Blog

Szerződésnyilvántartó rendszer

Egy cég hatékony és sikeres működésének alapfeltétele, hogy a fontos üzleti dokumentumok, például szerződések nyilvántartása rendezett és precíz legyen. Nem megfelelő szerződés nyilvántartás akár tetemes nagyságú büntetést is vonhat maga után, ha éppen akkor nem áll rendelkezésünkre, amikor szükséges.

Gondoljunk csak bele, hogy mi történik, ha egy pályázati ellenőrzés során a támogatási összeg felhasználásáról nem tudunk – megfelelően rendszerezett szerződéstár hiányában – számot adni? Még manapság is gyakori, hogy a szerződések előkészítése, jóváhagyása cetliken, vagy e-mailen történik, így könnyedén előfordulhat, hogy végül nem a jó verzió kerül ki az ügyfélhez.

Szerződésnyilvántartó rendszer

Szerződésnyilvántartó rendszer

Ahhoz, hogy elkerüljük az akár komoly költségeket jelentő fiaskókat, elengedhetetlen, hogy a működéshez szükséges dokumentumok könnyen és gyorsan elérhetőek legyenek, valamint az egyes dokumentumok – szerződés, teljesítési igazolás, számla – közti kapcsolat átlátható legyen. Ennek első lépése, hogy áttérjünk a papír alapú dokumentumok digitalizálására.

Tudta Ön, hogy egy átlagos dolgozó az esetek 42%-ában egyszer egy héten rossz adatot használ fel a munkája során?

Szerződésnyilvántartó rendszer

Mit nyerünk egy dokumentumkezelő rendszer szerződés nyilvántartó funkciója révén?

  • 1. Azonnal elérhetőek a fontos üzleti dokumentumok (szerződések).
  • 2. Hatékonyabbá válik az irodai működés.
  • 3. Ellenőrzött szerződés sablonok használatával elkerülhető, hogy elavult verzióval dolgozzanak a kollégák.
  • 4. Megvalósul a kontrollált határidő kezelés.
  • 5. Nyomon követhetők lesznek a dokumentum verziók, illetve a jóváhagyás folyamata, ami a csoportmunkát is támogatja.
  • 6. Nincs több illetéktelen hozzáférés, a szerződéseket csak az láthatja, aki rendelkezik megfelelő jogosultságokkal.
  • 7. Évek múltán is hozzáférhetünk szerződéseinkhez, valamint a kapcsolódó megjegyzésekhez, verziókhoz.
  • 8. Az előre ütemezett figyelmeztetések révén könnyebben nyomon követhetők a határidők (pl.: garanciális idő, fizetési határidő, szerződés lejárati határidő).

Ha a szerződések nyilvántartására egy megbízható és profitábilis megoldást választunk, érdemes a komplex dokumentumkezelési folyamatokat is optimalizálni.

Ha kíváncsi arra, hogy az Ön cégében milyen hatékonyságnövekedés érhető el, vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal!