Blog

Számlaigazoltató rendszer

Az általános számlanyilvántartás és számlajóváhagyás kulcsfontosságú munkafolyamat egy cég életében, hiszen a vállalat iránti bizalom nagyban függ attól, hogy időben fizeti-e ki a partnereit, alvállalkozóit.

Számlaigazoltató rendszer

Számlaigazoltató rendszer

A számlakezelés kapcsán felmerülő problémák:

  • Nagyobb szervezeteknél elvárás lehet, hogy a bejövő számlák a beérkezésükkel egy időben bekerüljenek a pénzügyi nyilvántartásba, ugyanakkor nem lenne szerencsés, ha a nyilvántartásba került számlák automatikusan átutalhatók lennének.
  • Egy számla jóváhagyásával egyszerre több kolléga és vezető is foglalkozik, amely számtalan hibalehetőséget rejt magában.
  • A papír alapú számla könnyen elkeveredhet az osztályok között a jóváhagyási folyamat során. Ez különösen a több telephellyel rendelkező vállalatok számára okozhat gondot.
  • A kifizetés kicsúszhat a határidőből, ha a számlakezelésre vonatkozóan nincs kialakítva egy jól átgondolt, ellenőrzött folyamat. Ez a bizalom megrendülése mellett a késedelmi kamatok miatt plusz költséget is jelenthet a vállalat számára.

Többek között a fenti problémákra kínál megoldást a DMSONE számlakezelő rendszere, amely átláthatóvá teszi a számlakezelést és a számlák igazoltatásának folyamatát, emellett lecsökkenti a számlák átfutási és feldolgozási idejét.

A DMSONE számlakezelő rendszer előnyei:

  • A DMSONE számlakezelő rendszerében a számla először digitalizálásra kerül, így a számlajóváhagyási folyamatban már csak a számla digitális képe vesz részt. Ez jelentősen lerövidíti a folyamatot, emellett minimálisra csökkenti a hibalehetőségeket.
  • A szabályozás már a hiteles elektronikus másolatot is elfogadja, így nem kell évekig megőrizni a papír alapú számlát, amely megkönnyíti a jogszabályoknak való megfelelést, és költségmegtakarítást is jelent.
  • A számlakezelő rendszerben az engedélyezés munkafolyamata pontosan nyomon követhető: a DMS rendszerben rögzíthető, hogy egy adott számla esetében kik a jóváhagyók, mik a határidők, és az is látható, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a jóváhagyást.
  • A rendszerben pillanatok alatt visszakereshető a számla. További segítség, hogy a dokumentumkezelő rendszer nem csak magát a számlát mutatja meg, hanem a hozzá kapcsolódó megrendelőt, szerződést, illetve teljesítési igazolást is.
  • A papír alapú számla útjának lerövidítése a számla elvesztésének és megrongálódásának kockázatát is minimálisra csökkenti.

Szeretné átláthatóbbá és hatékonyabbá tenni cégénél a számlajóváhagyási folyamatot? Szeretné, ha többé egyetlen számla kifizetése sem csúszna ki a határidőből?

Vegye fel a kapcsolatot munkatársainkkal, akik a számlakezelési folyamat kialakításában is segíteni tudnak!

Az engedélyezés munkafolyamata pontosan nyomon követhető: a DMS rendszerben rögzíthető, hogy egy adott számla esetében kik a jóváhagyók, mik a határidők, pillanatok alatt visszakereshető a számla, és az is látható, hogy éppen kinél áll a folyamat, ez pedig jelentősen felgyorsítja és átláthatóvá teszi a jóváhagyást. További segítség, hogy a dokumentumkezelő rendszer nem csak magát a számlát mutatja meg, hanem a hozzá kapcsolódó megrendelőt, szerződést, illetve teljesítési igazolást is.