Kedves Kérdező! A kérdés formailag az iktatószám felépítésére vonatkozik, valójában azonban az illető iratképző iktatási elveiről szól. Így szakmailag korrekt választ adni is csak összetettebben érdemes. A hivatkozott 41. § (6) bekezdés egy olyan rendeletmódosítás eredménye, melyet joggal nevezhetünk a 335/2005. Korm. r. egy fontos rendelkezésére vonatkozó folyamatos változtatás lezárásának. Ez a folyamat arról szólt, hogy egy olyan kivételt, mely eredetileg kizárólag a jogszolgáltatási és rendvédelmi szervezetek számára volt adott, kiterjesszenek egyre több iratkezelőre. A kivételezés oka eredetileg az volt, hogy az említet szervezeteknél alapvetően úgynevezett lajstromos iktatás volt korábban gyakorlatban, mely alapjaiban tért el a többi közfeladatot ellátó szervezet iktatási gyakorlatától és melynek gyors megváltoztatása lassította volna az ügyintézést. A lajstromos iktatásból következő „több éven át húzódó iktatás” eredetileg igen szigorú feltételekkel, a Magyar Országos Levéltárral történő előzetes egyeztetéssel volt csak megengedve – az akkori jogalkotói szándék szerint ideiglenes jelleggel. A 2010. évi rendeletmódosítás (vö. 64/2010. Korm. r.) lényegében lehetővé tette a kvázi lajstromos elvű iktatást minden olyan iratképzőnek, ami iratkezelő szoftvert használ. A lajstromos iktatás során az egyszer megnyitott lajstromszámon nyilván tartott ügyet átszerelés nélkül folyamatosan „nyitva hagyják” és csak akkor zárják le, amikor az ügy véget ért. Lefordítva ezt a főszám-alszám elvére: a megnyitott főszám „alá” mindaddig lehet alszámot rakni, amíg az ügy folyik; a nélkül, hogy az irat irattári helye (éve, ügykörszáma stb.) megváltozna. Tehát a kérdést feltevő számára a válasz egyértelműen az, hogy amennyiben ezt az iktatási módszert kívánja követni, a helyes iktatás az általa hozott példa esetén: SZ/9876-20/2010. Ez valóban nem tartalmazza az aktuális évszámot, hiszen ennél az iktatási módnál erre nincs is szükség! Mindazonáltal szakmailag erősen problémás ennek az iktatási módnak az általános alkalmazása. A lajstromos elven működő iktatás során a visszakeresés erősen „humánfüggővé” válik, annak ellenére, hogy elektronikus iktatást vezetek be. A lezárt iktató és mutatókönyvekben (illetve ezek kinyomtatott formátumában azonban nem köteles a szolgáltató olyan keresést biztosítani, mely több év iktató és /vagy mutatókönyvét tekintené át. (Arról nem is beszélve, hogy lezárni azonban köteles az iktatókönyvet a szolgáltató – ami önmagában is jogharmonizációs probléma.) Tehát egy későbbi keresés során a keresést végző kollégának minden „sejtett” évet át kell néznie ahhoz, hogy megtalálja az ügyirat helyét. Ezért szakmai szempontból azt javaslom, hogy az eddigi gyakorlatnak megfelelően az iratok szerelésével végezzék az iktatást. A lajstromos elvű iktatás első ránézésre egyszerűbb és így „vonzóbb” lehet, egy olyan szervezet számára, ahol a főszám-alszám rendszerből következően eddig ászereléssel kelett megoldani azt az iktatási ügyet is, ahol csak egy darab, az ügyet lezáró irat keletkezet a következő évben. Ugyanakkor nem hagyható figyelmen kívül, hogy az eddigi, a főszám-alszám rendszerhez igazodó szerelési gyakorlat általánosan bevált, lényegében az 1960-as évek végétől létező, a közfeladatot ellátó szervezetek döntő többségénél közel fél évszázada általánosan alkalmazott megoldás. A tanúsított iktatószoftver (a vonatkozó jogszabályi előírások alapján) is ezt a modellt követi. Az – akárcsak részleges – átállás a lajstromos rendszere, mind a program működtetése, mind a felhasználó személyek gondolkodásának megváltoztatása szempontjából nehézkes lehet. A fenti megoldás tehát 2010-től valóban választható opcióvá vált, de érdemes végiggondolni, hogy érdemes-e ezt a megoldást választani, hiszen ez a választás egyben a már működő, az áttekinthetőség és nyomon követhetőség szempontjából sokkal alaposabb főszám-alszámos rendszer részbeni megváltoztatását is jelenti a gyakorlatban.

A gyűjtőszámos iktatás során egy gyűjtőszám (iktatási sorszám) alatt, több más szervhez és /vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván. A nyilvántartás a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan történik., A gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell. A gyűjtőszámos iktatás manapság nem oly népszerű mert az elektronikus iktatórendszereknek köszönhetően már szinte nincs is szükség rájuk, hiszen egy elektronikus iktató rendszerben egy főszám alá korlátlan mennyíségű alszám kérhető, szemben a papíralapú iktatással ahol egy főszám alá csak nyolc vagy tizenkettő alszám iktatható.

• Az ügyiratdarabok nem rendelkeznek egyedi főszámmal. Pontosan attól ügyiratdarabok és nem ügyiratok, hogy nem alkotnak önálló irattári egységet, csupán az egy főszámon (ügyiratszámon) nyilvántartott iratok résziratai, ügydarabjai. Ebből következően nem határozhatóak meg „iratcsoportosító” egységként sem, hiszen nem az ügyiratdarabok „alatt” csoportosítanak ügyeket/ügyiratokat, hanem az ügyiratokon belül léteznek az ügyiratdarabok. Utóbbiak rendelkezhetnek az iktatás során használt egyedi azonosítóval (vö. alszám), illetve ezeket az azonosítókat nélkülözhetik (vö. mellékletek). • Lehetnek: - alszámra iktatott iratok , - mellékletek, - a szerelés során utólag összekapcsolt elő- és utóiratok. • Nem lehetnek: főszámra iktatott („teljes”) ügyirat irat.