Blog

Hatékony szerződéskezelés szoftverrel

Mire jó egy szerződéskezelő rendszer?

Mire jó egy szerződéskezelő rendszer

Mire jó egy szerződéskezelő rendszer?

Az elektronikus szerződésnyilvántartó rendszerek rendet raknak és rendet tartanak a vállalati szerződések területén. Felszámolják vállalatunk talán legfontosabb dokumentumainak, a szerződések nyilvántartását övező káoszt és átlátható keretek közé szorítják azok kezelését. Amellett, hogy bevezetésükkel a szerződéskezelés rendezett lesz és a megfelelő jogosultságok birtokában kollégáink bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges szerződésekhez, a dokumentumok visszakeresésére fordított idő is a töredékére csökken.

Szerződéskezelő szoftverrel a szerződések teljes életpályája követhetővé válik, beleértve a szerződésvéleményezést, a szerződések jóváhagyását, a módosítások révén keletkező különféle szerződésverziók nyomon követését, de a szerződéssablonokat is tetszőlegesen kezelhetünk benne, valamint szabályozhatjuk, hogy mely szerződéshez mely munkavállalók kaphatnak hozzáférést. A szerződéshez szorosan kapcsolódó dokumentumokat – számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.- összekapcsolja a rendszer, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egy felületen tárolódik.

Szerződéskezelő rendszer bevezetésével nemcsak dokumentumaink rendezett nyilvántartásában gondolkodhatunk: ma már az erre specializálódott, modern iratkezelési megoldások vállalati munkafolyamatokat (workflow) is képesek kezelni, legyenek azok bármennyire is komplexek; így támogatva például egy szerződés véleményezésének, jóváhagyásának folyamatát automatizált mederbe terelni.

Milyen problémákra tehet pontot DMSONE szerződésnyilvántartó szoftver bevezetését követően?

Milyen problémákra tehet pontot DMSONE szerződésnyilvántartó szoftver bevezetését követően

A szerződések az üzleti élet talán legfontosabb dokumentumai. Szoftvereink bevezetését követően olyan pozitív változások köszönnek majd be cége szerződéskezelésében, melyet ha korábban eszközölt volna, ma már bizonyítottan 30%-kal hatékonyabban működnének vállalata adminisztrációs folyamatai.

Lássuk azt a TOP15 szerződéskezelési problémát, amelyekre biztosan megoldást nyújtunk:

  • Teljes körű szerződéskezelés: a szerződések keletkezésétől a megsemmisítésükig követjük végig a dokumentumok életútját.
  • Iktatás: minél precízebben, a szerződést jellemző legfontosabb metaadatok megadásával rögzítjük a szoftverben a dokumentumot, később annál könnyebben visszakereshetőek lesznek a munkatársak számára.
  • Verziókövetés: véleményezés esetén egy szerződést akár több munkatárs is szerkeszthet, módosíthat, kiegészíthet. A rendszer verziókövetésének köszönhetően Ön mindig a legfrissebb, minden munkatárs módosítását tartalmazó verzióval dolgozhat, emellett a korábbi szerződésverziók is rendelkezésére állnak majd.
  • Jogosultságkezelés: kollégái csak a munkájukhoz szükséges szerződésekhez férhetnek hozzá, módosíthatnak, olvashatnak iratot.
  • Visszakeresés: az iktatás során egyedi azonosítókkal, un. metaadatokkal ellátott szerződések villámgyorsan visszakereshetőek a szerződéstárból.
  • Határidő-kezelés: a szerződésekkel kapcsolatos határidőkre automatikusan figyelmeztet a rendszer, így egy szerződés lejártáról, megújításának szükségességéről vagy selejtezéséről időben értesülhet.
  • Szerződések megosztása: a kollégák a munkájukhoz éppen aktuálisan szükséges szerződésekhez a jogosultságuk függvényében azonnal hozzáférhetnek,
  • Dokumentumok összekapcsolása: az egymáshoz szorosan kapcsolódó dokumentumokat, legyen szó egy adott szerződéssel összefüggő számláról, teljesítési igazolásról, szállítólevélről, a rendszer összekapcsolja, így nem kell keresgélni az összefüggő iratokat.
  • Szerződés életciklus-követés: a szerződések teljes életpályáját (véleményezések, jóváhagyások, szerződésverziók és sablonok, jogosultságok) nyilvántarthatja és figyelemmel kísérheti a rendszerben.
  • Szerződéssablonok: bizonyára vállalata is kezel szerződéssablonokat, melyekből fontos, hogy mindig az aktuális verzió álljon kollégái rendelkezésére. A szoftverben ezeket a dokumentumsablonokat is tárolhatja.
  • Szerződéstár: nincs több elveszett, elkallódott szerződés! Szerződéseit Excel-táblák, közös meghajtók helyett ezentúl elektronikus szerződéstárban tarthatja nyilván, amely mindig gyors visszakeresést garantál.
  • Jogszabályi megfelelőség: szerződéseit a jogszabályoknak megfelelően kell megőrizni és később selejtezni. Szerződései legyenek mindig naprakészek, rendszerünkkel néhány kattintással lekérhető a selejtezhető dokumentumok listája.
  • Integráció: szigetszerű működés helyett kapcsolja össze szerződéskezelő rendszerünket a vállalatánál használt többi üzleti szoftverrel! Szerződésnyilvántartó szoftverünk rugalmasan integrálható más vállalati megoldásokkal. (ERP, CRM, HR stb.)
  • Mobil elérés: helytől függetlenül végezheti a szerződésekkel kapcsolatos feladatait, hiszen mobil elérésünk segítségével egy szerződés visszakeresése, véleményezése, jóváhagyása akár távol az irodától is megtörténhet.
  • Csoportmunka-támogatás: egy megfelelő szerződéskezelő rendszer a csoportmunkát is támogatja, így az egymástól távol, több telephelyen dolgozó munkatársak bármikor elérhetik a munkájukhoz szükséges információkat, dokumentumokat.

A kezelt problémák köre ennél természetesen sokkal tágabb, de tapasztalataink szerint a fenti dokumentumkezelés nehézségek késztetik legtöbbször szerződéskezelő szoftver bevezetésére a vállalatokat.

Vajon az Ön vállalatának szüksége van szerződéskezelő szoftverre?

Nézzük, milyen nehézségek esetén érdemes szerződésnyilvántartó rendszer bevezetését megfontolnia:

  • Ha vállalata sok szerződést kezel, melyek különböző csatornákon érkeznek be;
  • Ha előfordult már, hogy nem talált meg egy fontos szerződést akkor, amikor a legnagyobb szüksége lett volna rá munkájához;
  • Ha gyakran megesik, hogy egy szerződést többen is megtekintenek, véleményeznek, módosítanak, és már követhetetlen, hogy melyik az utolsó, minden munkatárs módosítását tartalmazó verzió;
  • Ha a szerződésvéleményezés folyamata rendszerint e-mailekben történik, ami átláthatatlanná teszi a munkatársak számára a folyamatot;
  • Ha a szerződések előkeresésére sok idő megy el;
  • Ha a bizalmas szerződések – pl. munkaszerződések- hozzáférését csak bizonyos munkatársakra korlátozná;
  • Ha komoly kihívást jelent az összetartozó dokumentumokat (ajánlat, szerződés, megrendelő, előlegszámla, végszámla, teljesítési igazolás stb.) együtt kezelni;

Milyen szerződéskezelési megoldásokkal állunk az Ön rendelkezésére?

Milyen szerződéskezelési megoldásokkal állunk az Ön rendelkezésére

Milyen szerződéskezelési megoldásokkal állunk az Ön rendelkezésére?

Annak eldöntésében, hogy vállalatának melyik dokumentumkezelési megoldásunkra van szüksége, felkészült szaktanácsadóink nyújtanak segítséget. Közel 15 év tapasztalatával a hátunk mögött már ismerjük a közigazgatási szektor, valamint az egyes iparágak kulcsproblémáit, így megeshet, hogy olyan területre is rávilágítunk, melyet Ön még nem azonosított.

A szerződések kezelése a vállalat minden részlegének munkáját érinti, kikerülhetetlen a vállalati működés szempontjából. Minden osztály kezel a saját speciális területére vonatkozó szerződéseket, ugyanakkor ma már az is jellemző, hogy egy-egy szerződés több osztály vagy szervezeti egység munkáját is érinti, a határok a feladatvégzések terén elmosódtak.

A szerződéseket nemcsak nyilván kell tartani, de a véleményezési, jóváhagyási folyamatokat is támogatni szükséges, hiszen napi munkafolyamatainkban aktív szerepet játszanak. Így gyakran nemcsak a szerződések kezelésére kell szoftveres megoldást találni, de azoknak a folyamatoknak (workflow) a támogatására is, amelyeknek szerves részét képezik szerződéseink.

Ügyfeleink között kis-, közép- és nagyvállalkozások egyaránt megtalálhatóak. A szervezeti méreteknek és az eltérő igényeknek megfelelően a dokumentumkezelést és az azokkal kapcsolatos folyamatokat menedzselni tudó rendszertől, a komplexebb, csoportmunkát, feladatokat és projektkommunikációt is hatékonyan kezelő szoftverekkel is vállalata rendelkezésére tudunk állni.

Kis-, közép- és nagyvállalatok számára ajánlott rendszereink:

Milyen konkrét szerződéskezelési problémákat oldottak meg a DMSONE szoftverei?

Gyakran tapasztaljuk ügyfeleinknél, hogy a szerződések nyilvántartása Excel-táblázatokban történik. Gyakori, hogy külön Excel-táblázatokban tartják nyilván a különböző típusú szerződéseket (ügyfél vagy szállítói szerződés, IT szerződések stb.), ráadásul ezen táblázatok fejlécei is különböznek egymástól, amelyek a későbbi visszakeresést, szűrést segítenék. Gondoljunk csak bele, ilyen nyilvántartás mellett hogyan lehet keresni a szerződések között és mennyi időt vesz igénybe, ha egy adott céghez tartozó összes szerződést szeretnénk kigyűjteni? Ezt a problémát orvosolta dokumentumkezelő rendszerünk egy kórházi ügyfelünknél, akik kifejezetten szerződéseik átlátható nyilvántartására kerestek rendszert. A korábbi gyakorlat rengeteg időt felemésztett a kollégák munkaidejéből. Ma már egységes felületen történik a szerződések nyilvántartása, a szerződésekhez rendelt egyedi metaadat azonosítók segítségével pedig néhány gombnyomással előkereshető a dokumentum, így nem okoz gondot az sem, ha egyetlen partnerhez tartozó összes aláírt szerződést szeretnénk előkeresni.

Egyik IT iparágban tevékenykedő ügyfelünk is a vállalat szerződéseinek átlátható kezelésére keresett szoftvert. A szerződéseket a belső hálózatukon, központi dokumentumtárukban tartották nyilván, amelyhez csak néhány munkatárs férhetett hozzá. Ez nehézkessé tette a szerződések megosztását: a jogosultsággal nem rendelkező kollégáknak a hozzáféréssel bíró munkatársaktól kellett elkérniük a munkájukhoz szükséges dokumentumokat, melyeket később rendszerint e-mailben vagy kinyomtatva, papír alapon kezeltek. A szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatok kontrollált kezelése is kihívás elé állította a vállalatot: a szerződésvéleményezések és szerződésverziók e-mailekben köröztek, nem volt egy olyan egységes felület, mely a munkatársak számára biztosította volna az átlátható véleményezést, valamint a folyamat végén a vezető számára a jóváhagyást.

A DMSONE dokumentumkezelő rendszerének bevezetését követően strukturált szerződéskezelés valósult meg: a szerződések között az egyedi azonosítóknak köszönhetően nagyon gyorsan lehet keresni, a dokumentumok minden kompetens munkatárs számára könnyen hozzáférhetőek, a felhasználók egyszerűen meg tudják osztani egymás között a dokumentumokat. Nem kell többé e-mailben bonyolítani a véleményezés folyamatát, hiszen a szoftveren belül minden véleményezés, jóváhagyás dokumentált formában zajlik.

Az Excel-táblázatokban történő nyilvántartás köszönt vissza egy olyan ügyfelünknél is, mely vállalatcsoport tulajdonképpen több, jogilag elkülönülő cég integrált együttműködését jelenti. Ebben az esetben nemcsak az Excel-táblázatokban történő szerződéskezelés jelentett gondot, de az is, hogy az egyes cégek eltérő gyakorlat szerint rögzítették a szerződéseket, ami ellehetetlenítette a visszakeresést. A DMSONE megoldásának bevezetésével közös nevezőre került a vállalatnál a szerződések nyilvántartása: olyan szerződéstár került kialakításra, mely mind a vállalatcsoporthoz tartozó cég „érdekeit” tükrözte, így egységesíteni lehetett a szerződések kezelését a vállalatcsoporton belül. A módosítások, változások lekövetése is megoldódott: az egyes szerződések státuszát, a bennük történt módosításokat leköveti a rendszer, a változáskövetéssel az is pontosan megmutatható, hogy egy adott szerződés mikor változott és annak mely pontja módosult.

Akik már a DMSONE dokumentumkezelő szoftvereit használják

neckermann trenkwalder pek-snack eltec austrotherm magyar_cukor

Tanácsadóink több éve dokumentumkezelésben, folyamatmenedzsment optimalizálásban dolgozó szakemberek, akik a vállalat jelenlegi folyamatait és a kialakult gyakorlatot figyelembe véve ajánlanak Önnek cégre szabott megoldást! Kérje személyes szoftverbemutatónkat és ismerje meg a dokumentumkezelésben rejlő lehetőségeket!