Blog

Munkafolyamat-támogatás a vállalatoknál

Mire jó egy workflow szoftver?

Mire jó egy workflow szoftver

Mire jó egy workflow szoftver?

A workflow rendszerek rendet raknak és rendet tartanak a vállalati munkafolyamatok területén. Felszámolják a munkafolyamatok kezelését, nyomon követését és kontrollálását övező káoszt azzal, hogy üzleti folyamatainkat elektronikusan valósítják meg. Amellett, hogy bevezetésükkel átláthatóan szabályozhatók a különféle munkafolyamatok és ezáltal a dolgozói erőforrások optimálisabban eloszthatók, a munkatársak vállát nyomó adminisztrációs terhek is csökkenek és a feladatok is gyorsabban elvégezhetők.

Workflow rendszer alkalmazásával megtervezhetjük, automatizálhatjuk és később nyomon is követhetjük munkafolyamatainkat (pl. szerződésjóváhagyás, számlaigazoltatás, beszerzési folyamatok jóváhagyása stb.). Az automatizálás révén a rendszer mindig annak a munkatársnak továbbítja az adott információkat, adatokat, dokumentumokat, akinek azzal teendője van. Magát a feladatot nem hajtja végre, az továbbra is a kollégáink hatásköre, viszont a folyamatok logikus szervezésével átláthatóbbá és ellenőrizhetővé teszik a vállalati működést.

Munkafolyamatainkhoz gyakran dokumentumok is társulnak, legyen szó akár egy szerződésről vagy egy számla jóváhagyásáról. Dokumentum alapú munkafolyamataink nemcsak a folyamatok szabályozottságát követelik meg vállalatunktól, de a folyamatban résztvevő dokumentumok rendezett nyilvántartását is: a korszerű workflow megoldások a vállalati dokumentumok strukturált kezelésében is segítséget nyújtanak, így segítve fontos irataink elektronikus tárolását és visszakeresését

Milyen problémákra tehet pontot workflow szoftver bevezetését követően?

A hatékony vállalati működés megteremtéséhez az eredményes irodaszervezés is hozzájárul. Workflow szoftverünk bevezetését követően átlátható folyamatokkal, gyorsabb és pontosabb munkavégzéssel, valamint kevesebb adminisztrációval találkozhatnak majd kollégái, mialatt a vezetőség számára fontosnak tartott feladatkontroll és a nyomonkövethetőség is garantált lesz.

Lássuk azt a TOP12 folyamatmenedzsment problémát, amelyekre biztosan megoldást nyújtunk:

  • Automatizálás
    A vállalati munkafolyamatok a pontos definiálást követően workflow megoldás alkalmazásával automatizálhatóvá, szabályozhatóvá válnak.
  • Sablon munkafolyamatok
    Az időről időre visszatérő munkafolyamatok- legyen szó egy szerződésjóváhagyásról vagy egy számlaigazoltatásról- működését elektronikus útra tereli és automatizálja a rendszer.
  • Ad-hoc workflow
    A gyakran ismétlődő sablon munkafolyamatok mellett egyedi workflow-k is építhetők a szoftverben, mellyel nyomon követhetővé válnak még a legkomplexebb vállalati munkafolyamatok is.
  • Folyamattérkép
    Vállalati munkafolyamataink alakulását, státuszát grafikus diagramon is nyomon követhetjük működés közben, valamint a workflow indítása előtt is.
  • Folyamatleltár
    A vállalat munkafolyamatok feltérképezését követően tetszőleges számban hozhat létre elektronikus workflow-kat a rendszerben, melyek testreszabása házon belül kivitelezhető.
  • Feladatkezelés
    A munkatársak tisztában lesznek a teendőikkel, a feladatok pedig maguktól megtalálják a végrehajtójukat. A vezetőknek rálátásuk lesz a vállalati működésre, hiszen a kiosztott és elvégzett feladatokról státuszjelentés kérhető le.
  • Jogosultságkezelés
    A munkatársak jogosultságuknak megfelelően férhetnek hozzá a munkájukhoz szükséges információkhoz, dokumentumokhoz, így a vállalat szenzitív adatai mindig biztonságban lesznek.
  • Munkacsoportok
    A kollégák egy tetszőleges csoportját definiálhatjuk munkacsoportként, így később az őket érintő projekteket, teendőket egy munkacsoport alatt kezelhetjük.
  • Automatikus figyelmeztetők
    A rendszer automatikusan figyelmeztet a lejáró határidőkről, kapcsolódjon az feladathoz vagy dokumentumhoz, valamint értesít a munkavégzést érintő változásokról is.
  • Visszakeresés
    A paraméterezett és a vállalat igényeire szabott munkafolyamatok között többféle szempont – pl. workflow indítója, típusa, állapota, státusza- szerint is kereshetünk.
  • Integráció
    A vállalat által használt szoftverek nem kell, hogy szigetszerűen működjenek. Webservice felületen keresztül workflow rendszere is integrálható lesz más vállalati szoftvermegoldásokkal.
  • Felhasználó-azonosítás
    A felhasználók azonosítása a belépéskor megtörténik. Az egyszeri azonosítást követően a szoftver teljes funkcionalitása használható.

A kezelt problémák köre ennél természetesen sokkal tágabb, de tapasztalataink szerint a fenti nehézségek késztetik legtöbbször workflow szoftver bevezetésére a vállalatokat.

Vajon az Ön vállalatának szüksége van munkafolyamat-támogató rendszerre?

Nézzük, milyen nehézségek esetén érdemes workflow szoftver bevezetését megfontolnia:

  • Ha vállalata sok munkafolyamatot kezel, melyek nyomon követése kihívás elé állítja a munkatársakat és a menedzsmentet egyaránt;
  • Ha munkafolyamatai kifejezetten komplexek, vagyis számos végrehajtó, sorrendi vagy párhuzamos jóváhagyás, esetleg szigorú határidők jellemzik vállalata folyamatait, vagy például számlaigazoltatás esetén értékhatárhoz kötött engedélyezés történik.
  • Ha szerződéseinek, számláinak jóváhagyása rendszerint papíralapon vagy e-mailekben történik, ami követhetetlenné teszik a munkafolyamatok menetét, állását;
  • Ha megtörtént már, hogy a papíralapú verzió asztalról asztalra vándoroltatása miatt késedelmesen fizetett ki egy számlát;
  • Ha sok időt vesz igénybe egy-egy munkafolyamat státuszának feltérképezése és annak felderítése, hogy kinél akadt el egy fontos feladat;
  • Ha kollégái távolléte miatt (pl. szabadság, betegség) a kiosztott feladatok nem haladnak, a munkatársak helyettesítése nincs megoldva;
  • Ha vállalata több telephellyel is rendelkezik, ami megnehezíti a különféle jóváhagyások, véleményezések (számlák, szerződések, gyártási dokumentációk, technológiai egyeztetések, minőségbiztosítási dokumentumok stb.) menedzselését;
  • Ha a reklamációkezelés nem megy flottul vállalatánál: a határidők betartása és a panaszkezelés folyamata rendszeresen akadozik;
  • Ha a megtörtént már, hogy egy megrendelést késve teljesítettek;
  • Ha a beszerzési igények nyomon követése problémát okoz a munkatársaknak.

Milyen folyamatmenedzsment megoldásokkal állunk az Ön rendelkezésére?

Milyen folyamatmenedzsment megoldásokkal állunk az Ön rendelkezésére

Milyen folyamatmenedzsment megoldásokkal állunk az Ön rendelkezésére?

Munkánk során számos olyan folyamatban veszünk részt végrehajtóként (szerződésvéleményezés, számlajóváhagyás, szabadságolások engedélyezetése), melyek kikerülhetetlenek a vállalati működés szempontjából. Ha már munkánk szerves részét képezik, miért ne menedzseljük őket elektronikusan, a legkisebb hibalehetőséget is kizárva automatizáltan, a menedzsment számára pedig könnyen ellenőrizhetően? Ráadásul, míg korábban jól elhatároltak voltak a feladatok és végrehajtásuk, addig mára az osztályok és szervezeti egységek közötti határvonalak elmosódtak a feladatok végrehajtása során.

Annak eldöntésében, hogy vállalatának melyik workflow menedzsment megoldásunkra van szüksége, felkészült szaktanácsadóink nyújtanak segítséget. Közel 15 év tapasztalatával a hátunk mögött már ismerjük az egyes iparágak kulcsproblémáit, így megeshet, hogy olyan területre is rávilágítunk, melyet Ön még nem azonosított.

Ügyfeleink között kis-, közép- és nagyvállalkozások egyaránt megtalálhatóak. A szervezeti méreteknek és az eltérő igényeknek megfelelően az egyszerűbb jóváhagyási funkciókat támogató programtól, a komplexebb folyamatmenedzsment problémákat is hatékonyan kezelni tudó rendszerekkel is vállalata rendelkezésére tudunk állni.

Kis-, közép- és nagyvállalatok számára egyaránt ajánlott rendszereink:

Mit mondanak ügyfeleink munkánkról és a DMSONE workflow rendszerekről?

Mára a DMSONE referenciáinak száma meghaladja az 1500-at! Ügyfeleinkkel készített esettanulmányainkból megtudhatja, hogyan zajlanak workflow szoftvereink bevezetése és milyen pozitív változásokat tapasztaltak munkafolyamataikban, amióta workflow rendszer segíti a vállalat mindennapi működését!

Trenkwalder Ügyfél: Trenkwalder
Iparág: HR
Megoldás: DMSONE Ultimate
ELTEC Holding Kft. Ügyfél: ELTEC Holding Kft.
Iparág: Gyártás, elektronika
Megoldás: DMSONE Ultimate

Akik már a DMSONE dokumentumkezelő és munkafolyamat-támogató rendszereit használják

neckermann trenkwalder pek-snack eltec austrotherm magyar_cukor

Tanácsadóink több éve dokumentumkezelésben, üzleti folyamatok optimalizálásában dolgozó szakemberek, akik a vállalat jelenlegi munkafolyamatait és a kialakult gyakorlatot figyelembe véve ajánlanak Önnek cégre szabott megoldást! Kérje személyes szoftverbemutatónkat és ismerje meg a workflow menedzsmentben rejlő lehetőségeket!