Blog

A vállalati dokumentumkezelés fontossága

Mire jó egy dokumentumkezelő rendszer?

Mire jó egy dokumentumkezelő rendszer?

Mire jó egy dokumentumkezelő rendszer?

A dokumentumkezelő rendszerek rendet raknak és rendet tartanak a vállalati dokumentumok területén. Felszámolják a dokumentumok nyilvántartását övező káoszt és strukturált keretek közé szorítják az iratok kezelését. Amellett, hogy bevezetésükkel iratnyilvántartásunk rendezett lesz és a megfelelő jogosultságok birtokában munkatársaink bármikor hozzáférhetnek a munkájukhoz szükséges iratokhoz, a dokumentumok visszakeresésére fordított idő is a töredékére csökken.

Elektromos dokumentumkezelő szoftverrel dokumentumaink teljes életciklusa követhetővé válik, beleértve a véleményezést, a jóváhagyást, a módosítások okán keletkező különféle dokumentumverziók nyomon követését, de dokumentumsablonokat (pl. szerződéssablon) is tetszőlegesen kezelhetünk benne.

Az összetartozó dokumentumokat – szerződés, megrendelő, számla, teljesítési igazolás, szállítólevél stb.- összekapcsolja a rendszer, így egy adott ügyhöz, folyamathoz tartozó összes fontos dokumentum egy helyen tárolódik.

Dokumentumkezelő szoftver bevezetésével nemcsak irataink rendezett nyilvántartásában gondolkodhatunk: a korszerű iratkezelési megoldások már vállalati munkafolyamatokat (workflow) is kezelnek, így segítve például egy szerződés jóváhagyásának vagy egy számla igazoltatásának folyamatát automatizált mederbe terelni.

Milyen problémákra tehet pontot DMSONE iratkezelő szoftver bevezetését követően?

Szoftvereink bevezetését követően olyan pozitív változások köszönnek majd be cége dokumentumkezelésében, melyet ha korábban eszközölt volna, ma már bizonyítottan 30%-kal hatékonyabban működnének vállalata adminisztrációs folyamatai.

Lássuk azt a TOP15 iratkezelési problémát, amelyekre biztosan megoldást nyújtunk:

  • Teljes körű dokumentumkezelés: a dokumentumok keletkezésétől a megsemmisítésükig követjük végig a dokumentumok életútját,
  • Iktatás: a vállalati dokumentumok később könnyebben visszakereshetőek, ha precízen, a visszakeresést segítő metadatokkal látjuk el őket és rögzítjük a rendszerben.
  • Verziókövetés: egy dokumentumot akár több munkatárs is szerkeszthet és véleményezhet, Ön mindig biztos lehet benne, hogy a legfrissebb verzióval dolgozik, emellett munkájához a korábbi dokumentumverziók is rendelkezésre állnak.
  • Jogosultságkezelés: kollégái csak a munkájukhoz szükséges dokumentumokhoz férhetnek hozzá, módosíthatnak, olvashatnak iratot.
  • Visszakeresés: minden dokumentumot egyedi azonosítókkal, un. metaadatokkal láthat el, mely villámgyors visszakeresést tesz lehetővé a dokumentumtárban.
  • Határidő-kezelés: a dokumentumokkal kapcsolatos határidőkre automatikusan figyelmeztet a rendszer, így egy számla lejártáról vagy egy szerződés megújításáról időben értesülhet.
  • Dokumentumok megosztása: a kollégák számára a munkájukhoz szükséges dokumentumok azonnal rendelkezésre állnak,
  • Dokumentumok összekapcsolása: az összetartozó dokumentumokat – egy adott ügyhöz tartozó szerződést, számlát, teljesítési igazolást, szállítólevelet stb. – összekapcsolja a rendszer, így nem kell keresgélni az összefüggő iratokat.
  • Dokumentum életpálya-követés: a dokumentumok teljes életútját (véleményezések, jóváhagyások, dokumentumverziók, sablonok, hozzáférések) felölelő dokumentumkezelést valósíthat meg vállalatánál.
  • Dokumentumsablonok: ha vállalata kezel szerződés-, ajánlati vagy megrendelő sablonokat, akkor ezentúl mindig a legfrissebb verziók állnak majd kollégái rendelkezésére.
  • Dokumentumtár: a vállalati dokumentumokat mappák és közös meghajtók helyett ezentúl elektronikus dokumentumtárban kezelheti, ahol formátumtól független nyilvántartás és gyors visszakeresés várja.
  • Szerződésnyilvántartás: a szerződésekhez kapcsolódó összes aktivitást – nyilvántartás, véleményezés, jóváhagyás, szerződéssablonok- egyetlen felületen menedzselheti.
  • Számlakezelés: a beérkező számlákat strukturáltan tárolhatja, a számlák jóváhagyása az automatizált munkafolyamat-támogatásnak köszönhetően nyomon követhetővé válik, valamint a hagyományos, papíralapú számlák mellett az e-számlákat is biztonságban tudhatja.
  • Integráció: a vállalatnál használt szoftverek nem kell, hogy szigetszerűen működjenek. Dokumentumkezelő rendszerünk rugalmasan integrálható más szoftverekkel (ERP, CRM, HR stb.)
  • Mobil-elérés: helytől függetlenül végezheti a dokumentumokkal kapcsolatos feladatait, hiszen mobilelérésünk segítségével a dokumentumok véleményezése, jóváhagyása akár távol az irodától is megtörténhet.

A kezelt problémák köre ennél természetesen sokkal tágabb, de tapasztalataink szerint a fenti iratkezelési nehézségek késztetik legtöbbször dokumentumkezelő szoftver bevezetésére a vállalatokat.

Vajon az Ön vállalatának szüksége van dokumentumkezelő rendszerre?

Nézzük, milyen nehézségek esetén érdemes dokumentumkezelő szoftver bevezetését megfontolnia:

  • Ha vállalata sok dokumentumot kezel, melyek különböző csatornákon és formátumban érkeznek be;
  • Ha gyakran megesik, hogy egy dokumentumot többen is szerkesztenek, véleményeznek, és emiatt átláthatatlanná válik, hogy melyik az utolsó, minden munkatárs módosítását tartalmazó verzió;
  • Ha megtörtént már, hogy nem talált meg egy fontos szerződést vagy egy elkeveredett számla miatt történt késedelmes számlakifizetés;
  • Ha a dokumentumok rendszerint e-mailekben vándorolnak, ami követhetetlenné teszi azok véleményezését;
  • Ha sok időt vesz igénybe egy-egy dokumentum előkeresése;
  • Ha a szenzitív dokumentumokhoz csak bizonyos munkatársak hozzáférését engedélyezné;
  • Ha képtelen együtt kezelni az összetartozó dokumentumokat (szerződés, megrendelő, számla, teljesítési igazolás stb.);

Milyen dokumentumkezelési megoldásokkal állunk az Ön rendelkezésére?

Milyen dokumentumkezelési megoldásokkal állunk az Ön rendelkezésére

Milyen dokumentumkezelési megoldásokkal állunk az Ön rendelkezésére?

Annak eldöntésében, hogy vállalatának melyik dokumentumkezelési megoldásunkra van szüksége, felkészült szaktanácsadóink nyújtanak segítséget. Közel 15 év tapasztalatával a hátunk mögött már ismerjük a közigazgatási szektor, valamint az egyes iparágak kulcsproblémáit, így megeshet, hogy olyan területre is rávilágítunk, melyet Ön még nem azonosított.

A dokumentumkezelés a vállalat minden részlegének munkáját érinti, kikerülhetetlen a vállalati működés szempontjából. Véleményezzük őket, jóváhagyási folyamatokban vesznek részt (pl. számla, szerződés), a kiosztott és ránk bízott feladatok fontos résztvevői, így gyakran nemcsak a vállalati dokumentumok kezelésére kell szoftveres megoldást találni, de azoknak a folyamatoknak (workflow) a támogatására is, amelyeknek szerves részét képezik a vállalati dokumentumok.

Ügyfeleink között kis-, közép- és nagyvállalkozások egyaránt megtalálhatóak. A szervezeti méreteknek és az eltérő igényeknek megfelelően az egyszerű iktató programtól, a komplexebb dokumentumkezelési és folyamatmenedzsment problémákat is hatékonyan kezelni tudó rendszerekkel is vállalata rendelkezésére tudunk állni.

Mikrovállalkozásoknak ajánlott rendszerünk:

Kis-, közép- és nagyvállalatok számára ajánlott rendszereink:

  • Bixbit: komplex dokumentumkezelő, csoportmunka- és munkafolyamat-támogató (workflow) rendszer
    Prospektus letöltése

Mit mondanak ügyfeleink munkánkról és a DMSONE iratkezelő szoftvereiről?

Mára a DMSONE referenciáinak száma meghaladja az 1500-at! Ügyfeleinkkel készített esettanulmányainkból megtudhatja, hogyan zajlik dokumentumkezelő szoftvereink bevezetése és milyen pozitív változásokat tapasztaltak az adminisztrációs tevékenységükben, amióta dokumentumkezelő rendszer segíti a vállalat mindennapi működését!

Trenkwalder Ügyfél: Trenkwalder
Iparág: HR
Megoldás: DMSONE Ultimate
ELTEC Holding Kft. Ügyfél: ELTEC Holding Kft.
Iparág: Gyártás, elektronika
Megoldás: DMSONE Ultimate

Akik már a DMSONE dokumentumkezelő rendszereit használják

neckermann trenkwalder pek-snack eltec austrotherm magyar_cukor

Tanácsadóink több éve irat- és dokumentumkezelésben dolgozó szakemberek, akik a vállalat jelenlegi dokumentumkezelési folyamatait és a kialakult gyakorlatot figyelembe véve ajánlanak Önnek cégre szabott megoldást! Kérje személyes szoftverbemutatónkat és ismerje meg a dokumentumkezelésben rejlő lehetőségeket!