Kövessen minket a Facebookon is Napjaink globális üzleti környezetében a vevők növekvő igényei és a verseny okozta nyomás egyaránt kihívást jelentenek, miközben a költségeket is féken kell tartani. Ismerje meg, hogy a DMSone dokumentumkezelő rendszerei segítségével hogyan tudja optimalizálni szervezete, vállalata működését, hogyan tudja átláthatóbbá tenni a munkafolyamatokat, megszüntetni a pazarlást, optimalizálni az alkalmazotti, beosztotti erőforrásokat. Fedezze fel velünk azokat a lehetőségeket, amelyek hosszú távon hatékonyságnövekedést eredményeznek mind a pénzügyi mutatók, mind pedig a workflow terén.
Gondoljon csak bele, mekkora segítség lenne intézménye számára, ha a folyó ügyek határideje és a dokumentumok aktuális helye egyszerűen nyomon követhetővé válna?
Akadályozta-e már egy döntés meghozatalában egy irat elvesztése, vagy órákon át tartó keresgélése?
Előfordult már, hogy az összetorlódott adminisztrációs feladatok miatt munkatársa nem tudta tartani a határidőket és pont a lényegi ügymenet látta kárát ennek?
Egy intézmény mindennapi életében fel sem tűnik, hogy mennyi időt és energiát vesz el szükségtelenül a hagyományos, vagy nem megfelelő adminisztráció, dokumentumkezelés. Általában a régebbi dokumentumokat különböző helyeken és formában, sokszor fiókokban, szekrényekben tárolják, nem megfelelő módon, túlzsúfolt környezetben. Ilyen körülmények között a tárolt adatok nehezen hozzáférhetők, kereshetők.
Hatékonyság, gördülékeny ügyintézés – de hogyan?
A gazdasági megszorítások a hivatalokat is elérték. A központi költségvetésből biztosított intézményi
finanszírozás miatt előre meghatározott normatívái még fontosabb szerepet szánnak a hatékonyabb
munkaerőnek. Így a munkatársakra egyre több feladat hárul, és ez sajnos kihat a szervezet egészének működésére, befolyásolja a workflow-t is. Az intézményvezetők egyik legnagyobb feladata az, hogy úgy optimalizáljon folyamatokat, hogy az mérhető és stabil eredményt produkáljon hosszútávon az a szervezet számára.
Az dokumentumkezelés az egyik legkritikusabb pont egy hivatal működésében – tulajdonképpen ezen alapszik a mindennapi munka és ezen keresztül a hivatal hatékonysága.
Havi 100 munkaóra ajándékba
Tudta, hogy – egy kutatás alapján – a hivatali dolgozók hetente akár 7,5 órát is eltölthetnek azzal, hogy dokumentumokat, információkat, adatokat keresnek?
A DMSone dokumentumkezelő rendszerei ezt az időt 30%-kal bizonyítottan és garantáltan csökkenteni tudja, ami azt jelenti, hogy ennyivel több feladatot tudnak a munkatársak elvégezni, az ügyfeleknek ennyivel kevesebbet kell várakozniuk, ennyivel hamarabb intézik el azok ügyeit.
Vegyünk egy példát, 10 személy esetében kb. 100 óra szabadul fel havonta, amit más, a hivatal működése szempontjából nagyon fontos tevékenységekre is lehet fordítani.
100 óra havonta, amit pluszba kap a DMSone dokumentumkezelő rendszerei segítségével, ami évente több mint 1200 munkaórát tesz ki, 10 felhasználó esetén!
Láthatja, intézménye még jelentős potenciállal rendelkezik az adminisztráció-optimalizálás területén. Ne hagyja ezt veszni! Egy megfelelően megtervezett és bevezetett dokumentumkezelő szoftver segítségével mindezek a nehézségek elkerülhetők.
Zöld iroda, zöld intézmény?
És a környezetvédelemről, a társadalmi felelősségvállalásról még nem is beszéltünk. Gondoljon bele, egy iratkezelő szoftver segítségével mennyivel csökken a papírfelhasználás, hiszen nem szükséges mindent több példányban kinyomtatni, a digitalizált másolatok a szoftverből elérhetők. A csökkenő papírfelhasználás pedig azt jelenti, hogy az irodaellátási költségeket is racionalizálhatja. A papírmentes iroda már nem csak álom.
Használja ki az intézményében rejlő potenciált! További részletes információért keresse kollégánkat az Információkérés gombra kattintva, vagy kérje kedvezményes auditunkat a fenti, auditkérés ikonra kattintva!
Olvassa el szakmai cikkünket arról, hogyan segítik a DMSone dokumentumkezelő rendszerek a hivatalok mindennap munkáját, hiszen számos, a közintézmények működéséhez szükséges alkalmazással integráltuk termékeinket annak érdekében, hogy az ügyintézést még gyorsabbá tegyük, fokozzuk intézménye hatékonyságát, növeljük az elégedett ügyfelek számát.
Bízunk benne, hogy weboldalunkat hasznosnak találta. Kérjük, ajánlja azt ismerőseinek, hogy ők is informálódhassanak arról, hogy tehetik hatékonyabbá intézményük ügyintézését! Mindezt egyszerűen megteheti az Oldal ajánlása gombbal!
További kapcsolódó tartalmak:
| Mire várunk?! Elektronikus önkormányzat - egységes elektronikus ügyintézés |
Átlátható dokumentumkezelés, eredményes minőség- irányítási rendszer |
|
Az e-közigazgatás bázisa: elektronikus iktatás, elektronikus dokumentumkezelés Nem csak divat és jól hangzó divatos kifejezés a napjainkban egyre többször említett, az önkormányzatok körében is mind inkább teret nyerő e-közigazgatás kifejezés, hanem tartalmi, érdemi jelentést és üzenetet hordoz. |
Napjainkban egyre több cégvezetőben, intézményvezetőben merül fel a kérdés, miért is fontos, hogy ISO minőség- irányítási rendszert vezessen be cégénél. A válasz egyszerű: egyrészt,mert a beszerzések jelentős része pályázati forrásból történik, s számos kiírásban alapkövetelmény, hogy rendelkezzünk vele. |
