Tudta Ön, hogy:
- A menedzserek 53%-a a jelenleginél több információt igényel a munkájához.
- A dokumentumok 32%-a nem elérhető, amikor szükség lenne rá.
DMSONE Ultimate– Megtérülő befektetés közepes és nagyvállalatoknak
A DMSONE Ultimate elektronikus dokumentum- és folyamatkezelő rendszer felgyorsítja a telephelyek, divíziók közötti információáramlást, optimalizálja az adminisztrációt, így a projektek átláthatóvá, a költségek pedig kiszámíthatóvá válnak. A DMSONE Ultimate komplex megoldást jelent közepes és nagyvállalatok számára, alkalmas akár több divízió önálló, de integrált kezelésére is.
Miért érdemes a DMSONE elektronikus dokumentumkezelő megoldásait választania?
- Kifejezetten a vállalati szféra igényeire kialakított megoldások.
- Rugalmasan alakítható az egyedi vállalati igényekhez.
- Hatékonyan támogatja a vállalati folyamatokat, segíti a vezetői információk előállítását, így növeli a vállalat versenyképességét.
- A DMSONE szakmai csapata mind technikai, mind dokumentumkezeléssel kapcsolatos kérdésekben folyamatos szakértői segítséget nyújt.
Kiknek ajánljuk a DMSONE Ultimate elektronikus dokumentumkezelő rendszert?
A DMSONE Ultimate elektronikus dokumentumkezelő rendszert a közepes és nagyvállalatok igényeire szabva fejlesztettük ki. Több divízió független kezelésére is alkalmas, egy rendszeren belül biztosítja az egyes részlegek, telephelyek közötti összehangolt működést, emellett szabványos csatolófelületeken keresztül integrálható a többi üzleti informatikai alkalmazáshoz, így az ERP, CMS és CRM rendszerekhez.
„Az a jó rendszer, amit nem az informatikusok, hanem a kulcsfelhasználók üzemeltetnek, és ez a DMSONE dokumentumkezelő szoftvere kapcsán megvalósult.”
Zsigárdi Balázs, informatikai vezető Peck-Snack Kft.
Amit a DMSONE Ultimate nyújt Önnek:
- Testre szabható, áttekinthető felhasználói felület.
- Többszintű jogosultságkezelés.
- Integráció más üzleti informatikai rendszerekkel (Outlook, ERP, CMS, CRM).
- Távoli elérés.
- Mobilkliens hozzáférés.
- Gyors adatbevitel.
- Papíralapú- és elektronikus üzleti dokumentumok egységes tárolása.
- Hatékony szerződés- és számlanyilvántartás.
- Hatékony munkafolyamat támogatás.
- Racionális papírfelhasználás.
Árajánlatkérés, demokérés
Kérje árajánlatunkat vagy a program demóját a fenti Árajánlatkérés vagy Demokérés gombra kattintva, és győződjön meg róla, hogy a DMSONE dokumentumkezelés a legjobb választás!
Tovább az ajánlatkéréshez...>>
Tovább a demokéréshez...>>
Többet szeretne megtudni a DMSONE Ultimate dokumentumkezelő megoldásról? Töltse le termékismertető prospektusunkat a Kapcsolódó dokumentumok menüpontban!
Tovább a prospektushoz...>>
Funkciók (összes kinyitása)
Dokumentummenedzsment
- Érkeztetés, iktatás, e-mailek, faxszerverről és vállalati portálról érkező dokumentumok közvetlen iktatása.
- Bármilyen formátumú dokumentumok (doc, docx, pdf, tif, jpg, xls, xlsx, odc stb.) kezelése.
- Outlook integráció.
- Papíralapú dokumentumok digitalizálása felületről indítható szkenneléssel.
- Dokumentumok azonosítása vonalkód (barcode) technológiával.
- Dokumentumok analizálása, továbbítása, átadása automatikusan vagy manuálisan.
- Szerződéstár.
- E-számlák kezelése.
- Projektdokumentáció kezelése.
- Digitális irattár.
- Listák exportálásának és importálásának támogatása. Lehetőség tömeges importálásra.
- Adatrögzítéskor autocomplete funkció, a partnertörzsbe már bevitt adatokat gombnyomásra felajánlja a rendszer.
- Archiválás, selejtezés támogatása.
- Postázás, postakönyv.
- Az adatokat központi adatbázisban tárolja, így a redundancia kiküszöbölhető.
Munkafolyamatok kezelése
- Munkafolyamat sablonok kezelése.
- E-mail értesítők feladatokról, határidőkről.
- Saját, illetve irányításunk alatt álló munkatársaink feladatainak nyomon követése: státusz, határidő, feladat elvégzésére fordított idő, feladathoz kapcsolódó dokumentumok helye.
- Véleményezés, jóváhagyás lehetősége akár párhuzamosan, több munkatárs által.
- Dokumentumok továbbításának lehetősége a szervezeti hierarchiát modellezve.
- Dokumentumok verzióinak nyomon követése.
- Speciális dokumentumtípusok (pl. szerződések, számlák) kezelése.
- Elektronikus aláírás, számlaigazolás kezelése.
A szoftver segítségével könnyedén nyomon követhetjük saját és munkatársaink feladatainak határidejét a cégben betöltött pozíciónknak megfelelően.
Testre szabhatóság
- A dokumentumok azonosítására szolgáló adatmezők testre szabhatók: egyedi adatmezők hozhatók létre (dátum, szöveg, szám stb.), az adatmezők irattípusokhoz rendelhetők.
- Dokumentumsablonok használata: automatikus iktatás, archiválás.
- A dokumentumkezelési feladatok részekre bonthatók, illetve összevonhatók, és különböző munkatársakhoz delegálhatók.
- Lekérdezési listák oszlopai meghatározhatók, így a vezetői statisztikák egy pillanat alatt elérhetőek.
- Szabványos illesztőfelületek (webservice) egyéb rendszerekhez (CRM, ERP, CMS).
Biztonságmenedzsment, jogosultságkezelés
- Jelszóval védett felület. A felhasználók MD5-hash kódolású jelszóval férhetnek hozzá a dokumentumkezelő rendszerhez.
- Integrálható a vállalat Active Directory címtárával, így egyszerűen a windowsos felhasználói névvel és jelszóval is be lehet lépni a rendszerbe.
- A korszerű háromrétegű architektúrának köszönhetően rugalmasan alakítható a vállalat IT biztonsági előírásaihoz.
- Biztonságos távoli elérés: SSL tanúsítvány segítségével https:// protokollon keresztül VPN kapcsolattal vagy Terminal Server alkalmazásával.
- Többdimenziós jogosultságpolitika, így az egyszerű és a komplex folyamatokkal, szervezeti struktúrával rendelkező vállalatok igényeit egyaránt képes kielégíteni. A következő jogosultsági kategóriák kezelhetők:
- Paraméterezhető eseménynapló rögzíti többek között a megtekintéseket, módosításokat, törléseket.
- Elektronikus aláírással érkező küldemények kezelése.
- Szervezeti és személyes tanúsítványú aláírás kezelése.
- Időbélyegzővel képes regisztrálni a küldött dokumentumokat.
- Automatikus mentés.
- Biztonságos helyettesítés funkció: a munkatársak jelszavuk megadása nélkül átadhatják a jogosultságaikat szabadságuk idejére.
Visszakeresés, riportok
- Általános és célirányos keresőfunkciók segítségével könnyedén visszakereshetőek a dokumentumok.
- Minden folyamathoz külön találati lista tartozik, amelyen a fontos vagy gyakran használt keresési feltételek megjelennek.
- Összetett keresés tetszőleges számú szűrő beállításával.
- A fejlett karakterfelismerő technológiának köszönhetően lehetőség van szabad szavas keresésre is.
- Tematikus keresők.
- Menthető keresések.
- A találati listák nyomtathatók, illetve táblázatformátumba exportálhatók.
- Kimutatások készíthetők.
Több keresési feltétel megadásával szűréseket végezhetünk a dokumentumok között, melyek eredményeit kinyomtathatjuk vagy exportálhatjuk.
Indexelés
- Kimenő és beérkező elektronikus levelek, faxok indexelése.
- Belső keletkezésű dokumentumok (minőségbiztosítás, vezetői utasítás) nyilvántartása.
- Projektdokumentációk kezelése (pályázatok).
- Egyedi regisztrációs szám minden dokumentumhoz.
- Automatikus kiegészítés funkció segíti a dokumentumok nyilvántartásba vételét.
- Karbantartható adattörzsek.
- A dokumentumok típusától (számla, szerződés, ajánlat, szállítólevél stb.) függően a rendszer az azokra jellemző adatmezők kitöltését ajánlja fel a vállalat által paramtérezett módon.
Nyomtatványok
- Különböző szűrési eredmények, adatbázisban lévő adatok exportálhatók.
- Postakönyv.
- Átadás-átvételi jegyzőkönyv, tárgy- és névmutatók, igény esetén az iktatókönyv néhány kattintással előállítható.
- Az adott dátumot követően selejtezhető dokumentumok listája, illetve a selejtezést követő jegyzőkönyv kinyomtatható.
Kényelmi funkciók
- Autocomplete funkció segítségével a partnertörzsbe már felvitt adatokat gombnyomásra felajánlja a rendszer.
- Nagy mennyiségű iratszkennelés, digitalizálás lehetősége.
- E-mailek, faxszerverről és vállalati portálról érkező dokumentumok automatikus fogadása.
- Egyszeri adatrögzítés.
- Egyszerű, átlátható felület.
- Testre szabható felület: dokumentumtípustól, a munkatársak beosztásától vagy a szervezet egyéb igényeitől függően beállítható, hogy mely adatmezők kerüljenek a kezelőfelületre, milyen sorrendben, illetve, hogy melyek kitöltése legyen kötelező.
- Minden egyes feladathoz gyorskeresési funkció társul, így a keresett információk túlnyomó része anélkül is megtalálható, hogy el kellene hagynunk az aktuális felületet.
A DMSONE Ultimate elektronikus dokumentumkezelő rendszer felülete áttekinthető és könnyen kezelhető.
Rendszerkövetelmények
A rendszer műszaki jellemzői
- Intranetes alkalmazáson alapul, amely böngészőprogramban futtatható.
- Alacsony hardverigény, nincs szükség kliens oldali kiépítésre.
- Az adatokat, információkat a kiszolgálón tárolja, így megfelelő jogosultságpolitikával rendkívül magas fokú biztonság érhető el.
- Az alkalmazás alapját szabványos SQL adatbáziskezelő-rendszerek adják, így az adatok konvertálhatók.
- Saját fejlesztésű, független keretrendszer, így a forráskód nincs kitéve idegen komponensek verzióváltásaiban rejlő kockázatoknak.
- A szoftver kiválóan működik hálózatos környezetben.
- Háromrétegű architektúra.
- A frissítések egy kattintással menedzselhetők akár dedikált szerverre, akár osztott architektúrára telepítjük.
- A karbantartási feladatok és az adatbázis mentése, archiválása ütemezett feladatként is beállítható.
- Szabványos illesztőfelületek és technológiák segítségével (pl. webservice, API) képes csatlakozni más elterjedt rendszerekhez. Pl.:
- ERP rendszerek: SAP, Baan, Microsoft Dynamics NAV.
- Portálmegoldások: Sharepoint Portal, PlumTree, IBM WebSphere Portal.
- Workflow megoldások: Workflow Gen, IBMWebSphere Portal, Therefore.
- Irodai alkalmazások: MS Office, IBM Lotus/ Domino, MS Exchange stb.
Szerver
Ajánlott számítógép konfiguráció: 3 GHz processzor, 3 GB Ram.
Operációs rendszer, környezet: Windows
Kliens
Ajánlott számítógép konfiguráció: 1,7 GHz processzor, 1 GB Ram.
Operációs rendszer, környezet: Windows, Internet Explorer 7.0 vagy újabb, JAVA támogatás, Adobe Acrobat Reader 7.0
A rendszer képes a szerver-kliens egy eszközön történő futtatásra, ebben az esetben azonban javasolt egy magasabb teljesítményű hardveres konfiguráció.
Kiszolgáló
Apache, IIS
Hálózat
Bármely TCP/IP alapú hálózat (egyedi, dedikált sávszélesség)
Adatbázis
MSSQL 2000/2005/2008 vagy újabb
Kapcsolódó modulok
Ultimate Barcode modul
Iratok tömeges digitalizálása. Nagy tömegű papíralapú dokumentumot kezelő, központi szkennelést végző cégek, vállalatok számára ajánljuk.
- Munka- és időmegtakarítás nagy tömegű dokumentumok szkennelésekor, osztályozásakor.
- Automatikus indexelés: a feldolgozott állományokat a beállításoknak megfelelően továbbítja a DMSONE Ultimate felé.
- Könnyű konfigurálás.
Ultimate Full Text Search modul
OCR, optikai karakterfelismerés. A sokféle dokumentumtípust kezelő vállalatoknál segíti az iratok visszakeresését.
- Szótöredékre történő kereséssel is elérhető bármilyen kifejezés a digitalizált tartalmakban.
- Tökéletes találat a nem megfelelően indexált dokumentumok esetén is.
- Formátumok széleskörű támogatása (Microsoft Office, PDF, OpenOffice, XML, HTML, RTF, text, Excel).
Ultimate Integrációs modul
Szabványos csatolófelületek szakterületi alkalmazásokhoz. Olyan vállalatok számára ajánljuk, akik más üzleti informatikai rendszereket is használnak.
- DMSone Ultimate összekapcsolása informatikai rendszerekkel (pl. ERP, CMS és CRM rendszerekkel).
- Elszigetelt rendszerek helyett egyetlen felületen érhető el valamennyi fontos információ.
- Keresés a másik rendszerbe lépés nélkül.
- Egyszeri adatrögzítés, automatikus két- vagy többirányú adatkapcsolat.
- Nemzetközi szabványokon alapuló csatolófelületek.
Ultimate Portal Integrator modul
Integráció a weboldallal, illetve annak értékesítés-támogató funkcióival. Webes felületet (űrlapok, üzenetek, ajánlatkérések stb.) használó vállalatok, cégek számára ajánljuk.
- Webes felületről történő biztonságos információgyűjtés és -tárolás.
- Vállalati portálon kitöltött űrlapok automatikus rögzítése és feldolgozása.
- Egyszeri adatrögzítés.
- Ügyfelek adminisztrációba történő bevonásának lehetősége.
- Webes felületről indított ügyek integrált kezelése, nyomon követése, automatikus válaszüzenet és online tájékoztatás.
- Azonnali ügyfélszolgálat.
Ultimate Doc Flow modul
Munkafolyamat támogatása. Többszintű döntési hierarchiával rendelkező vállalatoknál segíti a munkafolyamatok lerövidítését és gyorsítását.
- A jóváhagyási folyamat minden lépésének hatékony és dokumentált kezelése.
- Szerződés-előkészítési, számlajóváhagyási folyamat kezelése.
- Tisztán nyomon követhetők a dokumentumok verzióváltozásai.
- Párhuzamos és szekvenciális jóváhagyási lehetőség.
- Vélemények, megjegyzések listája.
- Kiegyensúlyozott munkaelosztás.
- Az átfutási idő a töredékére csökken.
Digitális irattár modul
Digitális, szolgáltató irattár kialakítása
A digitális irattár lényege gyakorlatilag az, hogy az irattárból kikérés esetén a felhasználók rövid időn belül elérhetik annak digitális képét, a fizikai irat mozgatása nélkül, és csak azon ritka esetekben kell elővenni az eredeti iratot (pl. bírósági tárgyalás), amikor arra ténylegesen szükség van.
A központi irattár főbb feladatai a fizikai iratkezelés tekintetében az alábbiak:
- Fizikai iratok rendezett tárolása megőrzése.
- Fizikai iratok kiadása az arra jogosultak számára.
- Fizikai iratok visszavétele.
- Fizikai iratok selejtezése, levéltári átadása.
A digitális irattár előnyei
A tapasztalatok szerint az irattárból az anyagok kikérése nagyrészt betekintés céljából szükséges. Az iratok digitalizálása jelentős terhet vesz le az irattári kollégákról, hiszen az arra jogosult felhasználók egy kattintásra elérhetik a munkájukhoz szükséges dokumentumokat.
Az eredeti iratok tapasztalataink szerint az kikérések mindössze 5%-ában szükségesek, melyet továbbra is a hagyományos iratkikérés funkcióval oldhatunk meg.
Kövessen minket a Facebookon is 
