentumok jóváhagyási folyamata is.

Láthatja, ha minőségirányítás rendszer bevezetése előtt áll, vagy éppen a szokásos éves audit határideje közeledik, a DMSone szoftver a tökéletes megoldás, hogy a dokumentumkezelés valóban az ISO követelményeknek megfelelően történjen!

További információért kérjük, forduljon kollégánkhoz az alábbi elérhetőségeken, vagy kérje személyes dokumentumkezelési auditunkat, melynek során munkatársunk egy személyes találkozó keretén belül felméri a cégénél folyó dokumentumkezelési folyamatokat és tanácsot ad arra nézve, hogyan lehet racionalizálni ezeket úgy, hogy az ISO követelményeket teljes mértékben támogassák.

E-mail: info@dmsone.hu

Tel.: 1/371-11-28

Tovább az auditkéréshez...>>

A Hírfigyelő gombra kattintva feliratkozhat hírlevelünkre, így első kézből értesülhet a legújabb technológiai újdonságokról, szakmai cikkek, tanulmányok megjelenéséről!

További kapcsolódó tartalmak: