Blog

Dokumentumkezelés

Tudta Ön, hogy

  • a menedzserek 53%-a a jelenleginél több információt igényel a munkájához? Vajon hogyan járulhat hozzá ezen szám redukálásához egy csoportmunka szoftver bevezetése?

A hatékony és szabályozott (elektronikus) dokumentumkezelés felgyorsítja a telephelyek, divíziók, munkatársak közötti információáramlást; optimalizálja az adminisztrációt, így a projektek átláthatóvá, a költségek pedig kiszámíthatóvá válnak. De miért érdemes elektronikus csoportmunka támogató megoldást választani üzleti folyamataink támogatásának érdekében?

 

A professzionális dokumentumkezelés kifejezetten a vállalat egyedi igényeire kialakított megoldást jelent, mely rugalmasan alakítható a vállalat ügyviteli és belső folyamataihoz. Ezzel együtt segíti a vezetői információk előállítását, így növeli a vállalat versenyképességét.

Dokumentumkezelés

Dokumentumkezelés

Íme néhány gondolatébresztő, amit egy kiforrott dokumentumkezelő nyújthat Önnek:

  • Testre szabható, áttekinthető felhasználói felület.
  • Többszintű jogosultságkezelés.
  • Integráció más üzleti informatikai rendszerekkel (Outlook, ERP, CMS, CRM).
  • Távoli elérés.
  • Mobilkliens hozzáférés.
  • Gyors adatbevitel.
  • Papíralapú- és elektronikus üzleti dokumentumok egységes tárolása.
  • Hatékony szerződés- és számlanyilvántartás.
  • Hatékony munkafolyamat támogatás.
  • Racionális papírfelhasználás.

 

Mégis mi különböztet meg egy csoportmunka szoftvert egy hétköznapi iktatóprogramtól? Nem csak a komplexebb dokumentummenedzsment rendszerek által megismert széleskörű funkcionalitás az irat rögzítése során, hanem a munkafolyamatok pontos és gördülékeny támogatása.

Egy DMS szoftver segítségével könnyedén nyomon követhetjük saját és munkatársaink feladatainak határidejét a cégben betöltött pozíciónknak megfelelően; így például lehetőségünk nyílik:

  • Munkafolyamat sablonok kezelésére.
  • E-mailértesítők fogadására feladatokról, határidőkről.
  • Saját, illetve irányításunk alatt álló munkatársaink feladatainak nyomon követésére (státusz, határidő, feladat elvégzésére fordított idő, feladathoz kapcsolódó dokumentumok helye, stb.)
  • Véleményezésre, jóváhagyásra, akár párhuzamosan, több munkatárs által.
  • Dokumentumok továbbítására, a szervezeti hierarchiát modellezve.
  • Dokumentumok verzióinak nyomon követésére.
  • Speciális dokumentumtípusok (pl. szerződések, számlák) kezelésére.
  • Elektronikus aláírás, számlaigazolás kezelésére.

Elkeveredett szerződések, jóváhagyatlan számlák, átláthatatlan dokumentumverziók. Legyen az Ön vállalatánál is gyors és eredményes a dokumentumkezelés! Olyan megoldást kínálunk, amely nemcsak biztonságos dokumentumnyilvántartást tesz lehetővé, hanem további segítséget nyújt olyan területeken, mint a feladatkezelés, a csoportmunka- és munkafolyamat-támogatás. Ismerkedjen meg bixbit szoftverünk legütősebb tulajdonságaival!