Megalapozott döntéshozatali munka kérdőjelek nélkül

Egy cég sikeres működéséhez nem elég, ha jó terméket/szolgáltatást állít elő. A versenyképesség szempontjából kritikus fontosságú a gyors információáramlás. A vállalat ugyanis így mindig megalapozott döntéseket hozhat, és a megfelelő időben reagálhat a piaci kihívásokra. Ráadásul az információs folyamat fejlesztése a többi céges folyamatra – így magára az értékteremtésre is – kihat, ennek köszönhetően pozitív hatása multiplikálva jelentkezik a vállalatnál.

Problémák

A legtöbb cég egy-egy jól strukturálható folyamatot már célszoftverekkel (pl. bérszámfejtő szoftver, könyvelőprogram stb.) támogat, ugyanakkor ez nem minden folyamatra terjed ki, még akkor sem, ha ezeket a rendszereket teljes mértékben integrálják.

Így például ezekkel a célszoftverekkel nem követhető le az iratkezelés folyamata, pedig ez a terület minden vállalat életében kiemelt fontossággal bír, hiszen a cégek összes értékteremtő folyamatát átfogja, és ezzel a vállalat teljes működésére hatással van. Emiatt szükséges egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése, mely kezeli az iratkezelés folyamatát, és így hatékonyan támogatja a gyors információáramlást a vállalaton belül.

A dokumentumkezelő rendszer hiánya több problémát felvet:

1. Elveszett információk: az egyes célszoftverek között információvesztés léphet fel, ha nincs egyolyanrendszer, amely a teljes értékteremtő folyamatot átfogja.
2. Információk duplikálása: szintén az átfogó rendszer hiánya miatt fordulhat elő, hogy az egyes rendszerekben külön rögzítik ugyanazt az információt.
3. Egymásnak ellentmondó információk: előfordulhat, hogy egy információ változását csak az egyik rendszerben rögzítik, így egymásnak ellentmondó adatok érhetők el a vállalaton belül.
4. Csak adatok rögzítése: az egyes célszoftverek csak a megvalósult, végleges adatokat rögzítik, ugyanakkor az információs folyamatot nem követik le, így olyan típusú kérdésekre, mint pl. Mikor jár le egy szerződés? Elkészült-e egy tenderhez a pályázati anyag? Időben reagáltunk-e egy ügyfelünk panaszlevelére? stb. nem tudnak választ adni.
5. Információs folyamat jellemzően strukturálatlan: nem minden információ kerül rögzítésre a rendszerekben, így például az e-mailen, faxon stb. érkező levelek gyakran nem kerülnek be a rendszerbe.
6. Információk visszakeresése nehézkes.

Az információs folyamat strukturálása elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel

A felsorolt problémák lelassítják és megnehezítik a döntéshozatal folyamatát. Ugyanakkor az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével az információs folyamat strukturálható, amely megoldást jelent ezekre a nehézségekre, és jelentősen megnöveli a vállalat versenyképességét.

Átláthatóság, azonnaliság

• Egységes módszertan, egységes elektronikus nyilvántartás.
• A dokumentumok projektszerű nyilvántartásának köszönhetően a dokumentumok közötti kapcsolatok átláthatóvá válnak.
• Minden információ egy helyről elérhető, a döntéshez szükséges dokumentumok néhány kattintással előhívhatók akár egy tárgyalás közben, okostelefonról is. Így a pontos és lekérdezhető információk köre jelentősen bővül a rendszer bevezetése előtti időszakhoz képest.
• A dokumentumok indexelésének köszönhetően az adatok visszakeresése felgyorsul.
• Beépített általános és célirányos keresőfunkciók segítségével néhány kattintással minden információ elérhetővé válik.

Kontroll

• A felelősök, határidők nyomon követésével felgyorsul a reakcióidő.
• Az egyes munkafolyamatok lépései, így például egy számla jóváhagyásának folyamata is kontrollált, transzparens módon történik.

Biztonság

• Az üzleti dokumentumok biztonságát a többdimenziós jogosultságpolitika és a jelszóval védett belépési felület garantálja.
• Távolról is biztonságosan elérhető.

Csoportmunka akár távolról is

• Minden dokumentumot egy központi adatbázisban tárol, így az egymástól távol dolgozó munkatársak is könnyedén, akár egyszerre férnek hozzá a munkájukhoz szükséges iratokhoz.
• Saját, illetve irányításunk alatt álló munkatársak feladatainak nyomon követését is támogatja: státusz, határidő, feladat elvégzésére fordított idő, feladathoz kapcsolódó dokumentumok helye.
• Véleményezés lehetősége.
• Mobilfelületről, akár egy tárgyalás közepén is rendelkezésünkre állnak a fontos szerződések, dokumentumok.

Társadalmi felelősségvállalás

• Az elektronikus dokumentumkezelés segítségével drasztikusan csökkenthető a nyomtatás és papírfelhasználás.

Olvassa el tanulmányunkat arról, hogyan teheti zöldebbé irodai működését úgy, hogy ezzel költségmegtakarítást is elérhet.

Tovább a tanulmányhoz..>>

Megtérülés

• Átlagosan az irodai dolgozók havonta 2,5 munkanapot töltenek iratok keresésével, kezelésével.  Egy megfelelően konfigurált dokumentumkezelő rendszer az iratok kezelésére fordított időt legalább 30 százalékkal csökkenti.
• Egy átlagos dolgozó az esetek 42%-ában egyszer egy héten rossz adatot használ fel a munkája során, amely nagyon nagy kárt okozhat a vállalat számára. A dokumentumkezelő rendszer bevezetésével ez a kockázat is minimálisra csökkenthető.
• Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésével a nyomtatási és fénymásolási költségek is jelentősen csökkenthetők.

Auditkérés, információkérés, oldal ajánlása

Kérje kedvezményes auditunkat a fenti, Auditkérés gombra kattintva!

Ha további információra lenne szükséges, keresse kollégánkat az Információkérés gombra kattintva!

Bízunk benne, hogy weboldalunkat hasznosnak találta. Kérjük, ajánlja azt ismerőseinek: kattintson a cikk felett lévő Oldal ajánlása gombra!

További kapcsolódó tartalmak: