DMA (Document Management Analysis) - Tanácsadás a hatékony dokumentumkezelésért

Tudjuk, hogy a legtöbb vállalkozás számára a dokumentumkezelés kellemetlen kötelesség, így ennek megoldására a lehető legkevesebb költséget kívánják fordítani. Munkánk során éppen ezért kiemelten szem előtt tartjuk az eredményességet, valamint a rövid időn belüli megtérülést.

Tudja-e, hogy mennyi lehetőség rejlik cége irat- és dokumentumkezelésében? Kérje hatékonysági felmérésünket, hogy megismerhesse azt a rendszert, amely gyorsan segíthet Önnek vállalata költségracionalizálásában.

Hatékonysági felmérésünk minden lépését úgy alakítottuk ki, hogy az a lehető legnagyobb megtérülést eredményezze Önnek és cégének. Kérjük, tekintse át a szakaszokat.

1. Bevezető beszélgetés

A rövid és kötelezettségmentes tájékoztatás során megismerkedhet azzal, milyen előnyei vannak vállalata, cége számára a DMSone rendszerek használatának, milyen eredményekkel jár, ha azt szervezeténél bevezeti.

A beszélgetés során egyeztetjük Önnel a felmérés ütemezését, a szoftverbevezetés várható költségeit valamint kidolgozásra kerül optimalizációs javaslatunk is cége jelenlegi dokumentumkezelési gyakorlatára nézve. Természetesen a találkozó folyamán meghatározzuk mind az Önök, mind pedig a DMSone részéről a kapcsolattartó személyét is a zökkenőmentes együttműködés érdekében.

2. Felmérés és elemzés

Hatékonysági felmérésünk a jelenlegi adminisztrációs és egyéb munkafolyamatok teljes körű és szakszerű megismerését, elemzését jelenti. Célunk ezzel, hogy teljes körű információt szerezhessünk a cégnél folyó adminisztratív munkáról, végigkövessük a keletkező dokumentumok életútját a feldolgozásukat segítő  technológiától kezdve (szkenner, fax, nyomtató, postai út), az érkezési módon (hagyományos levél, email) és nyilvántartásba vételen át egészen a selejtezésig.

A felmérést követően kimutathatóak lesznek a következők:

• a beszerzések, szerződések, számlák jóváhagyása, véleményezésével eltöltött idő

• direkt és indirekt költségek az iratok visszakeresésével összefüggésben, az igényelt részletezettséggel
• hatékonysági és kihasználtsági mutatók

Felmérésünkkel segítünk a hatékonyabb, gyorsabb és környezetbarátabb irodai működés kialakításában. Az eredményeket közösen áttekintve megvalósítható az elvárásokhoz és a céges igényekhez teljes mértékben illeszkedő költség- és felhasználói kontroll, kidolgozható egy megvalósítási terv is arra nézve, melyik dokumentumkezelő megoldás a legmegfelelőbb cége, vállalkozása számára. Igény esetén a dokumentáció alapját képezheti egy majdani pályáztatásnak is.

3. Javaslat kidolgozása

A hatékonysági elemzés eredményeinek közös kiértékelése, a megvalósítási terv áttekintése valamint az Önök konkrét kéréseinek, elképzeléseinek megismerése után konkrét javaslatot teszünk arra nézve, hogy az általunk kínált módszertan hogyan járul hozzá cége, vállalata versenyképességének fokozásához.

Ennek eredménye:

• a megtakarítások lehető legpontosabb mértéke, amelyeket a  DMSone megoldások használata révén érhet el
• a felmért- és elemzett költségek részletes áttekintése
• az optimalizáció utáni havi /éves költségek bemutatása
• a dokumentumok és belső munkafolyamatok alapján javasolt dokumentumkezelési folyamatok, ajánlott szabályrendszer bemutatása
• javaslat cég igényeire szabott konkrét megvalósításra, a bevezetési ütemterv meghatározása

4. Javaslat bemutatása

A DMSone bemutatja Önnek az optimalizált adminisztrációs folyamatokra vonatkozó javaslatát és megvilágítja az esetleges változtatásokat a költségek és folyamatok vonatkozásában.

A koncepció dokumentációja az Ügyfél részére átadásra kerül.

5. Megvalósítás

A javaslat bemutatását és az Önök jóváhagyását követően a következő lépés a javasolt rendszer megvalósítása. A DMSone vállalja, hogy segítséget nyújt az eszközök szállításához és telepítéséhez.

Az együttműködés részét képezi az Önök által delegált munkatársak (kulcsfelhasználók) oktatása, melyet segédanyagokkal támogatunk. Az új dokumentumkezelő rendszer implementációjának minden lépése úgy kerül megszervezésre, hogy az a lehető legkevésbé hátráltassa a napi tevékenységet

Éljen a lehetőséggel és tegye hatékonyabbá vállalati működését! Kérje hatékonysági felmérésünket a fenti Audtikérés gombra kattintva, vagy bővebb információért kattintson az Információkérés ikonra!

Reméljük, hogy hasznosnak találta szolgáltatásunkat! Kérjük, ajánlja azt ismerőseinek a fenti, Oldal ajánlásra gombra kattintva. Köszönjük!